信息化管理系统管理制度

信息化管理系统管理制度一、总则1.目的为规范公司信息化管理系统的使用、维护和管理，确保系统安全、稳定、高效运行，充分发挥信息化系统在公司管理中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有使用信息化管理系统的部门和人员，包括但不限于办公自动化系统、财务管理系统、人力资源管理系统、客户关系管理系统等。3.基本原则统一规划原则：信息化管理系统建设应遵循公司整体发展战略，进行统一规划和部署。安全可靠原则：确保系统数据的安全性和可靠性，防止数据泄露、丢失和系统故障。高效实用原则：系统设计应满足公司业务需求，提高工作效率和管理水平。持续改进原则：根据公司业务发展和技术进步，不断优化和完善信息化管理系统。二、系统使用管理1.用户账号管理账号申请：新员工入职或部门因工作需要新增系统用户时，由所在部门向信息化管理部门提交账号申请，注明用户名、所属部门、岗位及权限需求。账号审批：信息化管理部门对账号申请进行审核，根据岗位职责和业务需求分配相应权限，报公司领导审批后开通账号。账号维护：员工离职或岗位变动时，所在部门应及时通知信息化管理部门，办理账号停用或权限变更手续。信息化管理部门负责对账号进行清理和维护，确保账号信息与实际人员状态一致。2.系统操作规范登录要求：用户应使用公司统一分配的账号和初始密码登录信息化管理系统，首次登录后应及时修改密码，并妥善保管。严禁使用他人账号登录系统。操作流程：用户在使用系统时，应按照系统规定的操作流程进行操作，不得擅自更改系统设置和数据。对于重要操作，应进行备份或记录操作日志。数据录入：用户录入系统的数据应真实、准确、完整，确保数据的及时性和有效性。严禁录入虚假数据或故意隐瞒重要信息。数据查询与使用：用户应按照授权范围查询和使用系统数据，不得擅自扩大查询范围或泄露数据给无关人员。如需获取超出授权范围的数据，应按照规定的审批流程申请。3.系统培训与支持培训计划：信息化管理部门应根据公司业务需求和员工实际情况，制定系统培训计划，定期组织系统培训，帮助员工熟悉系统功能和操作方法。培训方式：培训方式可采用集中培训、在线培训、现场指导等多种形式，确保员工能够熟练掌握系统使用技能。技术支持：用户在使用系统过程中遇到问题时，可通过系统在线帮助、客服电话、电子邮件等方式向信息化管理部门寻求技术支持。信息化管理部门应及时响应用户需求，解决系统使用过程中出现的问题。三、系统维护管理1.系统日常维护运行监控：信息化管理部门应建立系统运行监控机制，实时监控系统的运行状态，及时发现并处理系统故障和异常情况。数据备份：定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放。同时，应定期进行数据恢复演练，确保数据的可恢复性。系统优化：根据系统运行情况和业务需求，定期对系统进行性能优化，包括数据库优化、代码优化、服务器配置调整等，提高系统运行效率。2.系统升级与更新升级计划：信息化管理部门应关注软件供应商发布的系统升级信息，结合公司业务发展需求，制定系统升级计划，明确升级时间、内容、范围和风险评估。升级测试：在系统升级前，应进行充分的测试，包括功能测试、性能测试、兼容性测试等，确保升级后的系统能够正常运行，不影响公司业务。升级实施：系统升级应选择在非工作时间进行，升级过程中应密切关注系统运行情况，及时处理出现的问题。升级完成后，应进行全面的检查和验证，确保系统升级成功。3.系统故障处理故障报告：系统出现故障时，用户应及时向信息化管理部门报告故障现象、发生时间、影响范围等信息。信息化管理部门应立即启动故障处理流程，组织技术人员进行故障排查和修复。故障诊断与修复：技术人员应根据故障报告，迅速进行故障诊断，确定故障原因，并采取有效的措施进行修复。对于复杂故障，应及时组织相关人员进行会诊，共同制定解决方案。故障记录与分析：对每次系统故障应进行详细记录，包括故障发生时间、现象、原因、处理过程和结果等。定期对故障记录进行分析，总结故障规律，采取预防措施，避免类似故障再次发生。四、系统安全管理1.安全策略制定安全规划：信息化管理部门应根据公司业务特点和安全需求，制定信息化管理系统安全规划，明确安全目标、安全措施和安全管理流程。安全制度：建立健全信息化管理系统安全管理制度，包括网络安全制度、数据安全制度、用户认证与授权制度、安全审计制度等，确保系统安全运行有章可循。安全策略调整：根据公司业务发展、技术进步和安全形势变化，及时调整安全策略，确保安全策略的有效性和适应性。2.网络安全管理网络访问控制：对公司内部网络与外部网络进行隔离，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备，防止外部非法网络访问。对内部网络用户进行权限管理，限制不同用户的网络访问范围。网络设备管理：定期对网络设备进行检查、维护和更新，确保网络设备的正常运行。设置网络设备的访问密码，并定期更换，防止网络设备被非法入侵。网络安全审计：建立网络安全审计机制，对网络访问行为进行审计和记录，及时发现和处理异常行为。