工程资料员及技术资料管理制度

工程资料员及技术资料管理制度一、总则1.目的为加强工程资料管理，确保工程资料的真实性、完整性、准确性和及时性，使其能够真实反映工程建设全过程，为工程竣工验收、交付使用以及后期维护提供可靠依据，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有工程项目的资料员及技术资料管理工作，包括新建、改建、扩建等各类建设工程。3.职责分工工程资料员负责工程项目资料的收集、整理、归档、保管和移交工作。熟悉工程建设程序和相关标准规范，确保资料编制符合要求。协助项目技术负责人进行资料的审核和把关，对资料的质量负责。参与工程竣工验收，提供完整准确的工程资料。项目技术负责人对工程项目技术资料的真实性、完整性、准确性负总责。组织指导资料员进行资料的收集、整理和编制工作，审核重要资料。协调解决资料管理过程中出现的问题，确保资料管理工作顺利进行。各部门及施工班组负责及时向资料员提供本部门或本班组在工程建设过程中形成的各类资料。对所提供资料的真实性和准确性负责，并配合资料员完成资料的整理和归档工作。二、工程资料分类及内容1.基建文件项目立项批复：包括项目可行性研究报告批复、项目立项核准文件等。环境影响评价文件：环境影响报告书、报告表或登记表及其批复文件。建设用地规划许可证：表明项目用地符合城市规划要求的许可文件。建设工程规划许可证：确认建设工程符合城市规划要求的许可文件。施工许可证：准许建设工程开工的法定凭证。2.施工资料施工管理资料工程概况表：记录工程基本信息，如工程名称、地点、规模、结构类型等。施工组织设计：针对工程特点编制的施工总体部署和施工方法等文件。施工方案：对分部、分项工程施工方法的具体设计文件。技术交底记录：技术负责人向施工人员进行技术交底的记录。工程开工报审表：申请工程开工的文件，附开工报告等资料。工程复工报审表：申请工程复工的文件，附复工报告等资料。工程暂停令：因各种原因下达的工程暂停施工指令。工程施工日志：记录每日工程施工情况，包括天气、施工部位、人员、设备等。施工技术资料图纸会审记录：建设、监理、施工等单位对施工图纸进行会审的记录，包括提出的问题及解决办法。设计变更通知单：设计单位对原设计进行变更的通知文件。工程洽商记录：建设、监理、施工等单位就工程事项进行协商达成一致的记录。技术核定单：对施工中技术问题进行核定的文件。施工测量放线记录：包括工程定位测量、基槽验线、楼层放线等记录。地基与基础工程施工资料：如地基处理记录、桩基施工记录、地基承载力检测报告等。混凝土工程施工资料：混凝土配合比设计通知单、混凝土浇筑记录、混凝土试块抗压强度试验报告等。砌体工程施工资料：砌体材料质量证明文件、砌筑砂浆配合比设计通知单、砂浆试块抗压强度试验报告等。钢结构工程施工资料：钢材质量证明文件、钢结构焊接工艺评定报告、焊缝探伤检测报告等。屋面及防水工程施工资料：屋面防水施工记录、防水材料质量证明文件、屋面蓄水试验记录等。建筑电气工程施工资料：电气设备材料质量证明文件、电气绝缘电阻测试记录、接地电阻测试记录等。建筑给水排水及采暖工程施工资料：管材管件质量证明文件、管道打压试验记录、卫生器具满水试验记录等。通风与空调工程施工资料：通风设备材料质量证明文件、通风系统调试记录、空调系统试运行记录等。施工物资资料工程物资选样送审表：记录工程物资选型报审情况。工程物资进场报验表：附物资质量证明文件，申请物资进场验收的文件。原材料、构配件、设备质量证明文件：包括钢材、水泥、砂石、构配件、设备等的质量证明文件，如质量合格证、质量检验报告等。物资复试报告：对需复试的物资进行复试后的报告，如钢材的力学性能复试报告、水泥的安定性复试报告等。施工记录隐蔽工程验收记录：对隐蔽工程施工过程及质量情况进行验收的记录，如地基隐蔽、基础钢筋隐蔽等。预检记录：对施工前预先检查的项目进行记录，如模板预检、设备基础预检等。施工检查记录：对施工过程中各项检查情况进行记录，如混凝土浇筑前检查、砌体施工质量检查等。交接检查记录：不同施工单位或施工班组之间交接工作的检查记录。施工试验记录各类原材料、构配件的试验记录：如钢筋拉伸试验、水泥胶砂强度试验等。施工过程中的功能性试验记录：如混凝土回弹试验、结构实体检测报告等。设备试运行记录：对设备进行试运行的记录，包括试运行时间、运行情况等。施工质量验收资料检验批质量验收记录：对分项工程中各检验批施工质量进行验收的记录。分项工程质量验收记录：汇总各检验批质量验收情况，对分项工程质量进行验收的记录。分部（子分部）工程质量验收记录：对分部工程所含分项工程质量及质量控制资料等进行验收的记录。单位（子单位）工程质量竣工验收记录：对单位工程所含分部工程质量及观感质量等进行验收的记录，附工程竣工报告等资料。3.监理资料监理管理资料监理规划：监理单位针对工程项目编制的监理工作总体计划。监理实施细则：对监理工作具体内容、方法、措施等的详细设计文件。监理月报：每月向建设单位汇报工程监理情况的报告。监理会议纪要：监理例会、专题会议等会议的纪要。监理工作日志：记录监理每日工作情况，包括工程进度、质量、安全等方面的检查情况。监理工作资料施工组织设计/（专项）施工方案报审表：审核施工单位报送的施工组织设计或专项施工方案。