司务室管理制度

司务室管理制度一、总则（一）目的为加强公司司务室管理，规范司务室各项工作流程，提高服务质量和工作效率，确保司务室工作有序、高效运行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司司务室全体工作人员以及使用司务室相关服务的公司内部各部门及员工。（三）基本原则1.服务至上原则司务室工作以服务公司全体员工为宗旨，树立主动服务意识，提供优质、高效、便捷的服务。2.规范管理原则建立健全各项规章制度，明确工作流程和标准，实现司务室工作的规范化、标准化管理。3.勤俭节约原则合理使用公司资源，倡导勤俭节约，降低运营成本，提高资源利用效率。4.安全保密原则加强司务室安全管理，确保物资、设备安全，严格遵守保密规定，防止公司信息泄露。二、人员管理（一）人员配备司务室根据工作需要，合理配备工作人员，明确各岗位工作职责和人员分工。（二）岗位职责1.司务室主管全面负责司务室的日常管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。协调司务室与公司其他部门之间的工作关系，确保各项工作顺利开展。负责司务室人员的工作安排、绩效考核和培训指导。审核司务室各项费用支出，控制成本。定期向上级领导汇报司务室工作情况，及时解决工作中出现的问题。2.采购专员根据公司各部门需求，制定采购计划，确保物资供应及时、准确。负责供应商的开发、评估和管理，建立良好的合作关系。执行采购流程，进行询价、比价、议价，签订采购合同，确保采购物资的质量和价格合理。跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题，确保物资按时到货。负责采购物资的验收、入库、结算等工作，做好采购档案的整理和归档。3.仓库管理员负责仓库物资的日常管理，包括物资的出入库登记、存储保管、盘点清查等工作。严格执行物资出入库制度，确保物资收发准确无误，做好相关记录。定期对仓库物资进行盘点，做到账实相符，发现问题及时上报并处理。负责仓库的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保物资安全。合理规划仓库存储空间，提高仓库利用率。4.食堂厨师负责公司食堂的日常烹饪工作，按照营养搭配和卫生标准，为员工提供可口的饭菜。制定每周食谱，合理安排食材采购，确保饭菜质量和品种多样化。严格遵守食品卫生安全规定，做好厨房及餐具的清洁消毒工作，防止食物中毒等事故发生。负责食堂食材的验收、储存和使用管理，合理控制食材成本。定期征求员工对食堂饭菜的意见和建议，不断改进烹饪技术和服务质量。5.食堂帮厨协助厨师做好食堂的各项辅助工作，如食材准备、餐具清洗、餐厅清洁等。配合厨师完成每日饭菜的分发工作，确保就餐秩序良好。保持食堂环境整洁卫生，及时清理餐桌、地面等，为员工提供舒适的就餐环境。（三）人员培训1.司务室应定期组织工作人员参加业务培训，不断提高业务水平和服务能力。2.培训内容包括但不限于业务知识、服务技能、安全卫生知识、职业道德等。3.鼓励工作人员自主学习，参加相关专业培训和考试，取得相应资格证书，公司给予一定的支持和奖励。（四）绩效考核1.建立健全司务室人员绩效考核制度，对工作人员的工作表现、工作业绩等进行定期考核。2.考核指标包括工作任务完成情况、工作质量、工作效率、服务态度、团队协作等方面。3.绩效考核结果与员工的薪酬调整、晋升、奖励等挂钩，激励员工积极工作，提高工作绩效。三、采购管理（一）采购计划1.各部门应提前[X]个工作日向司务室提交物资需求计划，注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。2.司务室采购专员根据各部门需求计划，结合库存情况，制定月度采购计划，并报主管审核。3.采购计划应合理安排采购时间和数量，避免物资积压或缺货现象的发生。（二）供应商选择与管理1.采购专员通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。2.对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商资质、信誉、产品质量、价格、服务等方面。3.选择合格的供应商建立合作关系，签订采购合同，明确双方权利和义务。4.定期对供应商进行考核评价，对于表现不佳的供应商，及时采取警告、暂停合作、更换供应商等措施。（三）采购流程1.采购专员根据采购计划，向供应商发送询价单，获取报价。2.对供应商报价进行比较分析，选择性价比最优的供应商进行议价。3.与选定的供应商签订采购合同，明确采购物资的规格、数量、价格、交货期、付款方式等条款。4.采购专员跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量到货。5.