工程资料管理制度

工程资料管理制度一、总则1.目的为加强工程资料管理，确保工程资料的真实、完整、准确、有效和及时归档，为工程建设、竣工验收、交付使用以及后期维护提供可靠依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目从项目策划、施工准备、施工过程到竣工验收全过程中形成的各类文件、资料、记录等的管理。3.管理职责（1）项目经理是工程项目资料管理的第一责任人，负责组织、协调项目各部门及人员做好资料管理工作，确保资料管理工作与工程进度同步。（2）项目技术负责人负责指导和审核工程资料的编制、整理，确保资料符合相关技术标准和规范要求。（3）资料员负责工程资料的收集、整理、归档、保管和移交等具体工作，对资料的完整性、准确性和规范性负责。（4）各部门及岗位人员负责及时提供本部门工作中形成的相关资料，并确保资料的真实、有效。二、工程资料分类及内容1.前期文件资料（1）项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等相关文件。（2）建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等各类证照。（3）工程招投标文件、合同协议等。2.施工技术资料（1）施工组织设计、施工方案、技术交底等。（2）图纸会审记录、设计变更通知单、工程洽商记录等。（3）工程测量、定位记录，地基处理记录，基础、主体结构验收记录等。（4）材料、构配件、设备的质量证明文件、检验检测报告，复试报告等。（5）施工日志、工程质量事故处理记录等。3.施工过程资料（1）隐蔽工程验收记录，包括地基验槽、钢筋工程、防水工程等隐蔽部位验收。（2）分项工程质量验收记录，分部（子分部）工程质量验收记录。（3）检验批质量验收记录，包含各分项工程中具体检验批的验收情况。（4）施工试验记录，如混凝土试块、砂浆试块抗压强度试验记录，钢筋焊接、机械连接试验记录等。（5）安全资料，包括安全生产许可证、安全生产责任制、安全检查记录、安全教育培训记录、安全事故应急预案及演练记录等。（6）文明施工资料，如施工现场平面布置图、环境保护措施、消防保卫措施等相关记录。4.工程质量验收资料（1）单位（子单位）工程质量竣工验收记录，包括工程观感质量验收、质量控制资料核查、安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录等。（2）工程竣工验收报告、工程竣工备案表等。5.竣工图（1）建筑、结构、电气、给排水、暖通等各专业竣工图，应真实反映工程实际完成情况。三、工程资料管理流程1.资料收集（1）资料员根据工程进展情况，定期向各部门及岗位人员收集相关资料。各部门及岗位人员应在规定时间内将本部门工作中形成的资料整理齐全后移交资料员。（2）对于外来文件，如设计变更通知单、工程洽商记录等，资料员应及时签收、登记，并传递给相关责任人。2.资料整理（1）资料员按照资料分类标准对收集到的资料进行分类、编号、编目。编号应遵循唯一性、系统性、实用性原则，便于资料的查找和管理。（2）对每份资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。对于不符合要求的资料，及时返回相关责任人进行补充、修正。（3）对纸质资料进行整理装订，同时将电子资料进行分类存储，建立电子资料目录索引，便于快速检索。3.资料归档（1）资料整理完成后，资料员应及时将资料归档至项目资料室。归档资料应按照类别、时间顺序排列整齐，便于查阅。（2）建立资料归档台账，详细记录资料的名称、编号、归档时间、保管期限等信息，确保资料归档的可追溯性。4.资料保管（1）项目资料室应具备良好的保管条件，确保资料不受潮、发霉、虫蛀、损坏等。（2）对重要资料应进行备份存储，防止因意外情况导致资料丢失。备份资料应与原始资料分开保管，并定期进行检查和维护。（3）严格限制非资料管理人员进入资料室，如需查阅资料，应履行借阅手续，登记借阅时间、借阅人、归还时间等信息。5.资料移交（1）工程竣工验收合格后，资料员应在规定时间内将工程资料整理成册，向建设单位或相关部门进行移交。（2）办理资料移交手续时，应填写资料移交清单，双方签字确认。移交清单应一式多份，分别由移交方、接收方和存档方留存。（3）对于需长期保存的工程资料，按照国家和地方有关档案管理规定，向档案管理部门进行移交。四、工程资料编制要求1.真实性工程资料应如实反映工程建设的实际情况，严禁伪造、篡改资料。所有资料的形成应与工程施工过程同步，不得后补。2.完整性资料应涵盖工程建设全过程的各个环节，包括前期文件、施工技术资料、施工过程资料、工程质量验收资料、竣工图等，确保资料无遗漏。3.准确性资料内容应准确无误，数据计算正确，签字盖章齐全。引用的标准规范应现行有效，资料中的文字表述应清晰、简洁、准确。4.规范性（1）资料的格式、字体、排版等应符合相关标准和规范要求。例如，文件标题应采用二号宋体加粗，正文应采用小四号宋体，行距应适中。（2）资料的编号应规范统一，如施工资料编号应按照《建筑工程资料管理规程》的规定进行编制。（3）签字盖章应符合规定，签字人应具备相应的资格，盖章应清晰、完整。五、工程资料审核与审批1.资料审核（1）资料员在资料整理过程中应对每份资料进行初步审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。（2）项目技术负责人应定期对工程资料进行审核，重点审核施工技术资料、工程质量验收资料等，确保资料符合相关技术标准和规范要求。对审核中发现的问题，及时提出整改意见，要求相关责任人进行修改完善。2.资料审批（1）重要资料，如施工组织设计、工程变更等，应由项目经理进行审批。项目经理应认真审查资料内容，确保其符合项目实际情况和管理要求，并签字确认。（2）对于涉及重大技术问题或影响工程质量、安全的资料，应组织相关部门和人员进行会审，形成会审意见后由项目经理审批。六、工程资料信息化管理1.建立电子资料管理系统公司应建立统一的工程资料信息化管理系统，实现工程资料的电子化存储、检索、查阅和共享。资料员应将整理好的电子资料及时录入系统，确保电子资料与纸质资料同步更新。2.数据安全管理加强电子资料管理系统的数据安全管理，设置不同的用户权限，防止资料被非法访问、篡改或删除。定期对系统数据进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，以防止数据丢失。3.信息化应用培训组织相关人员参加工程资料信息化管理系统的培训，使其熟悉系统的操作流程和功能应用，提高工作效率和管理水平。七、工程资料保密管理1.保密范围工程资料中涉及工程技术秘密、商业秘密、业主及相关方隐私等内容均属于保密范围。2.保密措施（1）对涉及保密的资料应进行标识，严格限制查阅人员范围。（2）资料管理人员应与公司签订保密协议，明确保密责任和义务。（3）严禁在非保密场所谈论、传播保密资料内容，如需对外提供资料，应按照规定进行审批，确保资料不被泄露。八、监督与考核1.监督检查公司定期对工程项目的资料管理情况进行监督检查，检查内容包括资料的完整性、准确性、规范性、及时性以及资料管理流程的执行情况等。2.考核评价根据监督检查结果，对工程项目资料管理工作进行考核评价。考核评价结果与项目团队及个人的绩效挂钩，对资料管理工作成绩突出的项目团队和个人给予