工程信息与合同管理

工程信息与合同管理一、工程文件管理工作规定（一）、总则1、本细则适用于水库除险加固工程建设监理的所有项目文件的管理体工作。2、工程文件按其编制和发出的单位可分为设计文件，施工文件，监理文件，业主文件四类。3、设计文件是指由业主单位委托监理单位向承包方提供的施工图纸、设计说明书、技术要求、技术标准及其相应的变更通知，或按合同规定可由监理工程师签署的修改通知等文件。4、监理单位收到业主提供的设主文件后应迅速进行审核，并签发给施工承包单位执行。对于设计文件中的问题或需修改的部位，提出意见和建议，通过业主转回设计单位，或按事先协商规定，直接与设计单位联系研究处理。5、凡用于监理工程项目施工的设计文件必须是经监理单位审核确认并签发的文件，未经监理单位审核签发的设计文件，而实施的工程项目，监理单位可拒绝支付签证。6、施工期间，监理工程师签署的设计修改通知是工程承包合同的补充，施工承包单位不得拒绝，也不得以此为理由解除或改变其合同责任与义务。7、施工过程中，若施工或自然条件发生与设计文件不符，施工承包单位应及时书面通知监理工程师，并提出处理或变更建议报监理工程师审定。8、通过业主提供的设计文件，其中8份由监理工程审核后加盖监理单位印章转发施工承包单位执行。2份监理单位留存备查和使用，其余返回给业主。9、施工承包单位可根据施工需要自行复制设计文件，也可通过监理单位向业主单位增购设计图纸。10、由监理单位签发的设计文件，未经监理单位许可，施工承包单位不得用于合同项目范围以外或转给第三方。11、施工文件是指施工单位根据工程承包合同规定或根据监理文件规定所必须报送的施工组织设计、施工技术措施、施工计划、材料供应计划、工程项目开工（开仓）申请、工程检测试验报告、工程支付申请报表、各种工程问题请示以及与工程实施、竣工、维护等有关各种图纸、文件、报告、图片和原始记录、报表、材料和资料。12、施工承包单位应按工程承包合同的规定和监理工程师的要求，报送或递交工程活动全过程的施工文件。文件的内容、格式和其它细节应符合业主单位和监理单位的要求。13、对于已报批的施工文件，若因自然条件或施工条件发生重大变化，而必须对施工文件作实质性变更时，施工承包单位仍应及时重新提出书面文件报请监理单位审批。14、业主单位或合同文件规定由施工承包单位负责设计的工程项目（主要指施工所需的临时设施及模板，支撑等辅助工程），须经监理单位审核的必须于开工前14天一式四份报监理单位审核。15、监理单位只负责所监理项目的施工承包单位的文件处理。施工承包单位下属单位或分包、合作单位的施工文件应报请项目施工总承包单位审查处理，必要时再转报监理单位。16、监理文件是指监理单位在业主授权和工程承包合同范围内开展监理工作所编制发送的文件，以及有关工程建设活动的报告、批复、简报、通知、规定、签证等各种文件。17、监理单位审核涉及到设计变更、造价等施工文件时，应与有关单位协商并取得统一意见后再批复。18、监理单位指定一人负责工程文件的管理。19、业主文件是指经业主单位签发、递送、批转的与工程建设活动有关的纪要、简报、通报、通知、规定、批复、批转以及与此有关的各种文件、函件等。20、一切工程信息均以书面为准。（二）、工程文件的审核和处理1、凡签收的工程文件必须按统一编号进行登记，并填写文件登记表连同文件交总（或副总）监理工程师阅批。收文登记表应包括：原文日期、原文编号、文件名称、文件份数、发文单位、收文日期、文件处理等栏目。2、凡签收的工程文件由总（或副总）监理工程师或其批示的各专业监理工程师办理，并按合同规定或总（或副总）监理工程师限定的日期内办理完毕。3、凡以监理单位名义发出的监理文件必须经总（或副总）监理工程师批准签发。监理文件发出前必须编号登记、复制和将原文及复制件1份存档。发出的文件必须有收文人签字。4、监理单位对施工承包单位报送的要求审批的文件必须在合同或其他规定的时间内及时办理。