文件和档案管理制度

文件和档案管理制度一、总则1.目的为加强公司文件和档案的管理，确保文件和档案的完整、准确、系统，便于查阅和利用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门、各项目及全体员工。3.职责分工行政部是公司文件和档案管理的归口部门，负责制定、修订和组织实施本制度，指导、监督各部门的文件和档案管理工作。各部门负责本部门文件的起草、审核、印发、保管及档案的收集、整理、归档工作，并指定专人负责此项工作。员工应遵守本制度，妥善保管工作中形成的文件和资料，及时移交归档。二、文件管理1.文件分类行政文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、决定、决议等。业务文件：涉及公司各项业务活动的合同、协议、方案、计划、报表等。技术文件：产品设计图纸、工艺文件、技术标准、检验规范等。外来文件：上级主管部门、政府部门、合作伙伴等发来的文件、函件等。2.文件起草文件起草应主题明确、内容完整、表述准确、逻辑清晰。涉及多个部门的文件，主办部门应主动与相关部门沟通协调，共同起草。行政文件一般由行政部负责起草；业务文件由相关业务部门起草；技术文件由技术部门起草。重要文件应经部门负责人审核后报分管领导审批。3.文件审核文件起草完成后，应进行严格审核。审核内容包括文件的合法性、合规性、准确性、完整性、可行性等。一般文件由部门负责人审核；重要文件由分管领导审核；涉及公司重大事项的文件由总经理审核。审核人应签署明确意见，不符合要求的文件应退回起草部门修改。4.文件印发经审核通过的文件，由行政部统一编号、排版、印制。文件编号应遵循唯一性原则，确保每份文件有唯一的标识。文件印制完成后，行政部应进行校对，确保文件内容准确无误。校对无误的文件按照规定的发放范围进行发放，并做好发放记录。文件发放可采用纸质发放或电子发放的方式。纸质文件发放时，应填写《文件发放登记表》，注明文件名称、编号、发放部门、发放日期、签收人等信息；电子文件发放时，应通过公司内部办公系统或指定邮箱发送，并保留发送记录。5.文件传阅对于需传阅的文件，行政部应按照文件规定的传阅范围进行传阅，并填写《文件传阅登记表》，记录文件传阅情况。传阅文件应遵循快速、高效的原则，不得积压。传阅人应在规定时间内将文件阅毕，并签署姓名和日期后交下一位传阅人。如对文件有意见或建议，应在《文件传阅登记表》上注明。6.文件保管各部门应指定专人负责本部门文件的保管，设立专门的文件柜或文件夹，对文件进行分类存放，并建立文件目录，便于查找。对于重要文件和需长期保存的文件，应进行备份，备份存储介质应妥善保管。备份文件的存储地点应与原始文件存储地点分开，以防止因自然灾害、设备故障等原因导致文件丢失。文件保管人员应定期对文件进行清理和检查，确保文件的完整性和安全性。发现文件损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。7.文件借阅因工作需要借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、编号、借阅原因、借阅时间等信息，经部门负责人批准后，到文件保管部门办理借阅手续。文件保管部门应对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，应将文件借给借阅人，并在《文件借阅登记表》上登记。借阅人应在规定时间内归还文件，如需延期借阅，应重新办理借阅手续。借阅人应妥善保管借阅的文件，不得擅自转借、复印、涂改、丢失或损坏文件。如因保管不善导致文件丢失或损坏的，借阅人应承担相应责任。8.文件销毁对于已失去保存价值的文件，由文件保管部门定期清理，填写《文件销毁申请表》，注明文件名称、编号、数量、销毁原因等信息，经部门负责人审核后报分管领导批准。文件销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保文件信息无法恢复。销毁过程中应安排专人监督，并在《文件销毁登记表》上记录销毁情况。三、档案管理1.档案分类行政管理档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，公司内部机构设置、人员编制、岗位职责等文件，行政事务管理文件等。人力资源档案：员工入职、离职、调动、晋升、薪酬、培训、考核等相关文件，劳动合同、保密协议、竞业禁止协议等。财务档案：会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。业务档案：各类业务合同、项目资料、市场调研资料、客户信息等。技术档案：产品研发、生产工艺、质量控制等方面的技术文件和资料。2.档案收集各部门应按照档案管理的要求，定期收集本部门在工作中形成的各类文件和资料，并进行初步整理。档案收集应遵循全面、及时、准确的原则，确保档案资料的完整性。对于重要文件和资料，应在形成后及时收集归档。3.档案整理档案收集后，档案管理人员应按照档案分类标准进行整理。整理内容包括文件的分类、编号、编目、装订等。档案编号应与文件编号保持一致，便于查找和管理。编目应准确记录档案的题名、日期、编号、保管期限等信息。装订应整齐、牢固，便于长期保存。4.档案归档整理好的档案应及时归档，存入专门的档案柜或档案库房。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。档案管理人员应建立档案目录数据库，对档案信息进行电子化管理，便于快速查询和利用。5.档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期。具体保管期限按照国家有关规定和公司实际情况确定。永久保管的档案主要包括公司设立、变更、注销等重要文件，股东会、董事会、监事会会议记录，涉及公司重大权益和资产的文件等。长期保管的档案一般为10年以上，包括各类业务合同、项目资料、重要财务文件等。短期保管的档案为10年以下，如一般性行政事务文件、普通员工档案等。6.档案查阅因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案名称、编号、查阅原因、查阅时间等信息，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅手续。档案管理部门应对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，应安排专人陪同查阅，并在《档案查阅登记表》上记录查阅情况。查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。查阅档案时，查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序办理复印手续。7.档案借阅因特殊原因需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案名称、编号、借阅原因、借阅时间等信息，经部门负责人审核，报分管领导批准后，到档案管理部门办理借阅手续。档案管理部门应对借阅申请进行严格审核，确保借阅档案的安全性。借阅人应在规定时间内归还档案，如需延期借阅，应重新办理借阅手续。借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、复印、涂改、丢失或损坏档案。如因保管不善导致档案丢失或损坏的，借阅人应承担相应责任。8.档案鉴定与销毁档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案管理人员、相关业务部门人员和公司领导组成的鉴定小组共同进行。经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因等信息，经鉴定小组审核，报分管领导批准后进行销毁。档案销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应安排专人监督，并在《档案销毁登记表》上记录销毁情况。四、信息化管理1.公司应建立文件和档案管理信息化系统，实现文件和档案的电子化存储、检索、借阅、审批等功能，提高管理效率和服务水平。2.各部门应及时将本部门形成的文件和资料录入信息化系统，确保信息的准确性和及时性。档案管理人员应定期对信息化系统中的文件和档案进行维护和更新，保证数据的完整性。3.利用信息化系统进行文件和档案的查阅、借阅时，应严格按照系统设定的权限进行操作，确保信息安全。系统应记录操作日志，以便进行追溯和审计。五、监督与考核1.行政部负责对公司各部门的文件和档案管理工作进行定期检查和不定期抽查，发现问题及时督促整改。2.将文件和档案管理工作纳入部门绩效考核体系，对工作成绩突出的部门和个人给予表彰