档案人员培训指导丛书基建档案分类编目方法讲义

基建档案分类整理编目方法讲义目录

一、基本建设项目档案资料管理暂行规定----------------------------------------------3

1、总则-------------------------------------------------------------------------3

2、档案资料的管理--------------------------------------------------------------3

3、竣工档案资料的管理要求------------------------------------------------------4

4、归档范围和保管期限-----------------------------------------------------------5

5、附则-------------------------------------------------------------------------5

二、基建档案归档范围---------------------------------------------------------------5

三、国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表--------------------------------------6

1、可行性研究、任务书-----------------------------------------------------------6

2、设计基础文件----------------------------------------------------------------6

3、设计文件--------------------------------------------------------------------6

4、项目管理文件-----------------------------------------------------------------6

5、施工文件--------------------------------------------------------------------7

6、监理文件--------------------------------------------------------------------9

7、工艺设备文件----------------------------------------------------------------10

8、科研项目-------------------------------------------------------------------10

9、涉外文件-------------------------------------------------------------------10

10,生产技术准备、试生产文件--------------------------------------------------11

11、财务、器材管理文件--------------------------------------------------------11

12、竣工验收文件--------------------------------------------------------------11

四、科技文件材料的特点------------------------------------------------------------13

五、科技文件材料基本类型----------------------------------------------------------14

1、图样材料-------------------------------------------------------------------14

2、文字材料-------------------------------------------------------------------16

3、目录式文件-----------------------------------------------------------------17

4、声像材料-------------------------------------------------------------------18

5、机读文件-------------------------------------------------------------------18

六、科技文件材料的形成（基建工程科技文件材料的形成）-----------------------------18

七、科技文件材料的管理（编制管理、编号管理）-------------------------------------19

1、编制管理-------------------------------------------------------------------19

2、编号管理-------------------------------------------------------------------21

八、基本建设档案的种类------------------------------------------------------------22

1、基本建设档案种类划分-------------------------------------------------------22

2、基建活动的程序-------------------------------------------------------------22

3、基建工程档案的基本特点-----------------------------------------------------22

九、科技档案的分类整理编目--------------------------------------------------------22

1、科技文件材料的组卷---------------------------------------------------------23

(1)鉴别-------------------------------------------------------------------23

(2)分类组卷---------------------------------------------------------------23

(3)排列------------------------------------------------------------------24

(4)编目-------------------------------------------------------------------25

附图：复制图(蓝图)的折叠方法-----------------------------------------28

2、编制科技档案号-------------------------------------------------------------30

3、编制科技档案H录------------------------------------------------------------32

⑴科技档案总目录---------------------------------------------------------32

⑵科技档案分类目录-------------------------------------------------------33

(3)分类目录一般由案卷目录和卷内文件目录两部分组成----------------------34

十、统一若干基建档案业务口径的意见------------------------------------------------35

十一、基建档案分类整理中几点需要注意的问题---------------------------------------40

附录一：广东省机关档案分类办法(广东省档案局1992年7月4日印发)--------------41

附录二：工业企业档案分类试行规则(国家档案局1991年7月4日印发)--------------43

附录三：云浮市基建档案目录、封底面样式------------------------------------------48

1、基建档案封面、备考表内容格式(拟写案卷标题用)---------------------------48

2、基建档案《案卷目录》式样---------------------------------------------------49

3、基建档案《卷内目录》式样--------------------------------------------------50

4、基建档案封面式样------------------------------------------------------------52

5、基建档案备考表式样---------------------------------------------------------53

6、基建档案总目录式样---------------------------------------------------------54

7、基建档案分类目录式样------------------------------------------------------54

8、基建《档案目录》封面标签、背脊标签式样-------------------------------------55

9、基建《档案盒》背脊填写式样-------------------------------------------------57

10、基建《档案盒》式样-----------------------------------------------------------58

附录四：《云浮市人民医院基建档案分类编号说明》------------------------------------59

附录五：转发国家档案局国家发展和改革委员会关于印发〈重大建设项目档案验收办法〉的通知一61

附录六：《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》---------------------------77