超过上述时间施工承包单位可以认为该报审文件已通过监理单位审查批准。5、监理单位审核的文件，批复的意见文字要明确，有同意、不同意和需修改等三种情况。同意的文件包括“照此执行”、“按修改的意见执行”、“同意呈报”；不同意的文件包括“不能执行”、“不能呈报”；需要修改的文件包括“修改后重新报审”、“整理后再报”，该类文件按有关规定及时返回给施工单位，修改后重新报送。（三）、工程文件的传递1、工程文件的传递：按“工程文件传递流程图”进行：设计单位业主单位设计单位业主单位设计文件业主文件设计文件业主文件监理单位有关施工中设计监理单位监理文件监理文件信息反馈施工承包单位施工承包单位施工文件施工文件工程文件传递流程图2、工程文件传递双方，工程文件传递必须经由各方指定负有其职能的下属部门进行，并应指定专门的收发人员。3、收文单位必须在发文簿上签字或加盖单位收文公章。施工承包单位要求按合同规定期限答复的工程文件，必须在发文时间的当天送达，超过这个时间，须修改发文时间。4、对于非常情况下的特殊紧急事项可以通过电话或双方口头传送文件内容要点，但必须在事后4小时内补送书面正式文件。5、除非合同文件另有规定，否则涉及工程施工的所有文件，都必须通过监理单位签发或转送。6、不按规定传递的工程文件，可能被视为非正式文件或无效文件，而不具有合同所赋予的效力。7、施工承包单位对监理文件有异议，应先向监理单位申明理由，要求复议。如果双方各处坚持原议，施工承包单位也可以在收到该监理文件10日内向业主单位申请复议，但要承担由此而产生的一切费用和损失。8、除非业主单位确认监理文件有误并指示对监理文件做出否认、变更或修改，否则在复议期间原已送达的监理文件继续有效。（四）、工程文件的归档保存1、凡已办理完毕的来文及已发送的文件，应由工程文件管理部门及时回收、分类、编号、归档。2、工程文件资料的调阅、借用必须履行借阅手续，并在规定期限内退还。其原件一律不借出，必要时经批准可复制。3、凡有保密要求的工程文件必须按“保密法”规定归档保存。4、次年初对上年归档工程文件进行正式立卷、建档、归档。5、监理工程项目竣工移交后应按监理委托合同规定，将经整理的工程文件交业主单位。二、施工承包合同管理规定（一）、总则1、为加强工程的合同管理，提高合同意识，依据施工承包合同，经济合同法的有关规定，现行法令中的要求，特制定本规定。2、本规定适用于监理范围内的所有监理工程项目。3、监理单位通过对所有施工承包合同的有效管理，使建设工程项目在质量、进度和造价三方面按施工承包合同规定的总目标顺利实施。（二）、施工承包合同实施管理1、监理单位受业主单位委托和授权，以工程施工承包合同为依据，对工程建设实施阶段进行全过程、全方位监督和管理。2、监理合同作为施工承包合同的第三方，应根据合同赋予的权力，作好施工承包合同管理，认真阅读和分析招标文件、投标文件、理解合同条款，了解现行法令、法规和各种技术标准等，出现合同纠纷时负责解释合同条款，对合同中可能发生的风险或索赔提前进行预测并与业主单位协商采取必要的措施以避免风险或索赔事件发生，或将风险降到最小程度。3、监理单位本着公正、公平的原则，督促业主单位和施工单位履行合同义务和职责，并协助双方获得相应的利益。4、监理单位应对监理工程项目的质量、进度和造价进行全面控制，实现施工承包合同总目标，并作好监理范围内施工组织协调工作，同时还应协助业主单位为施工单位创造良好的外部施工环境。5、工程质量控制⑴工程项目的质量是工程建设的核心，是监理工作的重点，监理单位应本着“百年大计、质量第一”的方针对工程质量进行控制管理，全面实现工程质量的质量目标。⑵各工程项目质量控制的目标是，通过有效的措施和手段使工程的质量达到国家颁布的有关规定规范、技术标准的规定和要求。⑶监理工作中的质量控制，重点是施工阶段的质量控制。施工准备工作，使用原材料的质检，影响施工质量的所有因素（施工人员、材料、设备、施工方案、施工环境）进行控制。