合同执行管理制度

合同执行管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司合同执行流程，确保合同得到有效履行，维护公司合法权益，降低经营风险，提高公司经济效益和管理水平。2.适用范围本制度适用于公司所有签订的合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同等。3.职责分工合同管理部门：负责合同的统一编号、归档、保管以及合同执行情况的跟踪、监督和协调。业务部门：作为合同执行的主体，负责合同的具体履行，包括按照合同约定组织生产、供货、服务等，并及时向合同管理部门反馈合同执行进展情况。财务部门：负责根据合同约定进行款项收付、账务处理，并对合同执行过程中的财务风险进行监控。法务部门：为合同的签订、履行提供法律支持，审查合同条款的合法性、有效性，处理合同纠纷等法律事务。二、合同签订1.合同谈判业务部门在签订合同前，应就合同涉及的标的、数量、质量、价格、履行期限、履行地点、违约责任等主要条款进行充分谈判，与对方达成一致意见。谈判过程中应做好记录，形成谈判纪要。2.合同起草合同原则上由业务部门负责起草。合同文本应使用规范的语言文字，条款应明确、具体、完整，避免模糊不清或歧义。涉及法律专业问题的，应征求法务部门意见。3.合同审核业务部门审核：业务部门负责人应对合同草案进行审核，重点审查合同条款是否符合业务需求，权利义务是否对等，违约责任是否明确等。财务部门审核：财务部门应审核合同中的付款方式、结算期限、发票开具等财务条款，确保合同执行过程中的资金安全和财务合规。法务部门审核：法务部门对合同的合法性、有效性进行审查，重点审查合同条款是否违反法律法规强制性规定，是否存在潜在法律风险等。对于重大合同或法律关系复杂的合同，法务部门应出具书面法律意见。4.合同审批经各部门审核通过的合同，按照公司内部审批流程提交审批。审批流程应明确各级审批权限和审批时限，确保合同及时得到审批。审批通过后的合同方可签订。5.合同签订合同由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。合同签订后，合同管理部门应及时进行编号、归档，并将合同副本分发给相关业务部门和财务部门。三、合同执行1.任务分配与交底业务部门应根据合同约定，制定详细的合同执行计划，明确各项任务的责任人、时间节点和质量要求，并将合同执行计划传达给相关人员。同时，组织合同执行人员进行交底，确保其熟悉合同条款和执行要求。2.进度跟踪合同执行人员应定期向业务部门负责人汇报合同执行进度，业务部门负责人应及时掌握合同执行情况，并向合同管理部门反馈。合同管理部门应建立合同执行进度台账，对合同执行情况进行动态跟踪，及时发现问题并协调解决。3.质量控制业务部门应按照合同约定的质量标准组织生产、供货或提供服务，确保产品或服务质量符合要求。质量控制部门应加强对合同执行过程中产品或服务质量的监督检查，发现质量问题及时督促业务部门整改。4.款项收付财务部门应根据合同约定的付款方式和结算期限，及时办理款项收付手续。付款前，应审核相关业务部门提交的付款申请及supportingdocuments，确保付款依据充分、手续齐全。对于涉及预付款项的合同，财务部门应严格按照公司预付款管理制度进行审批和管理，防范预付款风险。业务部门应及时向财务部门提供发票开具信息，确保发票开具及时、准确。财务部门应按照税收法律法规规定，及时进行发票管理和税务处理。5.变更管理合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同条款的，业务部门应及时与对方协商，并签订书面变更协议。变更协议应按照原合同审批流程进行审批，并及时通知合同管理部门、财务部门等相关部门。合同管理部门应做好变更协议的归档工作。6.风险管理业务部门在合同执行过程中应密切关注可能出现的风险因素，如市场变化、对方违约等，并及时采取应对措施。财务部门应加强对合同执行过程中财务风险的监控，如发现财务风险预警信号，应及时向业务部门和管理层报告，并提出防范措施建议。法务部门应参与合同执行过程中的重大决策，提供法律支持和风险防范建议，处理合同纠纷等法律事务。