养护档案管理制度

养护档案管理制度一、总则1.目的为加强养护档案的规范化管理，确保养护档案的完整、准确、系统和有效利用，为养护工作提供科学依据和历史凭证，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于本单位所有养护项目的档案管理工作，包括但不限于道路、桥梁、绿化、水利设施等养护工程的档案资料管理。3.基本原则养护档案管理应遵循集中统一管理、真实准确完整、分类科学规范、便于查询利用的原则。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善养护档案管理制度，并监督执行。指导和监督各养护项目部门的档案收集、整理、归档工作。集中统一管理养护档案，建立档案数据库，确保档案的安全存储和有效利用。组织档案的鉴定、销毁等工作。开展档案管理业务培训和宣传工作。2.养护项目部门职责负责本部门养护项目档案资料的收集、整理、初步分类和保管工作，确保档案资料的真实、准确、完整。按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案资料移交至档案管理部门。配合档案管理部门做好档案的查阅、借阅等工作。三、档案收集1.收集范围养护项目规划、计划、预算等文件。养护工程设计文件、图纸、变更记录等。养护施工过程中的各类文件，如施工组织设计、技术交底、施工日志、质量检验报告、安全检查记录等。养护材料、设备的采购合同、质量证明文件、验收记录等。养护项目的竣工验收文件，包括验收报告、竣工图等。养护过程中的各类会议记录、纪要。与养护项目相关的其他文件资料。2.收集要求各养护项目部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料及时、完整收集。收集的档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。对于电子文件，应确保其格式通用、可读性强，并做好备份存储。四、档案整理1.分类标准养护档案按照项目类别分为道路养护档案、桥梁养护档案、绿化养护档案、水利设施养护档案等。每个项目类别下再按照文件形成的阶段和性质进一步细分，如项目前期文件、施工文件、验收文件等。2.整理方法纸质档案应按照分类标准进行分类装订，同一类别的文件按照时间顺序排列。电子档案应按照分类标准建立文件夹结构，文件命名应规范统一，便于查找。对于图纸类档案，应折叠成A4幅面，并在右下角加盖档案章。档案整理过程中应编制档案目录，目录应包括文件编号、题名、日期、保管期限等内容。五、档案归档1.归档时间养护项目文件资料应在项目完成后[X]个工作日内完成整理归档工作。对于跨年度的养护项目，应在次年的[X]月底前完成上一年度文件资料的归档。2.归档流程养护项目部门整理好档案资料后，填写档案移交清单，一式两份，连同档案资料一并移交至档案管理部门。档案管理部门对移交的档案资料进行核对、检查，如发现问题及时反馈给养护项目部门进行整改。经核对无误后，档案管理部门在档案移交清单上签字确认，双方各留存一份。六、档案保管1.保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等。2.保管期限养护档案的保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括养护项目的重要规划、计划、预算文件，重大变更记录，竣工验收报告等。长期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括养护施工过程中的一般性文件资料。短期保管的档案保管期限为[X]年，主要包括临时性文件资料。3.档案保管要求档案应按照保管期限和类别分别存放，排列有序，便于查找。定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量和质量。对于破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。七、档案查阅与借阅1.查阅规定本单位内部人员因工作需要查阅养护档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在查阅登记本上签字确认。2.借阅规定外单位人员因特殊原因需要借阅养护档案的，应持单位介绍信，填写档案借阅申请表，经本单位分管领导签字同意后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管档案，不得转借、复印、传播档案内容，不得擅自扩大利用范围。借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题及时追究借阅人员的责任。八、档案鉴定与销毁1.鉴定工作档案管理部门应定期对保管期满的养护档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和技术专家组成。鉴定小组应根据档案的保管期限、重要性、利用价值等因素，对档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。2.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，报本单位分管领导批准。档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，并由两人以上监销，确保档案信息彻底销毁。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册永久保存。九、档案信息化管理1.信息化建设目标逐步实现养护档案的数字化管理，建立电子档案数据库，提高档案管理的效率和服务水平。实现档案信息的在线查询、借阅、统计分析等功能，为养护工作提供便捷的信息支持。2.电子档案管理要求电子档案应与纸质档案同步整理、归档，确保电子档案与纸质档案内容一致。电子档案应采用规范的格式进行存储，如PDF、DOCX等，确保其可读性和通用性。建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，并分别存储在不同的介质和地点，防止数据丢失。3.档案信息化系统建设建立养护档案信息化管理系统，实现档案的分类管理、目录检索、借阅管理、统计分析等功能。加强档案信息化系统的安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。定期对档案信息化系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。十、监督与考核1.监督检查档案管理部门应定期对各养护项目部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、归档、保管等情况。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。2.考核机制建立养护档案管理工作考核机制，将档案管理工作纳入各养护项目部门的绩效考核体系。考核内容包括档案管理工作的组织落实情况、档案资料的完整准确