⑷对施工承包单位未能达到合同规定质量要求的应查找原因分别，属于高质量要求的，监理单位可建议业主适当降低标准以利工程顺利进行；属承包单位责任且又是关键部位的质量问题应坚决返工，业主保留由此造成损人的索赔权利；属非关键部位的质量问题只要不影响工程的正常运行，监理单位可建议业主予以验收，以有利于加快工程施工，但应扣除一定的金额。上面的批准或验收不影响施工承包单位根据合同应承担的全部责任和义务。6、工程进度控制⑴监理工程项目进度控制目标是经审查批准的工程总进度计划中该项目的控制性工期，各合同工程项目的进度控制目标是合同工期。⑵监理单位将采取主动控制与被动控制相结合，超前预测与事后分析相结合的综合控制措施使工程项目在确保质量的前提下，在预期造价的目标范围内按合同工期完成。⑶监理工程项目的进度计划分为总进度计划和实施性进度计划。当实施性进度与总进度出现偏差时，施工承包单位应报送详细的分析资料说明原因，监理单位同期进行现场调查核实，并与施工承包单位研究对策对实施性进度计划进行调整。⑷若工程项目的实施性进度计划经调整仍无法满足总进度的要求时，监理单位应分析原因分别处理。属业主单位原因：在施工承包单位提出工期索赔要求后监理单位进行审核，并组织双方核定补偿工期，进行进度调整。当该项目位于工程总进度计划的关键线路上而不允许对总进度进行调整时，则业主单位应补偿一定数量的赶工费，以便施工承包单位增加资源投入按总进度实施。属施工承包单位原因：监理单位应要求施工承包单位采取一切措施，主要是增加资源投入和加强现场管理，以满足总进度的要求。当施工承包单位由于某些原因无法增加投入时，监理单位应与业主单位协商，当该项目不影响工程总进度计划，可以确定合理的工期延长。但业主单位保留由此造成的索赔权利；该项目总进度计划不允许调整且施工承包单位又无法满足总进度计划要求时，监理单位可以建议业主终止施工合同，并按终止合同条款的有关规定处理。7、工程造价控制⑴造价控制是监理单位工作的重要任务之一，监理单位应采取有效措施进行造价控制，并协助业主单位把工程项目建设的投资控制在固本审定的概算以内，以提高工程的投资效益。⑵监理工程项目造价控制的目标是以工程施工承包合同价为基础，将工程项目的造价，控制在依据工程执行概算所偏定的并经业主单位同意的工程造价范围以内。⑶工程造价控制主要从以下三个方面进行：a.对于合同报价表中项目的支付应与工程进度和质量相结合，防止超前支付和质量不合格的工程量的支付。b.对于工程变更应严格进行控制，尽量与变更指令，对必须发出的变更指示应在该项变更工作实施前进行估价，然后实施。c.对于合同风险或索赔应采取超前预测的办法进行控制或转移，如保险可转移部分合同保险，反索赔可减少部分索赔事件的发生。对于不可避免的索赔事件应采取各种疏导措施并跟踪作好原始记录，以便对索赔的影响进行正确的评估。8、施工协调管理⑴监理单位应负责监理项目范围内各项施工承包单位同施工承包单位与业主单位间和施工承包单位与设计单位间的协调工作。⑵监理单位还应参加业主单位主持的，监理单位和施工承包单位参加的施工协调会。⑶施工承包单位款提请监理单位协调，或监理单位协调后施工单位未能执行，从而使其他单位或个人造成的一切损失均由施工承包单位负责。9、物质与设备供应管理⑴工程所需主要物资按合同规定由业主单位负责供应时，监理单位应协助业主单位作好物资供应的总量控制。⑵施工承包单位应在年度开始前60天，季度开始前30天和月前20天分别将年度、季、月物资申请计划报送监理单位审核，并根据实际完成工程量对物资消耗进行审核。⑶次要材料由施工承包单位同行采购，不论是业主单位供应的还是施工单位承包自行采购的次要材料，施工承包单位和监理单位都应定期进行检测以使材料满足规范要求。⑷由业主单位供应的永久设备、施工承包单位应根据工程进度计划，分别在年开始前60天，季度开始前30天及月前20天将设备供应申请计划报送监理单位审核，否则影响施工由施工承包单位负责。