公用物料管理制度

公用物料管理制度一、总则（一）目的为加强公司公用物料的管理，规范公用物料的采购、使用、保管等行为，提高公用物料的使用效率，降低公司运营成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有公用物料的管理，包括但不限于办公用品、办公设备、清洁用品、维修材料等。（三）管理原则1.统一管理原则：公用物料由公司指定部门统一采购、调配和管理。2.合理使用原则：各部门应根据工作实际需要，合理领用和使用公用物料，避免浪费。3.节约高效原则：在保证工作正常开展的前提下，尽可能降低公用物料的采购成本和使用成本，提高使用效率。4.定期盘点原则：定期对公用物料进行盘点，确保账物相符。二、职责分工（一）采购部门1.根据各部门提交的公用物料需求计划，结合库存情况，制定采购计划并组织实施采购。2.选择合格的供应商，建立供应商档案，负责与供应商进行商务谈判、签订采购合同等工作。3.负责采购订单的跟踪、催货，确保物料按时、按质、按量到货。4.负责采购发票的审核、报销等工作。（二）仓库管理部门1.负责公用物料的验收入库工作，核对物料的品种、规格、数量、质量等是否与采购合同一致，对验收合格的物料办理入库手续，并登记入账。2.负责公用物料的存储保管工作，按照物料的特性和类别进行分类存放，确保物料的安全、完好。3.负责建立公用物料库存台账，定期进行盘点，及时掌握库存动态，保证账物相符。4.根据各部门的领用申请，负责公用物料的发放工作，做好发放记录。（三）使用部门1.负责编制本部门公用物料需求计划，并提交给采购部门。2.严格按照规定的流程领用公用物料，合理使用，不得随意浪费或挪作他用。3.负责本部门公用物料的日常保管和维护，发现问题及时报告。4.配合仓库管理部门做好定期盘点工作。（四）财务部门1.负责审核公用物料采购费用的报销凭证，按照公司财务制度进行账务处理。2.定期对公用物料的成本进行核算和分析，为公司成本控制提供数据支持。（五）行政部门1.负责制定公用物料管理的相关制度和流程，并监督执行。2.对各部门公用物料的使用情况进行检查和考核，提出改进意见和建议。3.协调解决公用物料管理过程中出现的问题。三、采购管理（一）采购计划1.各部门应于每月[具体日期]前，根据本部门下月工作安排和实际需求，填写《公用物料需求计划表》，详细列出所需物料的名称、规格、型号、数量等信息，提交给采购部门。2.采购部门收到各部门的需求计划后，结合库存情况进行综合分析，制定月度采购计划。采购计划应明确采购物料的名称、规格、型号、数量、预计采购时间等内容。3.对于紧急需求的公用物料，使用部门应填写《紧急公用物料采购申请表》，说明需求原因、物料名称、规格、型号、数量等信息，经部门负责人签字后，报行政部门审核，行政部门审核通过后交采购部门及时采购。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立供应商评估和选择机制，对潜在供应商进行调查和评估，选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理、交货及时的供应商作为合作伙伴。2.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物料的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等内容。3.采购部门应定期对供应商进行评估和考核，评估内容包括产品质量、交货期、售后服务等方面。对于表现不佳的供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，应考虑更换供应商。（三）采购执行1.采购部门根据采购计划和合同要求，向供应商下达采购订单。采购订单应明确物料的名称、规格、型号、数量、交货时间、交货地点等信息。2.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解物料的生产进度、运输情况等。如发现问题，应及时协调解决，确保物料按时、按质、按量到货。3.物料到货前，采购部门应通知仓库管理部门做好验收准备工作。仓库管理部门应安排专人负责验收，按照采购合同和相关标准对物料的品种、规格、型号、数量、质量等进行检验。（四）采购验收1.验收人员应认真核对物料的到货清单与采购订单是否一致，检查物料的外观、包装是否完好，标识是否清晰。2.对需要进行质量检验的物料，验收人员应按照相关标准和检验方法进行检验，确保物料质量符合要求。3.如发现物料存在质量问题或数量短缺等情况，验收人员应及时与供应商联系，要求其更换或补足物料，并做好记录。4.验收合格的物料，验收人员应在到货清单上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物料，应及时通知采购部门与供应商协商处理。（五）采购付款1.采购部门应在收到供应商提供的发票后，及时进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、准确性等。2.审核无误的发票，采购部门应填写《公用物料采购付款申请表》，附上采购合同、到货清单、验收报告等相关资料，按照公司财务审批流程进行审批。3.