财务付款制度和流程

财务付款制度和流程一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范财务付款行为，保障公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度和流程。2.适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、子公司的各项财务付款业务。3.基本原则严格遵守国家法律法规和公司相关规定。确保付款依据真实、合法、有效。实行分级审批，明确审批权限和责任。优化付款流程，提高工作效率，保证资金及时准确支付。二、付款申请1.付款申请的发起业务部门根据实际业务需要，填写付款申请单。付款申请单应详细注明付款日期、付款对象、付款事由、付款金额、付款方式等信息。对于采购业务，付款申请单应附采购合同、发票、验收报告等相关凭证的复印件；对于费用报销业务，应附费用报销单、发票、审批单等。2.付款申请的审核业务部门负责人对付款申请的真实性、合理性、必要性进行审核，并签署意见。财务部门对付款申请的合规性、准确性进行审核，包括付款金额与合同约定、发票金额是否一致，相关凭证是否齐全、有效等。审核无误后，财务人员在付款申请单上签字确认。三、审批流程1.审批权限划分小额付款：金额在[X]元以下的付款申请，由业务部门负责人、财务部门负责人审批后即可付款。中等金额付款：金额在[X]元至[X]元之间的付款申请，需经业务部门负责人、财务部门负责人、分管副总经理审批。大额付款：金额在[X]元以上的付款申请，除上述审批环节外，还需总经理审批。2.审批流程示例业务部门填写付款申请单并附上相关凭证后，提交至业务部门负责人。业务部门负责人审核通过后，将付款申请单及相关材料转至财务部门。财务部门审核无误后，按照审批权限分别提交分管副总经理、总经理审批。总经理或授权审批人审批通过后，财务部门安排付款。四、付款方式1.银行转账公司原则上采用银行转账方式付款。财务部门根据审批后的付款申请，填写银行付款凭证，提交银行办理转账手续。在填写银行付款凭证时，应确保收款单位名称、账号、开户行等信息准确无误。2.支票支付对于符合支票支付条件的款项，可开具支票支付。支票的开具应严格按照公司支票管理制度执行，确保支票的安全性和有效性。开具支票时，应注明收款单位名称、金额、用途等信息，并在支票存根上详细记录付款相关信息。3.现金支付一般情况下，公司不采用现金支付方式。但在特殊情况下，如支付给个人的小额劳务报酬、差旅费等，经总经理批准后，可采用现金支付。现金支付应严格遵守现金管理规定，确保现金安全。支付后，应及时取得收款人的签字确认。五、付款时间安排1.日常付款对于审批通过的付款申请，财务部门应在规定的工作日内安排付款。一般情况下，每周[X]集中办理一次付款业务。对于紧急付款业务，财务部门应优先处理，确保款项及时支付。2.月末、季末、年末付款在月末、季末、年末结账前，财务部门应优先处理已审批通过的付款申请，确保各项付款业务及时入账，保证财务报表的准确性。对于因结账等原因需要暂停付款的业务，财务部门应提前通知相关部门，并说明暂停付款的时间和原因。六、付款后的管理1.凭证归档付款完成后，财务部门应及时将付款申请单、相关凭证等资料进行整理归档。归档资料应包括付款申请单原件、发票原件、合同复印件、验收报告等，确保资料完整、有序。凭证归档应按照公司档案管理制度执行，便于日后查阅和审计。2.账目核对财务部门应定期与银行、供应商等进行账目核对，确保付款金额准确无误，银行存款余额与银行对账单一致。对于核对过程中发现的差异，应及时查明原因并进行处理。如因付款错误或其他原因导致需要调整账目的，应按照公司财务制度规定进行相应的账务处理。3.跟踪反馈业务部门应对付款后的业务进展情况进行跟踪反馈。如采购业务，应及时了解货物的到货情况、验收情况等；费用报销业务，应关注相关事项的执行效果等。业务部门发现问题应及时与财务部门沟通，共同协商解决方案，确保公司业务的顺利进行。七、特殊情况处理1.预付款项因业务需要支付预付款项时，业务部门应填写预付款申请单，并详细说明预付款的原因、金额、预计结算时间等信息。预付款申请的审批流程与正常付款申请相同。预付款支付后，业务部门应及时跟踪业务进展情况，确保预付款按照合同约定进行结算。2.分期付款对于金额较大、需要分期付款的业务，业务部门应在签订合同前明确付款方式和付款时间节点，并在付款申请单中详细注明。每次付款时，业务部门应按照合同约定填写付款申请单，并附上相关凭证。审批流程按照本制度执行。3.逾期付款如因特殊原因导致逾期付款，业务部门应及时向财务部门说明情况，并与供应商协商解决。对于逾期付款产生的违约金等费用，财务部门应根据合同约定进行核算，并按照公司规定进行处理。如因逾期付款给公司造成损失的，应追究相关责任人的责任。八、监督与检查1.内部审计公司内部审计部门定期对财务付款业务进行审计，检查付款制度的执行情况、审批流程的合规性、付款凭证的真实性和完整性等。对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到彻底解决。2.财务检查财务部门定期对付款业务进行自查，重点检查付款流程的执行情况、资金使用的合理性等。财务部门应及时发现并纠正付款业务中存在的问题，不断完善付款制度和流程。九、附则1.本制度