物资到货后，采购专员通知仓库管理员进行验收。仓库管理员按照合同要求对物资的数量、质量、规格等进行验收，填写验收报告。6.验收合格的物资办理入库手续，采购专员凭验收报告和发票等资料进行结算。（四）采购成本控制1.采购专员应通过市场调研、询价、比价、议价等方式，争取最优采购价格，降低采购成本。2.在保证物资质量的前提下，合理选择采购批量和采购时间，降低采购费用。3.严格控制采购过程中的各项费用支出，如运输费、手续费等，确保采购成本在预算范围内。四、仓库管理（一）物资入库1.仓库管理员根据采购合同和验收报告，对到货物资进行验收。2.验收合格的物资，仓库管理员按照物资类别、规格、型号等进行分类存放，并建立物资台账，记录物资的入库日期、名称、规格、数量、供应商等信息。3.对于验收不合格的物资，仓库管理员应及时通知采购专员与供应商协商处理，做好记录。（二）物资存储1.仓库应保持通风、干燥、整洁，根据物资特性合理安排存储空间，确保物资安全存放。2.对易燃易爆、有毒有害等危险物资，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。3.仓库管理员应定期对物资进行检查，发现物资损坏、变质等情况及时上报并处理。（三）物资出库1.各部门因工作需要领用物资时，应填写物资领用申请表，注明物资名称、规格、数量、用途等，经部门负责人签字审批后交司务室。2.仓库管理员根据物资领用申请表，核实库存情况，办理物资出库手续。3.物资出库时，仓库管理员应按照先进先出的原则发货，并在物资台账上记录物资的出库日期、领用部门、名称、规格、数量等信息。4.对于贵重物资、限量物资等，应严格按照公司相关规定办理领用手续。（四）物资盘点1.仓库管理员应定期对仓库物资进行盘点，确保账实相符。2.盘点分为月度小盘点和年度大盘点。月度小盘点于每月末进行，年度大盘点于每年年末进行。3.盘点前，仓库管理员应做好物资整理、核对账目等准备工作。盘点过程中，应如实记录物资的实际数量、状态等情况。4.盘点结束后，仓库管理员应编制盘点报告，对盘点结果进行分析总结。如发现账实不符，应查明原因，及时调整账目，并上报主管领导。五、食堂管理（一）食堂卫生管理1.食堂工作人员应保持个人卫生，穿戴工作服、工作帽，勤洗手、勤消毒。2.食堂应保持环境整洁卫生，每天进行清扫、消毒，定期进行大扫除。3.食品加工区域应保持清洁，生熟食品分开存放、加工，防止交叉污染。4.餐具、厨具应定期清洗、消毒，确保卫生达标。5.食堂应做好防鼠、防虫、防尘等工作，防止食品受到污染。（二）食品安全管理1.食堂采购的食材应新鲜、卫生，符合国家食品安全标准。2.严格执行食品验收制度，对采购的食材进行认真检查，确保无变质、过期等情况。3.食品加工过程应严格遵守烹饪规范，确保食品熟透，防止食物中毒。4.食堂应配备必要的食品安全检测设备，定期对食品进行检测。5.如发生食品安全事故，应立即采取措施进行救治，并及时向上级领导报告。（三）食堂饭菜管理1.食堂厨师应根据员工口味和营养需求，制定每周食谱，保证饭菜品种多样化。2.合理搭配食材，确保饭菜营养均衡，满足员工身体需要。3.控制饭菜质量，保证饭菜色香味俱全，提高员工满意度。4.定期征求员工对食堂饭菜的意见和建议，根据反馈及时调整食谱和烹饪方法。（四）食堂成本管理1.食堂应加强成本控制，合理采购食材，降低食材成本。2.严格控制食材浪费现象，提高食材利用率。3.做好食堂水电、燃气等能源消耗的管理，节约能源，降低费用支出。六、安全管理（一）安全责任1.司务室主管为安全管理第一责任人，负责全面落实司务室安全管理工作。2.各岗位工作人员应严格遵守安全操作规程，履行安全职责，确保自身和他人安全。（二）安全制度1.建立健全司务室安全管理制度，包括消防安全制度、食品安全制度、物资安全管理制度等。2.明确安全工作流程和标准，加强安全培训和教育，提高工作人员安全意识和应急处理能力。（三）安全检查1.定期对司务室进行安全检查，包括消防设施检查、电器设备检查、食品卫生检查、物资存储检查等。2.对检查中发现的安全隐患，应及时记录并采取措施进行整改，确保安全。（四）应急处理1.制定司务室安全应急预案，包括火灾应急预案、食品安全事故应急预案等。2.定期组织工作人员进行应急演练，提高应急处理能力。3.发生安全事故时，应立即启动应急预案，采取有效措施进行救援和处理，并及时向上级领导报告。七、保密管理（一）保密责任1.司务室全体工作人员应严格遵守公司保密制度，履行保密义务。2.对涉及公司商业秘密、财务信息、员工信息等重要资料和信息，应妥善保管，防止泄露。（二）保密措施1.对涉及保密信息的文件、资料等，应进行分类管理，设置专门的保密存储区域。2.严格控制保密信息的访问权限，未经授权人员不得接触和使用保密信息。3.在处理保密信息时，应采取加密、销毁等措施，确保信息安全。（三）保密教育1.定期组织司务室工作人员参加保密教育，提高保密意识