审计记录应保存一定期限，以便进行事后追溯和分析。3.数据安全管理数据加密：对重要数据进行加密处理，确保数据在传输和存储过程中的安全性。采用加密算法对敏感数据进行加密，设置合理的加密密钥，并妥善保管。数据备份与恢复：除定期进行数据备份外，还应制定数据恢复预案，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复数据。数据备份和恢复操作应进行严格的审批和记录，防止数据泄露和误操作。数据访问控制：根据用户的岗位职责和业务需求，设置不同的数据访问权限，严格控制数据的访问范围。对涉及公司核心机密的数据，应采取更严格的访问控制措施，如双人授权、审计跟踪等。4.用户认证与授权管理用户认证：采用多种用户认证方式，如用户名/密码、数字证书、指纹识别等，确保用户身份的真实性和可靠性。定期要求用户更新密码，提高密码强度，并对用户登录行为进行审计。授权管理：根据用户的岗位职责和业务需求，对用户进行细致的权限授权，确保用户只能访问和操作其授权范围内的系统功能和数据。权限管理应遵循最小化原则，避免用户拥有过高的权限。权限变更管理：当用户岗位变动或业务需求发生变化时，应及时调整用户的权限，确保权限与实际工作相符。权限变更操作应进行审批和记录，防止权限滥用。5.安全培训与教育安全意识培训：定期组织公司员工参加信息化管理系统安全意识培训，提高员工的安全意识和防范能力。培训内容包括网络安全知识、数据安全知识、用户认证与授权管理等。安全技能培训：针对系统管理员、网络工程师等关键岗位人员，开展专业的安全技能培训，使其掌握系统安全管理、网络安全技术、数据加密与恢复等方面的技能。应急演练：定期组织信息化管理系统安全应急演练，检验和提高公司应对安全事件的能力。演练内容包括网络攻击应急处理、数据泄露应急处理、系统故障应急恢复等，通过演练总结经验教训，完善应急预案。五、系统文档管理1.文档分类与编号文档分类：信息化管理系统文档分为系统建设文档、系统操作手册、系统维护手册、安全管理文档等几大类，每大类再根据具体内容进行细分。文档编号：为便于文档管理和查询，对每一份文档进行编号。编号规则应简洁明了，能够体现文档的类别、年份和顺序号等信息。2.文档撰写与审核文档撰写：系统建设文档、操作手册、维护手册等由相关责任人按照规定的格式和内容要求进行撰写。文档内容应准确、完整、清晰，能够满足用户使用和维护系统的需求。文档审核：文档撰写完成后，应提交相关部门或人员进行审核。审核人员应认真审查文档内容，确保文档质量。审核通过后的文档方可正式发布和存档。3.文档存储与保管存储介质：将信息化管理系统文档存储在安全可靠的存储介质上，如服务器、磁盘阵列、磁带库等，并进行定期备份。同时，应建立文档电子档案库，方便文档的查询和管理。保管环境：文档存储环境应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保文档的完整性和可读性。对重要文档应进行异地备份，防止因自然灾害等原因导致文档丢失。4.文档更新与版本管理文档更新：随着系统的升级、业务的变化和管理要求的提高，及时对文档进行更新。文档更新后，应按照文档审核流程进行审核和发布。版本管理：对文档的不同版本进行标识和管理，记录版本变更的时间、内容和原因等信息。通过版本管理，方便用户了解文档的历史沿革，确保使用最新版本的文档。六、系统审计与监督1.审计计划制定审计目标：明确信息化管理系统审计的目标，包括系统合规性审计、安全性审计、性能审计、数据准确性审计等。审计范围：确定审计的系统范围、时间段、业务流程和数据范围等。审计范围应覆盖信息化管理系统的各个方面，确保全面审计。审计频率：根据公司实际情况和系统风险程度，制定合理的审计频率。一般情况下，每年至少进行一次全面审计，对重点系统和关键业务流程可适当增加审计次数。2.审计实施审计方法：采用多种审计方法，如查阅文档、系统测试、数据分析、现场访谈等，获取审计证据。审计人员应具备专业的审计知识和技能，熟悉信息化管理系统的业务流程和技术架构。审计记录：在审计过程中，对发现的问题、审计证据和审计结论进行详细记录。审计记录应包括问题描述、发现时间、涉及人员、影响范围、建议措施等信息，确保审计记录的完整性和准确性。3.审计报告与整改审计报告：审计工作完成后，审计人员应撰写审计报告，向公司领导和相关部门汇报审计结果。审计报告应包括审计概况、审计发现的问题、审计结论和建议措施等内容。整改跟踪：相关部门应根据审计报告提出的建议措施，制定整改计划，并在规定时间内完成整改。信息化管理部门负责对整改情况进行跟踪和检查，确保问题得到彻底解决。对整改不力的部门和个人，应按照公司相关规定进行问责。4.监督机制内部监督：建立内部监督机制，由信息化管理部门定期对系统使用情况、维护情况、安全情况等进行自查，及时发现和纠正存在的问题。同时，鼓励员工对系统管理中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。外部监督：积极接受外部审计机构的审计