20251月托班合同终止后学员档案移交流程说明

二零二五托班合同终止后学员档案移交流程说明本合同共二部分组成，仅供学习使用，第一部分如下：鉴于甲方（托班服务机构）与乙方（学员监护人）于________年____月____日签订的《托班服务协议》（合同编号：_____________）已因_____________（终止原因）于________年____月____日终止，为明确学员档案移交的具体流程及相关责任，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国个人信息保护法》等相关法律法规，双方经协商一致，达成如下条款：第一条定义与解释1.1“学员档案”指甲方在履行托班服务协议过程中收集、制作、保存的与学员相关的所有书面及电子资料，包括但不限于学员基本信息表、健康记录、学习评估报告、活动照片、紧急联系人信息、监护人授权文件及其他与托班服务相关的材料。1.2“移交完成日”指甲方将学员档案完整交付乙方或乙方指定接收方，并经双方书面确认的日期。1.3“个人信息”指以电子或其他方式记录的与学员相关的各种信息，能够单独或与其他信息结合识别学员身份。第二条档案移交义务2.1甲方应自本合同终止之日起____个工作日内，完成学员档案的整理、密封及移交准备工作，并向乙方发出书面移交通知。2.2乙方应自收到移交通知之日起____个工作日内，以书面形式确认接收方式（自提或邮寄）及接收地址（具体至_____________）。第三条档案内容清单3.1甲方应制作《学员档案移交清单》（附件一），详细列明档案的类别、数量、载体形式（纸质/电子）及主要内容摘要，并由甲方授权代表签字并加盖公章。3.2乙方有权在接收档案时对清单内容进行核对，若发现缺失或损毁，应在____个工作日内书面提出异议。第四条档案移交方式4.1自提：乙方应指派_____________（姓名及身份证号码）持有效授权委托书至甲方指定地点（_____________）办理移交手续，双方现场签署《档案交接确认书》（附件二）。4.2邮寄：甲方应通过_____________（快递公司名称）将档案寄送至乙方指定地址，邮寄单号须于发货后____小时内书面告知乙方，快递费用由_____________方承担。第五条电子档案处理5.1甲方存储于本地服务器的电子档案，应以_____________（文件格式）刻录至不可擦写光盘，并附数据校验码。5.2甲方使用第三方云存储服务的，应于移交完成日前将存储权限转移至乙方指定邮箱（_____________），并删除甲方账户内所有副本。第六条个人信息保护6.1甲方承诺移交完成后____个工作日内，永久删除其控制范围内所有学员个人信息的电子备份（法律法规要求保留的除外）。6.2甲方因内部审计、合规审查等需暂时保留部分信息的，应书面告知乙方保留范围及期限（最长不超过____个月），并采取加密等安全措施。第七条档案保管与使用限制7.1乙方接收档案后，仅可将档案用于_____________（具体用途），未经甲方书面同意不得向任何第三方披露档案中涉及的甲方商业秘密或教学方法。7.2乙方应妥善保管档案原件，因保管不善导致信息泄露的，应承担全部法律责任。第八条紧急情况处理8.1若学员档案在移交前因火灾、水灾等不可抗力毁损，甲方应立即通知乙方，并在____个工作日内提供毁损部分的可替代资料（如扫描件、复印件）。8.2因甲方过错导致档案无法恢复的，乙方有权要求甲方支付违约金人民币_____________元。第九条争议解决9.1因本协议产生的争议，双方应协商解决；协商不成的，任何一方可向_____________（具体仲裁委员会名称）申请仲裁。第十条法律适用10.1本协议的订立、效力、履行及解释均适用中华人民共和国法律。第十一条通知与送达甲方地址：_____________乙方地址：_____________第十二条完整性12.1本协议构成双方就档案移交事宜的完整合意，取代此前所有口头或书面约定。第十三条可分割性13.1本协议任何条款被认定为无效的，不影响其他条款的效力。第十四条转让限制14.1未经另一方书面同意，任何一方不得将本协议项下权利义务转让给第三方。第十五条修订方式15.1本协议的修改须经双方签署书面补充协议方为有效。第十六条语言16.1本协议以中文订立，共签署____份原件，双方各执____份。第十七条生效条件17.1本协议自双方签字或盖章之日起生效。第十八条特别条款18.1若学员转入其他托班机构（机构名称：_____________），乙方可授权甲方直接将档案移交至该机构，但需提供该机构的书面接收函。