附录七：《中华人民共和国国家标准•科学技术档案案卷构成的一般要求》---------------89

附录八：基建文件材料立卷整理的基本方法和步骤------------------------------------102

一、基本建设项目档案资料管理暂行规定（国家档案局、国家计委

1988年3月17日印发）

基本建设项目档案资料管理暂行规定

（国家档案局、国家计委1988年3月17日印发）

第一章总则

第一条为了做好基本建设项目档案资料管理工作，充分发挥档案资料在工程建设、生

产（使用）管理、工程维护和改建扩建中的作用。根据《中华人民共和国档案法》，结合基本

建设工作的具体情况，特制定本暂行规定。

第二条基本建设项目档案资料是指在整个建设项目从酝酿、决策到建成投产（使用）

的全过程中形成的、应当归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评

估、决策、计戈U、勘测、设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产（使用）等工作活动中

形成的文字材料、图纸、图表、计算材料、声像材料等形式与载体的文件材料。

各有关单位要按照统一领导，统一管理档案的原则，管理好基本建设项目的档案资料，

确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用。

第二章档案资料的管理

第三条各级基本建设主管部门、档案行政管理部门要负责监督、检查和指导本部门、

本地区建设项目的档案资料工作。档案行政管理部门应参加重点建设项目档案资料的检查验

收。重要的国家重点建设项目由国家档案行政管理部门参加验收，部门、地方的重点建设项目

由部门、地方档案行政管理部门参加验收。

第四条基本建设项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。项目申请立项时，即应

开始进行文件材料的积累、整理、审查工作；项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工

作。

第五条项目建设过程中，建设单位、工程总承包单位、工程建设现场指挥机构、勘察设

计单位、施工单位应在各自的职责范围内搞好建设项目文件材料的形成、积累、整理、归档和

保管工作。属于建设单位归档范围的档案资料，有关单位应按时整理、移交建设单位。

第六条档案资料的汇总整理

1.建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整理分包范围内的档案资料，交总包

单位汇总、整理。竣工时由总包单位向建设单位提交完整、准确的项目档案资料。

实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工时由现场指挥机构向建设单位提交完

整、准确的项目档案资料。

2.建设项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程

的档案资料，交建设单位汇总，整理，或由建设单位委托一个承包单位汇总、整理。

第七条建设单位、工程总承包单位、工程现场指挥机构、施工单位、勘察设计单位必须

有一位负责人分管档案资料工作，并建立与工程档案资料工作任务相适应的管理机构，配备档

案资料管理人员，制定管理制度，统•管理建设项目的档案资料。施工过程中要有能保证档案

资料安全的库房和设备。

第八条凡有引进技术或引进设备的建设项目，要做好引进技术和引进设备的图纸、文件

的收集、整理工作，无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设备有关的档案资料，均应交

档案部门统一管理。档案部门要加强提供利用的手段和措施，保证使用。

第九条归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

第十条对超过保管期限的基本建设项目档案资料必须进行鉴定，对已失去保存价值的档

案资料，经过一定的审批手续，登记造册后方可处理。保密的档案资料应按保密规定进行管理。

第十一条设计建设大、中型建设项目时，均应设计建设与工作任务相适应的，符合要求

的档案资料库房，并为档案资料保管和提供利用配置必要的设备，其费用列入工程总概算。

第三章竣工档案资料的管理要求

第十二条竣工图是工程的实际反映，是工程的重要档案，工程承发包合同或施工协议中

要根据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，施工

单位不按时提交合格竣工图，不算完成施工任务，并应承担责任

第十三条施工单位要做好施工记录、检验记录、交工验收记录和签证等，整理好变更文

件，按规定编制好竣工图。工程竣工验收前，由主管部门、建设单位组织检查竣工图的质量，

基本建设主管部门、施工企业的主管部门应检查施工单位编制施工档案的质量。

第十四条编制竣工图的费用，按下列办法处理

1.因设计失误造成设计变更较大，施工图不能代用或利用的，由设计单位负责绘制竣工图,

并承担其费用.