⑸不论是业主单位还是施工承包单位自行采购的用于工程的永久设备，其质量应满足相应的技术规范和标准，施工承包单位和监理单位应对其质量进行认真检测，以满足工程的需要。10、价值工程⑴施工承包单位应在工程实施前2个月将合理化建议或优化设计建议提交监理单位审查。⑵监理单位在收到施工承包单位的合理化建议或优化设计建议1个月内应将审查意见报业主单位，并抄送设计单位。⑶监理单位在收到业主单位的审查批准后签发承包单位执行。⑷能取得工程投资节省或工期缩短的效益，将由业主、监理和施工单位三方共同协商确定一定比例做为价值工程支付给施工承包单位。⑸价值工程的审查和批准，不免除施工承包单位按合同要求对价值工程应承担全部义务和责任。（三）、变更与索赔管理1、变更与索赔的管理是承包合同管理的重要内容之一，对于作好工程的三大控制具有重要意义。2、业主单位和设计单位提出变更工程设计或修改图纸（设计修改通知），须经监理单位审核签发。3、监理单位认为有必要对工程或其中任何部分的形式，质量或数量作出任何变更，在授权范围内可指令施工承包单位进行下述工作：⑴增加或减少合同的工程量；⑵改变工程任何部分的高程、基线、位置或尺寸；⑶实施工程竣工所必须的任何种类的附加工作；⑷改变工程任何部分的任何规定，施工顺序或时间安排。上述变更不应以任何方式使合同作废或失效，并应对上述变更的影响进行估价。但是由于施工承包单位的违约、毁约或对此负有责任，使监理单位发出变更指令，则此类违约造成的附加费应由施工承包单位承担。4、对变更进行估价⑴变更可能影响工程造价和工期。因此，监理单位应认真作好变更的控制，尽量少发变更指令。对于必须变更的，应作出正确的估价。⑵监理单位发出变更指令后，施工承包单位才能实施此变更工作。否则，由此造成的一切损失由施工承包单位承担，在合同范围内的变更，监理单位不必发变更指令。⑶在变更指令发出后的14天内或变更工作开始前，监理单位表示要变更单价或价格，施工承包单位也要求额外付款或提出变更的单价或价格，否则，监理单位可不对变更进行估价。⑷对于变更应以合同中规定的单价和价格来进行估价，如果合同中没有上述合适的单价或价格，或变更的性质或数量关系到整个工程的性质或数量，则监理单位须组织业主单位与施工单位协商解决。5、如果在发出整个工程的移交证书时，发现由于①全部变更工程费用和②对工程量表中所列的估计工程量加以量测所得出的全部调整费用，但不包括备用金、计日工和价格调整费用，而不是别的原因，使合同价增加或减少的总数超过了“有效合同期”的15%（有效合同期指不包括备用金和计日工的价格），在发生此种情况时，监理单位和业主单位及施工承包单位可协商确定在合同价上增加或减少的金额。当协商不成一致意见时，监理单位应在考虑施工承包单位的现场和综合管理费后予以确定。此金额仅以增加或减少有效合同价15%的那部分费用为基础确定。6、目前工程招标采用的单价合同，大部分是由施工承包单位承担，施工承包单位必须通过索赔来减少自己的风险。因此索赔实际上是施工承包单位和业主单位之间承担工程风险比例的合理再分配。7、监理单位与业主单位协商对合同中可能发生的索赔事件进行超前预测并采取相应的疏导措施，以减少索赔事件的发生或将索赔的影响降低到最小程度。8、当索赔事件发生后，监理单位应做到跟踪调查和记录，本着公正、公平、合理的原则来估价索赔的影响，在维护业主单位利益的同时，也要维护施工承包单位的利益。9、业主单位可以通过反索赔，达到控制索赔或维护自身利益的目的。（四）、保函与保险、1、为使施工承包单位认真履行合同义务和责任，施工承包单位在投标承包工程的过程中，应向业主单位提交以下三种形式的保函：⑴投标保函。施工单位在投标时，应随投标书送交一份投标保函，以此制约投标后中途撤标。⑵履约保函。投标人中标后，应按合同规定，向业主单位开具履约保函，同时撤回投标保函。⑶预付款保函。