第十九条附件效力19.1附件一《学员档案移交清单》、附件二《档案交接确认书》为本协议不可分割的组成部分，与本协议具有同等法律效力。第二十条期限延长20.1因政府行为、公共卫生事件等导致移交延误的，受影响方可书面通知另一方顺延期限，顺延时间与事件持续时间相等。第二部分：第三方介入后的修正第二十一条第三方定义与分类21.1“第三方”指因档案移交、存储、验证或其他履行本协议目的而介入的独立主体，包括但不限于：（1）乙方指定的档案接收机构（如新托班服务机构、教育主管部门）；（2）甲方委托的档案整理、运输服务提供方；（3）独立技术机构（如数据安全认证机构）；（4）法律法规规定的监管机构。（1）授权型第三方：经甲乙双方共同书面授权介入的主体；（2）法定型第三方：基于法律规定有权要求档案移交的主体；（3）指定型第三方：乙方单方指定且经甲方审核同意的接收方。第二十二条第三方介入的程序要求22.1甲方或乙方需引入第三方时，应提前____个工作日向另一方提交书面申请，列明第三方名称、介入事由、责任范围及合作期限，并附第三方资质证明文件。22.2未获另一方书面同意的第三方不得参与档案移交核心环节（如档案开封、数据解密）。第二十三条第三方责任划分23.1授权型第三方：（1）档案运输方：须对档案的物理安全负责，运输过程中发生丢失、损毁的，按市场价赔偿；（2）数据服务机构：须确保电子档案传输的完整性及加密合规性，因技术故障导致数据泄露的，承担修复费用及法定赔偿。23.2法定型第三方：（1）监管机构调取档案时，甲方应在____小时内提供，但需同步书面告知乙方；（2）监管机构要求封存档案的，封存期间视为移交中止，封存解除后移交期限顺延。23.3指定型第三方：（1）乙方指定的新托班机构接收档案后，视为乙方已履行接收义务；（2）该第三方需签署《保密承诺书》（附件三），承诺不得将档案用于约定外用途。第二十四条甲乙方对第三方的义务24.1甲方义务：（1）对委托的第三方进行尽职调查，确保其具备相应资质及安全保障能力；（2）与第三方签订书面协议，约定保密义务及违约责任，协议副本应于签署后____日内提交乙方备案。24.2乙方义务：（1）指定第三方时应提供其完整身份证明及接收授权书；（2）因第三方过错导致档案移交延误的，乙方不得据此向甲方主张违约责任。第二十五条第三方权利限制（1）对档案内容进行复制、摘录或分析；（2）将档案转交第四方；（3）超出授权范围使用档案中的学员信息。25.2第三方因履职需要接触敏感信息的，应提前购买不低于人民币_____________元的数据安全责任保险。第二十六条第三方介入后的移交流程变更26.1采用第三方运输的，移交确认书须增加第三方代表签字栏，且甲方应留存运输全程的监控录像（保存期不少于____个月）。26.2电子档案通过第三方平台移交的，甲方需向乙方提供平台的数据安全认证报告及权限移交操作记录。第二十七条第三方费用承担27.1下列费用由甲方承担：（1）甲方主动委托的第三方服务费用；（2）法定型第三方介入产生的行政手续费。27.2下列费用由乙方承担：（1）乙方指定第三方产生的服务费；（2）因乙方要求加急处理导致的第三方附加成本。第二十八条第三方违约处理28.1第三方发生下列情形视为严重违约：（1）擅自留存档案副本超过____个工作日；（3）未按约定方式销毁临时存储数据。28.2第三方违约的，甲乙双方均有权直接向其追责，且甲/乙方先行赔付的，有权向第三方全额追偿。第二十九条争议解决扩展条款（1）甲乙双方与第三方协商解决；（2）协商不成的，由本协议约定的仲裁机构管辖，第三方应配合提供相关证据；（3）仲裁结果可同时约束三方权利义务。第三十条第三方介入的终止条款（1）第三方丧失相关业务资质；（2）第三方主要负责人被追究刑事责任；（3）第三方连续____次未按约定标准履行义务。第三十一条通知机制的扩展31.1任何涉及第三方的通知，除送达协议地址外，应同步抄送第三方登记地址（_____________）。31.2第三方地址变更的，应于变更后____日内书面通知甲乙双方，否则原地址仍视为有效送达地址。第三十二条附件的补充32.1新增下列附件作为本协议组成部分：附件三《第三方保密承诺书》附件四《第三方服务确认单》附件五《数据安全保险单》甲方（盖章）：__________________________法定代表人/授权代表：___________________签署日期：________年____月____日地址：__________________________________乙方（签字）：__________________________身份证号码：____________________________签署日期：________年____月____日