2.因建设单位或主管部门要求变更设计，需要重新绘制竣工图时，由建设单位绘制或委托

设计单位负责绘制，其费用由建设单位在基建投资中解决。

3.第1、2项规定以外的，则由施工单位负责编制竣工图，所需费用，由施工单位自行解

决。

第四章归档范围和保管期限

第十五条建设项目文件材料归档范围和保管期限，一般可根据本规定附表《基本建设项

目文件材料归档范围和保管期限表》执行。特殊专业的建设项目可参照附表制定补充规定。

第十六条建设单位应根据工程规模和工程全过程中应产生的文件材料规定详细的归档

范围内和内容，以确保归档文件材料的完整性。

第十七条基本建设项目档案资料的保管期分为：永久、长期、短期三种。

长期保管的基本建设项目档案资料实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

第五章附则

第十八条技术改造项目可按照本暂行规定执行。

第十九条本暂行规定由国家计委、国家档案局负责解释。

第二十条本暂行规定自公布之日起施行。

二、基建档案归档范围

基建档案归档范围：凡是本单位基建项目（包括本单位的办公楼、

宿舍楼、分支机构）形成的文字、声像、图表材料都属归档范围。

三、国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表

国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表

保管期限

序号归档文件建设施工设计

单位单位单位

1可行性研究、任务书

1.1项目建议书及其报批文件永久长期

1.2项目选址意见书及其报批文件永久长期

1.3可行性研究报告及其评估、报批文件永久长期

1.4项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件永久长期

1.5环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复永久长期

1.6设计任务书、计划任务书及其报批文件永久永久

2设计基础文件

2.1工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、永久永久

试验报告、重要土、岩样及说明

2.2地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定永久长期

位、观测记录

2.3水文、气象、地震等其它设计基础资料永久长期

3设计文件

3.1总体规划设计永久永久

3.2方案设计永久永久

3.3初步设计及其报批文件永久永久

3.4技术设计永久永久

3.5施工图设计长期永久

3.6技术秘密材料、专利文件永久

3.7工程设计计算书*长期长期

3.8关键技术试验永久永久

3.9设计评价、鉴定及审批永久永久

4项目管理文件

4.1征地、移民文件

4.1.2征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久

4.1.3建设前原始地形、地貌、状况图、照片永久

4.1.4施工执照永久

4.2计划、投资、统计、管理文件

4.2.1有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整长期

计划

4.2.2概算、预算管理、差价管理文件长期

国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表

保管期限

切计

序号归档文件建设施工

单位

单位单位

4.2.3合同变更、索赔等涉及法律事务的文件长期

4.2.4规程、规范、标准、规划、方案、规定长期

4.2.5招标文件审查、技术设计审查、技术协议长期

4.2.6投资、进度、质量、安全、合同控制文件长期

4.3招标投标、承发包合同协议

4.3.1招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件长期长期长期

4.3.2投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、永久永久长期

修正文件

4.3.3开标议程、开标大会签字表、报价表，评标纪律、评标人员签长期

字表、评标记录、报告

4.3.4中标通知书长期长期长期

4.3.5合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件永久长期长期

4.4专项申请、批复文件

4.4.1环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划等文件永久

4.4.2水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件长期

4.4.3原料、材料、燃料供应等来源协议文件长期

5施工文件

5.1建筑施工文件

5.1.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期

5.1.2施工组织设计、方案及报批文件、施工计划、施工技术及安全长期长期

措施、施工工艺文件

5.1.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单K期长期

5.1.4建筑材料试验报告氐期长期

5.1.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技永久长期

术核定单、业务联系单、备忘录等

5.1.6施工定位（水准点、导线点、基准线、控制点等）测量、复核永久长期

记录、地质勘探

5.1.7土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、永久长期

地基验槽记录

5.1.8施工日记、大事记长期

5.1.9隐蔽工程验收记录永久长期

5.1.10各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理永久长期

报告

5.1.11工程质量检查、评定永久长期

国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表

保管期限

切计

序号归档文件建设施工

单位

单位单位

5.1.12技术总结、施工预、决算长期

5.1.13交工验收记录证明永久长期

5.1.14竣工报告、竣工验收报告永久永久

5.1.15竣工图永久长期

5.1.16声像材料长期长期

5.2设备及管线安装施工文件

5.2.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期

