文书模板-托运行李打包报销说明

会计实操文库1/4文书模板-托运行李打包报销说明一、说明抬头说明对象：顶格明确接收此报销说明的对象，如公司财务部门，格式为“[接收对象全称]”，例如“公司财务部”。说明日期：在说明对象下方，按“XXXX年XX月XX日”的格式注明撰写说明的具体年月日，如“2025年11月15日”。二、报销背景阐述在[具体出差日期区间，如2025年10月20日至10月25日]，我受公司委派前往[出差目的地，如上海]参加[出差事由，如重要行业研讨会]。因携带的行李较多且包含部分易碎及贵重物品，为确保行李在托运过程中的安全，避免因行李破损或物品损坏给公司业务及个人工作带来不便，根据航空公司及机场的相关安全建议，在出发地机场的指定行李打包处对托运行李进行了专业打包处理。三、费用明细说明打包服务项目及收费：普通打包带缠绕：为加固行李，对每个行李箱进行了多层普通打包带缠绕。每个行李箱的打包带缠绕收费为[X]元，共[X]个行李箱，此项费用总计[X]元。防水膜包裹：考虑到出差期间目的地可能有降雨天气，为防止行李被雨水淋湿，对部分衣物及文件资料所在的行李箱进行了防水膜包裹处理。防水膜包裹每个行李箱收费[X]元，共包裹[X]个行李箱，费用为[X]元。木箱定制（如有）：由于携带了[具体易碎贵重物品名称，如精密仪器样品]，为进一步保障其安全，定制了专用木箱进行包装。木箱定制费用为[X]元，包含木箱制作、内部缓冲材料填充及外部加固处理等服务。费用总计：经过各项打包服务后，托运行李打包的总费用为普通打包带缠绕费用[X]元+防水膜包裹费用[X]元+木箱定制费用（若有）[X]元=[总费用金额]元。四、费用支付凭证提供机场打包处发票：已获取机场指定行李打包处开具的正规发票，发票抬头为公司名称，清晰显示了打包服务的项目、数量、单价及总金额。发票代码为[具体发票代码]，发票号码为[具体发票号码]，开票日期为[开票日期，与打包日期相符]。支付记录截图：若通过电子支付方式（如微信、支付宝、银行卡）支付打包费用，同时提供支付成功的记录截图。截图中显示支付金额、支付时间、收款方信息等关键内容，与发票信息相互印证，确保费用支付的真实性和可追溯性。五、报销依据说明公司出差政策：根据公司《出差管理办法》中关于出差期间合理费用报销的相关规定，因工作需要产生的与出行相关的必要费用，在符合公司规定及法律法规的前提下，可申请报销。此次托运行李打包是为了保障出差期间携带的公司业务相关物品及个人工作资料的安全，属于因工作需要产生的必要费用，符合公司报销政策要求。业务关联性证明：此次出差参加[重要行业研讨会]与公司业务紧密相关，会议内容涉及公司新产品研发方向的探讨以及与潜在客户的合作洽谈。携带的行李中包含公司新产品的宣传资料、研发数据报告等重要文件，以及用于展示的产品样品。对托运行李进行专业打包，是为了确保这些重要物品在运输过程中不受损坏，保障出差工作的顺利开展，进一步证明了打包费用与公司业务的直接关联性。六、结尾表述综上所述，此次托运行李打包费用[总费用金额]元，是因公司业务出差的实际需求产生，费用明细清晰，支付凭证齐全，且符合公司报销政策及业务关联性要求。现特向贵部门申请报销此笔