财务部门根据审批通过的付款申请，按照公司财务制度及时安排付款。四、库存管理（一）入库管理1.仓库管理部门在收到采购部门通知的到货信息后，应安排专人负责验收。验收人员应按照采购合同和相关标准对物料进行验收，确保物料的品种、规格、型号、数量、质量等符合要求。2.验收合格的物料，验收人员应在到货清单上签字确认，并办理入库手续。入库时，仓库管理人员应按照物料的类别和存放要求，将物料分类存放在指定的仓库区域，并做好标识。3.仓库管理部门应建立公用物料入库台账，详细记录物料的入库日期、名称、规格、型号、数量、供应商等信息。入库台账应及时更新，确保账物相符。（二）存储保管1.仓库管理人员应根据物料的特性和类别，对公用物料进行分类存放，确保物料的安全、完好。对于易燃易爆、有毒有害等危险物料，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。2.仓库应保持通风良好、干燥整洁，温度、湿度应符合物料存储要求。定期对仓库进行检查和清理，防止物料受潮、变质、损坏等情况发生。3.仓库管理部门应建立物料盘点制度，定期对公用物料进行盘点。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点。盘点时，应做到账物相符，如发现账物不符，应及时查明原因，并进行调整。（三）出库管理1.各部门因工作需要领用公用物料时，应填写《公用物料领用申请表》，注明物料名称、规格、型号、数量、用途等信息，经部门负责人签字后，提交给仓库管理部门。2.仓库管理部门收到领用申请后，应根据库存情况进行审核。如库存充足，应及时办理出库手续，并按照规定的发放方式将物料发放给领用部门；如库存不足，应及时通知采购部门进行采购。3.仓库管理人员应在物料出库时，做好发放记录，详细记录物料的出库日期、名称、规格、型号、数量、领用部门等信息。发放记录应及时更新，确保账物相符。（四）库存盘点1.仓库管理部门应定期组织公用物料的盘点工作，盘点人员应认真核对物料的实际数量与库存台账记录是否一致。2.盘点结束后，盘点人员应填写《公用物料盘点表》，详细记录盘点结果。如发现账物不符，应查明原因，属于正常损耗的，应按照规定进行核销；属于人为原因造成的损失，应追究相关人员的责任。3.仓库管理部门应根据盘点结果编制盘点报告，报送行政部门和财务部门。行政部门应根据盘点报告对库存管理情况进行分析和总结，提出改进措施；财务部门应根据盘点结果进行账务调整。五、使用管理（一）领用规定1.各部门应严格按照规定的流程领用公用物料，不得擅自超领或多领。2.对于贵重或限量使用的公用物料，领用部门应填写详细的使用计划，并经部门负责人和相关领导审批后，方可领用。3.领用的公用物料应妥善保管，不得随意丢弃、损坏或挪作他用。如因工作需要变更用途或转借他人，应提前办理相关手续。（二）使用监督1.行政部门应定期对各部门公用物料的使用情况进行检查和监督，发现问题及时提出整改意见。2.各部门负责人应加强对本部门公用物料使用情况的管理，教育员工节约使用公用物料，杜绝浪费现象。3.员工在使用公用物料过程中，如发现物料存在质量问题或其他异常情况，应及时报告部门负责人或仓库管理部门。（三）报废与回收1.对于已损坏、无法使用或已过使用期限的公用物料，使用部门应填写《公用物料报废申请表》，注明物料名称、规格、型号、数量、报废原因等信息，经部门负责人签字后，提交给仓库管理部门。2.仓库管理部门收到报废申请后，应组织相关人员进行鉴定，确认是否符合报废条件。如符合报废条件，应按照公司规定的报废流程进行处理，并做好记录。3.对于可回收利用的公用物料，仓库管理部门应进行回收，并妥善保管，以便再次利用。六、核算与分析（一）成本核算1.财务部门应定期对公用物料的采购成本、使用成本等进行核算，为公司成本控制提供数据支持。2.公用物料的采购成本包括采购价格、运输费用、装卸费用、保险费用等；使用成本包括物料消耗、维修费用、折旧费用等。3.财务部门应根据核算结果，编制公用物料成本报表，分析成本构成和变动情况，提出降低成本的建议和措施。（二）数据分析1.行政部门应定期对公用物料的采购、使用、库存等数据进行分析，了解公用物料的使用情况和需求趋势，为采购计划的制定和库存管理提供参考依据。2.通过数据分析，可发现公用物料管理过程中存在的问题，如采购成本过高、库存积压、浪费现象严重等，并及时采取相应的措施进行改进。3.行政部门应建立公用物料管理数据分析档案，将分析结果和改进措施进行记录和存档，以便日后查阅和参考。七、考核与奖惩（一）考核内容1.采购部门的考核内容包括采购计划的准确性、采购成本的控制、供应商的管理、采购订单的执行情况等。2.仓库管理部门的考核内容包括物料的验收入库、存储保管、出库发放、库存盘点等工作的准确性和及时性。3.使用部门的考核内容包括公用物料需求计划的编制、领用的合理性、使用的节约性、物料的保管和维护等情况。（二）考核方式1.行政部门应定期对各部门公用物料管理工作进行考核，考核方式可采用日常检查、定期评估、数据分析等相结合的方式。2.日常检查主要检查各部门公用物料管理工作的执行情况，发现问题及时记录和反馈；定期评估根据设定的考核指标，对各部门公用物料管理工作进行全面评估；数据分析主要通过对公用物料采购、使用、库存等数据的分析，评估各部门公用物料管理工作的成效。（三）奖惩措施1.对于在公用