项目部资料室管理制度

项目部资料室管理制度一、总则1.目的为加强项目部资料室的规范化管理，确保项目资料的完整性、准确性和安全性，提高资料的利用效率，为项目的顺利推进和后期维护提供有力支持，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于项目部资料室的所有资料管理工作，包括但不限于项目前期文件、施工过程资料、竣工验收资料等各类与项目相关的纸质和电子资料。3.职责分工资料室管理员负责资料室的日常管理工作，包括资料的收集、整理、归档、保管和借阅登记等。定期对资料进行清查盘点，确保资料的完整性和准确性。维护资料室的环境整洁和安全，做好防火、防潮、防虫等工作。各部门资料员负责本部门项目资料的收集、整理和初步审核，及时移交资料室管理员。协助资料室管理员进行资料的分类、编号和装订等工作。根据工作需要，按照规定办理资料借阅手续。项目负责人对资料室管理工作负总责，监督资料室管理制度的执行情况。协调解决资料管理工作中出现的问题，确保资料管理工作与项目整体进度相适应。二、资料收集与整理1.收集范围项目前期文件，如项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告等。设计文件，包括初步设计、施工图设计及变更文件等。施工过程资料，涵盖施工组织设计、施工方案、技术交底、工程测量记录、物资资料、施工记录、质量验收记录、安全资料等。监理资料，如监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。竣工验收资料，包括竣工报告、竣工验收备案表、工程质量保修书、竣工图等。其他与项目相关的文件资料，如往来函件、会议纪要、合同协议等。2.收集要求各部门资料员应按照项目进度及时收集本部门产生的资料，确保资料的真实性和完整性。对于外来文件，如业主、设计单位、监理单位等下发的文件，应及时签收、登记，并移交资料室管理员。资料收集过程中，要对资料进行初步审核，确保资料内容符合要求，签字盖章齐全。3.整理原则遵循项目资料的形成规律和内在联系，按照分类标准进行整理。资料应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。不同载体的资料应分别整理，便于保管和查阅。4.整理方法分类：根据资料的性质和用途，将项目资料分为工程前期文件、施工技术资料、施工物资资料、施工记录资料、施工试验检测资料、施工质量验收资料、安全资料、监理资料、竣工验收资料等类别。编号：为每一份资料编制唯一的编号，编号应体现资料的类别、年份和顺序号。例如，施工技术资料中的施工组织设计编号为"JTZ20XX001"，其中"JTZ"表示施工技术资料类别，"20XX"表示年份，"001"表示该类别资料的顺序号。装订：对于纸张规格不一致或页数较多的资料，应进行装订。装订时应采用线装或胶装方式，确保资料整齐、牢固，便于查阅和保管。三、资料归档1.归档时间项目前期文件在文件形成后及时归档。施工过程中的资料应按照施工进度定期归档，每月底前完成当月资料的归档工作。竣工验收资料在项目竣工验收合格后一个月内归档完毕。2.归档流程各部门资料员将整理好的资料移交资料室管理员。资料室管理员对移交的资料进行再次审核，检查资料的完整性、准确性和规范性。审核通过后，资料室管理员按照分类和编号顺序将资料进行归档，并填写资料归档清单。资料归档清单一式两份，一份由资料室留存，一份交项目负责人备案。3.归档要求归档资料应与资料整理清单一致，不得遗漏或缺失。归档资料应按照规定的格式和载体进行保存，确保资料的可读性和可追溯性。电子资料应进行备份，并存储在专用的存储设备上，同时建立电子资料索引目录，便于查找和利用。四、资料保管1.保管环境资料室应保持干燥、通风、整洁，温度和湿度应符合资料保管要求。