四、合同验收1.验收准备业务部门应在合同约定的交付期限届满前，通知相关部门和人员做好验收准备工作。验收人员应熟悉合同约定的验收标准和要求。2.验收实施验收人员应按照合同约定的验收标准和程序，对产品或服务进行全面验收。验收过程中应做好记录，形成验收报告。对于验收合格的产品或服务，业务部门应及时办理接收手续；对于验收不合格的产品或服务，业务部门应要求对方限期整改或采取其他补救措施，直至验收合格。3.验收报告验收报告应包括验收依据、验收范围、验收标准、验收方法、验收结果等内容，并由验收人员签字确认。验收报告应及时提交给合同管理部门归档保存。五、合同结算1.结算申请业务部门应在合同约定的结算期限届满后，及时向财务部门提交结算申请。结算申请应包括合同编号、结算金额、结算依据、付款方式等内容，并附相关supportingdocuments，如发票、验收报告、对账单等。2.结算审核财务部门收到结算申请后，应按照合同约定和公司财务管理制度进行审核。审核内容包括结算金额是否准确、付款方式是否符合合同约定、相关supportingdocuments是否齐全等。对于审核中发现的问题，财务部门应及时与业务部门沟通核实。3.结算审批经财务部门审核通过的结算申请，按照公司内部审批流程提交审批。审批通过后，财务部门应及时办理款项支付手续。4.结算归档财务部门应将结算过程中的相关文件、资料整理归档，包括结算申请、审核意见、审批文件、付款凭证等，以便日后查阅和审计。六、合同纠纷处理1.纠纷预警业务部门在合同执行过程中如发现可能引发合同纠纷的迹象，应及时向合同管理部门和法务部门报告，并采取相应的防范措施。2.纠纷协商合同纠纷发生后，业务部门应首先与对方进行协商，争取通过友好协商解决纠纷。协商过程中应做好记录，明确双方的观点和意见。3.纠纷处理方案制定如协商不成，法务部门应会同业务部门、财务部门等相关部门制定纠纷处理方案。纠纷处理方案应包括纠纷的基本情况、处理目标、处理策略、法律依据等内容。4.纠纷处理实施根据纠纷处理方案，相关部门应积极采取措施处理合同纠纷。如通过诉讼、仲裁等法律途径解决纠纷的，法务部门应负责组织相关证据材料，委托律师代理诉讼或仲裁活动。5.纠纷处理结果跟踪纠纷处理过程中，业务部门应及时向合同管理部门反馈处理进展情况。纠纷处理结束后，业务部门应将纠纷处理结果报告合同管理部门备案。同时，合同管理部门应组织对纠纷处理情况进行总结分析，提出改进措施和建议，避免类似纠纷再次发生。七、合同档案管理1.档案收集合同管理部门应负责收集合同执行过程中形成的各类文件、资料，包括合同文本、谈判纪要、变更协议、验收报告、结算凭证、纠纷处理文件等，并进行整理、分类。2.档案整理合同管理部门应按照档案管理的要求，对收集到的合同档案进行整理。整理内容包括文件编号、日期、标题、正文、附件等，并编制档案目录。3.档案归档整理后的合同档案应及时归档保存。档案应存放于专门的档案柜或档案库中，并按照类别、年度等进行分类存放，便于查阅和管理。4.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到合同管理部门办理查阅手续。查阅档案时应在指定地点进行，不得擅自复印、拍照或带出档案原件。涉及重要合同或机密信息的档案查阅，应按照公司保密制度的规定进行审批。5.档案保管期限合同档案的保管期限应根据国家法律法规和公司内部规定执行。一般情况下，合同档案的保管期限为自合同履行完毕或终止之日起[X]年。保管期限届满后，经公司档案管理部门审核同意，可按照规定进行销毁。八、监督与考核1.监督检查合同管理部门应定期对合同执行情况进行监督检查，检查内容包括合同执行进度、质量控制、款项收付、变更管理、纠纷处理等方面。公司内部审计部门应不定期对合同执行情况进行审计监督，重点审查合同执行的合规性、有效性以及财务收支的真实性、合法性等。2.考核评价公司应建立合同执行考核评价机制，对业务部门和相关人员的合同执行情况进行考核评价。考核评价指标应包括合同履行率、客户满意度、财务指标完成情况等。考核评价结果应与业务部门和相关人员的绩效挂钩，作为薪酬分配、晋升、奖励等的重要依据。3.责任追究对于在合同执行过程中因故意或重大过失导致公司利益受损的部门和人员，公司应