5.2.2施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件长期长期

5.2.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期长期

5.2.4建筑材料试验报告长期长期

5.2.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审永久长期

批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等

5.2.6焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录永久长期

5.2.7隐蔽工程检查验收记录永久长期

5.2.8强度、密闭性试验报告长期长期

5.2.9设备、网络调试记录长期长期

5.2.10施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期长期

5.2.11系统调试、试验记录长期长期

5.2.12管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录短期长期

5.2.13管线标高、位置、坡度测量记录长期长期

5.2.14中间交工验收记录证明、工程质量评定永久长期

5.2.15竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算永久长期

5.2.16竣工图永久长期

5.2.17声像材料长期长期

5.3电气、仪表安装施工文件

5.3.1开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要长期长期

5.3.2施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件短期长期

5.3.3原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单长期长期

5.3.4建筑材料试验报告长期长期

5.3.5设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审永久长期

批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等

5.3.6系统调试、整定记录长期长期

5.3.7绝缘、接地电阻等性能测试、校核长期长期

5.3.8材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、永久长期

国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表

保管期限

切计

序号归档文件建设施工

单位

单位单位

事故处理报告

5.3.9操作、联动试验短期长期

5.3.10电气装置交接记录短期长期

5.3.11中间交工验收记录、工程质量评定永久长期

5.3.12竣工报告、竣工验收报告永久长期

5.3.13竣工图永久长期

5.3.14声像材料长期长期

6监理文件建设监理

单位单位

6.1施工监理文件、资料

6.1.1监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复长期长期

6.1.2施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审长期长期

6.1.3施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核，施工进长期长期

度、延长工期、索赔及付款报审

6.1.4开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书长期长期

6.1.5设计变更、材料、零部件、设备代用审批长期长期

6.1.6监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示，来往函件长期长期

6.1.7工程材料监理检查、复检、实验记录、报告长期长期

6.1.8监理日志、监理周（月、季、年）报、备忘录长期长期

6.1.9各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查长期长期

记录

6.1.10施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告长期长期

6.1.11工程进度计划、实施、分析统计文件长期长期

6.1.12变更价格审查、支付审批、索赔处理文件长期长期

6.1.13单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项质量认证、长期长期

评估

6.1.14主要材料及工程投资计划、完成报表长期长期

6.2设备采购、监造工作监理资料

6.2.1设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划长期长期

6.2.2市场调查、考察报告长期长期

6.2.3设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包长期长期

单位资格报审表

6.2.4原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告长期长期

6.2.5开工、复工报审表、暂停令长期长期

6.2.6会议纪要、来往文件长期长期

6.2.7监理工程师通知单、监理工作联系单长期长期

国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表

保管期限

切计

序号归档文件建设施工

单位

单位单位

6.2.8监理日志、监理月报长期长期

6.2.9质量事故处理文件、设备制造索赔文件长期长期

6.2.10设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件长期长期

6.2.11设备采购、监造工作总结长期长期

6.3监理工作声像材料长期长期

7工艺设备文件建设施工设计

单位单位单位

7.1工艺说明、规程、路线、试验、技术总结长期

7.2产品检验、包装、工装图、检测记录长期

7.3设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明长期长期

7.4设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单长期

7.5设备图纸、使用说明书、零部件目录长期

7.6设备测绘、验收记录及索赔文件长期