资料室内应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。2.保管方式纸质资料应分类存放在专用的档案柜中，档案柜应标识清晰，便于查找。电子资料应按照类别和年份分别存储在不同的文件夹中，并建立相应的索引目录。对于重要的资料，应进行备份，并分别存储在不同的介质和地点，以防丢失或损坏。3.保管期限项目资料的保管期限应按照国家和行业相关规定执行。一般情况下，项目前期文件、施工过程资料、监理资料等应长期保存；竣工验收资料应保存至工程保修期满后若干年。对于超过保管期限的资料，应按照规定进行鉴定和销毁。五、资料借阅1.借阅范围因工作需要，项目部内部人员可借阅资料室的相关资料。外单位人员因特殊原因需要借阅资料的，须经项目负责人批准。2.借阅手续借阅人应填写资料借阅申请表，注明借阅资料的名称、编号、借阅时间和用途等。资料室管理员对借阅申请表进行审核，经项目负责人批准后，方可办理借阅手续。借阅人应在借阅申请表上签字确认，并领取借阅的资料。3.借阅期限项目部内部人员借阅资料的期限一般不得超过两周，如需延期，应办理续借手续。外单位人员借阅资料的期限一般不得超过一周，特殊情况需经项目负责人批准。4.借阅要求借阅人应妥善保管借阅的资料，不得转借他人，不得在资料上涂改、损坏或丢失。借阅人应按时归还资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。资料归还时，资料室管理员应检查资料的完整性和完好性，如发现问题，应及时向借阅人提出。六、资料查阅1.查阅范围项目部内部人员因工作需要可查阅资料室的相关资料。外单位人员因工作需要查阅资料的，须经项目负责人批准。2.查阅手续查阅人应填写资料查阅申请表，注明查阅资料的名称、编号、查阅时间和用途等。资料室管理员对查阅申请表进行审核，经项目负责人批准后，方可办理查阅手续。3.查阅要求查阅人应在资料室管理员指定的地点查阅资料，不得将资料带出资料室。查阅人应爱护资料，不得在资料上涂改、损坏或标记。查阅人如需复印或摘录资料，应经资料室管理员同意，并按照规定办理相关手续。七、资料保密1.保密范围涉及项目机密的资料，如项目成本预算、技术方案、商业机密等。业主、设计单位、监理单位等提供的保密文件。其他需要保密的项目资料。2.保密措施资料室管理员应严格遵守保密制度，对保密资料进行单独存放和管理。未经项目负责人批准，任何人不得擅自查阅、复印或传播保密资料。在资料的借阅和查阅过程中，资料室管理员应提醒借阅人和查阅人注意保密事项。对于涉及保密的电子资料，应设置访问权限和密码保护，防止信息泄露。八、资料销毁1.销毁范围超过保管期限且无保存价值的资料。已完成项目且不再需要的资料。因各种原因需要销毁的其他资料。2.销毁流程资料室管理员定期对资料进行清查盘点，确定需要销毁的资料清单。资料销毁清单应报项目负责人审核批准。经批准后，资料室管理员组织专人对需要销毁的资料进行销毁。资料销毁过程应进行记录，记录内容包括销毁资料的名称、数量、销毁时间和销毁方式等。资料销毁记录应保存一定期限，以备查阅。3.销毁方式对于纸质资料，一般采用粉碎或焚烧的方式进行销毁。对于电子资料，应采用专业的数据擦除软件对存储设备进行擦除处理，确保数据无法恢复。九、监督与考核1.监督检查项目负责人定期对资料室管理工作进行监督检查，确保资料室管理制度的有效执行。资料室管理员应定期对资料室的资料进行清查盘点，发现问题及时整改。2.考核评价建立资料室管理工作考核评价机制，对资料室管理员和各部门资料员的工作进行考核评价。考核评价内容包括资料收集的及时性和完整性、资料整理的规范性、资料归档的准确性、资料保管的安全性、资料借阅和查阅的服务质量等方面。对于考核评价结果优秀的人员，给予表彰和奖励；对于考核评价不达标或违反资料室管理制度的人员，给予批评教育