封存样管理制度

封存样管理制度一、总则（一）目的为加强公司封存样的管理，确保封存样的真实性、完整性和可追溯性，保障产品质量和相关工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及产品研发、生产、销售、售后服务等环节中与产品质量相关的封存样管理。（三）定义1.封存样：指为保证产品质量，在产品生产、检验、交付等过程中选取的具有代表性的样品，并进行妥善封存，以备后续查询、比对、检验等用途的样本。2.相关部门：包括研发部门、生产部门、质量控制部门、销售部门、售后服务部门等。二、职责分工（一）研发部门1.在新产品研发过程中，负责确定需要封存样的产品特性和参数。2.指导和协助相关人员正确采集、标识和封存样品。3.负责将封存样相关信息录入产品研发档案。（二）生产部门1.根据研发部门要求，在产品生产过程中按规定选取封存样。2.负责封存样的实物封存和保管，并确保封存环境适宜。3.配合其他部门对封存样的调用需求。（三）质量控制部门1.对封存样的采集、封存过程进行监督和指导。2.定期对封存样进行质量检验和评估，确保其质量稳定性。3.审核和管理封存样相关的质量数据和报告。（四）销售部门1.在产品销售过程中，如有客户对产品质量提出疑问或需要追溯时，及时协调相关部门提供封存样进行比对或检验。2.收集客户反馈中与产品质量相关的信息，并反馈给相关部门，作为封存样管理的参考。（五）售后服务部门1.在处理客户产品质量投诉时，根据需要申请调用封存样进行分析和判断。2.将客户反馈的产品质量问题及处理结果及时反馈给相关部门，以便对封存样管理进行优化。三、封存样的采集（一）采集时机1.新产品研发完成后，在首批产品生产前，应采集封存样。2.产品生产工艺、原材料等发生重大变更时，需重新采集封存样。3.定期（如每年）对产品进行质量回顾时，可根据需要采集封存样。4.在产品质量不稳定或出现质量问题时，应及时采集封存样进行分析。（二）采集数量根据产品特性、批量大小等因素确定封存样的采集数量，一般应保证有足够的样本用于后续的各项检验和比对，通常每种产品至少采集[X]份封存样。（三）采集方法1.应从正常生产线上随机抽取样品，确保样品具有代表性。2.对于不同规格、型号的产品，应分别采集封存样。3.采集的样品应保持原始状态，不得进行任何加工或处理（特殊情况除外）。（四）标识1.对采集的封存样应进行唯一性标识，标识内容应包括产品名称、型号、规格、批次、生产日期、采集时间、采集人等信息。2.标识应采用耐久性好的方式进行标注，如粘贴标签、刻印等，确保标识清晰、不易磨损。四、封存样的封存（一）封存容器1.根据产品特性选择合适的封存容器，如密封袋、密封瓶、包装盒等，确保封存容器能有效保护样品不受外界因素影响。2.封存容器应具备良好的密封性和稳定性，防止样品泄漏、变质或损坏。（二）封存环境1.封存样应存放在适宜的环境中，温度、湿度等条件应符合产品保存要求。2.对于有特殊保存要求的产品，如需要低温保存、避光保存等，应按照规定提供相应的保存环境。（三）封存方式1.将采集好的样品放入封存容器中，确保样品放置整齐、有序。2.采用密封措施，如使用密封胶、密封盖等，确保封存容器密封良好。3.在封存容器上加盖封存标识，注明封存日期、封存人等信息。五、封存样的保管（一）保管地点1.设立专门的封存样保管仓库或区域，确保保管环境安全、整洁、干燥。2.保管仓库或区域应具备必要的防护设施，如防火、防盗、防虫、防潮等。（二）保管要求1.建立封存样保管台账，详细记录封存样的名称、型号、规格、批次、数量、封存日期、保管位置等信息。2.定期对封存样进行检查，查看封存容器是否完好、标识是否清晰、样品是否有变质等情况，如发现问题应及时处理。3.按照产品特性和保存要求，对不同的封存样采取相应的保管措施，如定期盘点、轮换等。（三）出入库管理1.封存样的出入库应严格履行审批手续，填写出入库申请表，注明出入库日期、样品名称、型号、规格、批次、数量、用途等信息。2.经相关部门负责人批准后，方可办理出入库手续。3.出入库时应认真核对样品的标识、数量等信息，确保准确无误，并做好记录。六、封存样的调用（一）调用申请1.各部门因工作需要调用封存样时，应填写调用申请表，详细说明调用原因、样品名称、型号、规格、批次、数量、预计归还时间等信息。2.调用申请表应经本部门负责人审核后，提交给质量控制部门审批。（二）审批流程1.质量控制部门收到调用申请表后，应根据调用目的和样品情况进行审核。2.对于一般性的调用需求，质量控制部门负责人审批即可；对于涉及重要产品质量追溯、重大质量问题调查等情况的调用，需经公司主管领导审批。（三）样品发放1.审批通过后，质量控制部门通知保管部门发放封存样。2.保管部门按照审批后的调用申请表，核对样品信息，发放封存样，并做好发放记录，包括发放日期、领取人、样品名称、型号、规格、批次、数量等。（四）样品归还1.调用部门使用完封存样后，应及时将样品归还保管部门。2.保管部门在收到归还的样品时，应认真核对样品的标识、数量、完整性等信息，确保与发放时一致。3.如发现样品有损坏、丢失等情况，调用部门应及时说明原因，并按照规定进行处理。七、封存样的检验与评估（一）定期检验1.质量控制部门应定期（如每季度或半年）对封存样进行质量检验，检验项目和标准应与产品质量标准一致。2.检验结果应记录在案，如发现封存样质量不符合要求，应及时分析原因，并采取相应措施。（二）特殊情况检验1.在产品质量出现波动、客户投诉等特殊情况下，应及时对封存样进行检验，以便追溯和分析质量问题。2.根据检验结果，对产品生产过程、原材料等进行调查和评估，提出改进措施和建议。（三）评估与分析1.定期对封存样的检验数据和相关信息进行评估和分析，总结产品质量变化趋势。2.如发现产品质量存在潜在风险或问题，应及时通知相关部门采取预防措施，避免质量事故的发生。八、封存样的销毁（一）销毁条件1.封存样超过规定的保存期限，且已无保留价值。2.因产品停产、淘汰等原因，封存样不再具有使用意义。3.封存样在保管过程中出现损坏、变质等情况，无法正常使用且无法修复。（二）销毁申请1.由保管部门填写封存样销毁申请表，注明销毁原因、样品名称、型号、规格、批次、数量等信息。2.销毁申请表经质量控制部门审核后，提交给公司主管领导审批。（三）销毁方式1.根据封存样的性质和特点，选择合适的销毁方式，如粉碎、焚烧、溶解等，确保销毁彻底，防止样品信息泄露。2.在销毁过程中，应安排专人进行监督，确保销毁过程符合规定要求。（四）销毁记录1.对封存样的销毁过程进行详细记录，包括销毁日期、销毁方式、销毁执行人、监督人等信息。2.销毁记录应妥善保存，以备查阅。九、监督与考核（一）监督检查1.公司质量控制部门定期对封存样管理工作进行监督检查，检查内容包括封存样的采集、封存、保管、调用、检验、销毁等环节。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改