7.7设备安装调试、测定数据、性能鉴定长期

8科研项目

8.1开题报告、任务书、批准书*永久

8.2协议书、委托书、合同永久

8.3研究方案、计划、调查研究报告永久

8.4试验记录、图表、照片永久

8.5实验分析、计算、整理数据永久

8.6实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书永久

8.7实验装置操作规程、安全措施、事故分析长期

8.8阶段报告、科研报告、技术鉴定永久

8.9成果申报、鉴定、审批及推广应用材料永久

8.10考察报告、重要课题研究报告永久

9涉外文件

9.1询价、报价、投标文件短期

9.2合同及其附件*永久

9.3谈判协议、议定书*永久

9.4谈判记录长期

9.5谈判过程中外商提交的材料长期

9.6出国考察及收集来的有关材料短期

9.7国外各设计阶段文件及设计联络文件永久

9.8各设计阶段审查议定书永久

9.9技术问题来往函电永久

国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表

保管期限

切计

序号归档文件建设施工

单位

单位单位

9.10国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件永久

9.11国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明短期

9.12设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件永久

9.13国外设备、材料的防腐、保护措施短期

9.14外国技术人员现场提供的文件材料长期

10生产技术准备'试生产文件

10.1技术准备计划短期

10.2试生产管理、技术责任制短期

10.3开停车方案短期

10.4设备试车、验收、运转、维护记录长期

10.5试生产产品质量鉴定报告短期

10.6安全操作规程、事故分析报告长期

10.7运行记录短期

10.8技术培训材料短期

10.9产品技术参数、性能、图纸永久

10.10工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录短期

11财务、器材管理文件

11.1财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计短期

11.2工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明永久

11.3主要材料消耗、器材管理短期

11.4交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册永久

12竣工验收文件

12.1项目竣工验收报告永久长期长期

12.2工程设计总结永久长期

12.3工程施工总结永久长期

12.4工程监理总结永久长期

12.5项目质量评审文件永久长期

12.6工程现场声像文件永久长期

12.7工程审计文件、材料、决算报告永久

12.8环境保护、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审永久

批文件

12.9竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收永久长期长期

备案文件

12.10项目评优报奖申报材料、批准文件及证书长期长期

注:

1、*保存该单位工作必须的文件材料。

2、归档时间：一般在工程竣工验收后3个月归档；规模大或设计周期长的可分期分批归

档。

3、归档份数：各种文件材料(含图纸)原则上归档一份，特别重要的归档两份，另一份

作重要文件材料使用。如果有特别规定或需报送城建档案室的要考虑多归档几份。

4、归档手续：由负责施工的人员收集归档。负责管理施工的人员，应要把基建项目的建

档工作与项目建设同步进行。项目申请立项时，应即开始文件材料的积累、整理、审查工作，

项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。归档时的交接手续必须写移交清单一式二

份，交接双方在交接清单上签字。

5、归档要求：

(1)立卷方法。按工程项目组织保管单位；工程项目之中又分为办公楼、分支机构、干

部职工宿舍分别组织保管单位；在工程项目之中又分基础部分、供电部分、供水部分、主体建

筑部分分别组织保管单位，在一个项目或一个部分文件材料多时应分若干保管单位。

(2)文件材料排列。先排文字材料，再排图表材料，排列要遵循文件材料形成规律，保

持文件之间的有机联系，便于查找和利用。文件材料的归档，有请示要有批文；有概算表要有

结算表：图纸要有设计图、施工图、更改图、竣工验收图。

(3)保管单位编目。要编制保管单位的卷内目录；要编制保管单位的分类目录和总目录;

(4)案卷装钉。保管单位内的文件材料原则不需要装钉，但文字材料若有需要可按文书

档案的要求装钉，然后放入科技档案盒保存。

(5)归档。在工程项目竣工验收后3个月内，由负责施工人员向本单位档案室移交归档。

四、科技文件材料的特点

科技文件材料具有专业技术性、通用性、成套性、多样性和标准化的特点。

（一）技术性是指科技文件材料是各项专业技术活动的指导性文件。不同的专

业以及专业不同的技术标准，都会产生不同的科技文件材料。

（二）通用性是指一套科技文件材料所反映的客观实体，例如一项工程、一套

机械产品等，其一些通用图纸，具有复用的特点。在不同的地点、时间，可以再生

产出它所反映的客观实体。

（三）成套性指任何一个独立的科技项目，例如一个机械产品、一项基建工程、

一个科研课题等，所形成的文件是有内在有机联系的、密不可分的一个整体。这个

整体就一套科技文件材料。

（四）多样性是指科技文件材料具有多种形式，有各种图表、文字材料、表格

材料、计算材料、声像材料、计算机软件、光盘等。

（五）标准化是指科技文件材料的设计编制是根据国家有关规定、标准和制度

进行的，因而科技文件材料不同于一般的记录文件，它从内容到形式都是标准化的

产物。

科技文件材料对科技档案来讲，前者是后者的前身形态。科技活动要求对科技

文件材料和科技档案进行科学管理，科技文件材料和科技档案的管理已成为现代科

技管理工作的组成部分。由于科技档案是由科技文件材料转化而来的，认识和理解

科技文件材料的概念，了解科技文件材料的形成过程及其类型，对于档案部门做好

科技文件材料管理和监督指导工作，以便在此基础上做好科技档案管理工作，有着

重要的意义。

五、科技文件材料基本类型(5种)

科技活动非常复杂，其领域也非常广泛，不同的科技活动会产生不同的科技文

件材料，所以科技文件材料的类型是多