工程开工令：下达工程开工的指令文件。工程暂停令：因各种原因下达的工程暂停施工指令，与施工单位的工程暂停令相对应。工程复工令：批准工程复工的指令文件。监理通知单：对施工单位存在的问题下达的整改通知。监理工作联系单：与施工单位、建设单位等各方进行工作联系的文件。旁站监理记录：对关键部位、关键工序施工过程进行旁站监理的记录。见证取样和送检见证记录：见证施工单位进行取样送检过程的记录。工程质量控制资料原材料、构配件、设备质量审核记录：对施工单位报送的物资质量证明文件进行审核的记录。检验批、分项工程质量验收审核记录：审核施工单位报送的检验批、分项工程质量验收记录。分部（子分部）工程质量验收审核记录：审核施工单位报送的分部（子分部）工程质量验收记录。工程质量问题整改报告：对施工单位整改情况进行跟踪检查后形成的报告。工程进度控制资料工程开工报审表审核意见：对施工单位工程开工报审表的审核意见。工程进度计划审核记录：审核施工单位报送的工程进度计划。工程进度款支付审核记录：审核施工单位工程进度款支付申请。工程暂停及复工对工期影响分析报告：分析工程暂停及复工对工期影响的报告。工程造价控制资料工程计量报审表审核意见：对施工单位工程计量报审表的审核意见。工程款支付证书：经审核后向建设单位签发的工程款支付证书。工程变更费用报审表审核意见：审核施工单位报送的工程变更费用报审表。费用索赔报审表审核意见：审核施工单位费用索赔报审表。工程竣工验收资料工程竣工预验收报告：组织施工单位进行工程竣工预验收后形成的报告。工程质量评估报告：对工程质量进行评估的报告。工程竣工验收备案表：工程竣工验收合格后向建设行政主管部门备案的表格。工程竣工验收报告：建设单位组织各方进行工程竣工验收后形成的报告。三、工程资料管理流程1.资料收集资料员应在工程建设过程中及时收集各类资料，主动与各部门及施工班组沟通协调，明确资料收集的范围、内容和要求。各部门及施工班组应按照资料员的要求，按时提供本部门或本班组形成的资料，确保资料的真实性和完整性。资料应包括原始记录、文件、报表、证书等。资料员在收集资料时，应认真核对资料的内容，检查资料的签字、盖章等手续是否齐全，对于不符合要求的资料，应及时要求相关部门或人员进行补充或更正。2.资料整理资料员对收集到的资料进行分类整理，按照工程资料分类及内容的要求，将资料分别归入相应的类别中。对每份资料进行编号，建立资料目录，确保资料的有序存放和便于查找。编号应具有唯一性和系统性，能够准确反映资料的类别、年份、顺序等信息。对资料进行审核，检查资料的内容是否真实、准确、完整，数据是否一致，签字、盖章是否齐全等。对于审核中发现的问题，及时与相关部门或人员沟通解决。对整理好的资料进行装订，装订应整齐、牢固，目录页应清晰可辨。装订时应注意资料的顺序和页码，确保资料的完整性和美观性。3.资料归档整理好的资料应及时归档保存，归档资料应一式多份，分别按照不同的要求进行存放。一般应包括原件一份，复印件若干份，复印件应注明"与原件一致"，并加盖提供单位公章。归档资料应存放在专门的资料室或档案柜中，资料室应保持干燥、通风、整洁，防止资料受潮、发霉、损坏等。建立资料归档台账，记录资料的归档时间、类别、名称、编号、份数等信息，便于查询和管理。4.资料保管资料员负责资料的日常保管工作，定期对资料进行检查和盘点，确保资料的安全和完整。对重要资料应采取备份措施，如电子文档备份、复印件存档等，防止资料丢失或损坏。资料保管期限应按照国家和地方有关规定执行，对于超过保管期限的资料，应按照规定进行销毁或妥善处理。5.资料移交在工程竣工验收合格后，资料员应按照合同要求和相关规定，将工程资料及时移交给建设单位或相关部门。移交资料时，应填写资料移交清单，双方签字确认，确保资料移交的准确性和完整性。对建设单位或相关部门提出的资料移交问题，应及时进行整改和补充，直至符合要求为止。四、工程资料编制要求1.真实性工程资料应如实反映工程建设的实际情况，不得伪造、篡改资料内容。资料中的数据、文字、图表等应与工程实际相符，各项记录应真实可靠。2.完整性工程资料应涵盖工程建设全过程的各个环节，包括基建文件、施工资料、监理资料等，不得遗漏重要资料。资料的内容应完整，签字、盖章、附件等应齐全。3.准确性工程资料中的数据应准确无误，计算应正确，文字表述应清晰、规范。资料的编号、日期、格式等应符合要求，不得出现错误或混乱。4.及时性工程资料应随工程进度同步收集、整理和编制，及时反映工程建设情况。不得拖延资料的编制和整理，确保资料的时效性。5.规范性工程资料的编制应符合国家和地方现行的有关标准规范及工程建设档案管理的规定。资料的格式、字体、纸张大小等应统一规范，签字、盖章应符合要求。五、工程资料审核与审批1.资料审核资料员对收集整理好的资料进行初步审核，检查资料的完整性、准确性、规范性等。审核内容包括资料的签字、盖章、编号、日期、内容等是否符合要求。项目技术负责人对资料员审核后的资料进行进一步审核，重点审核资料的真实性和与工程实际的相符性。对重要资料应进行详细审查，提出审核意见。监理单位对施工单位报送的工程资料进行审核，审核内容包括资料的完整性、准确性、真实性、合规性等。监理工程师应按照监理规范的要求，对资料进行认真审查，并签署审核意见。2.资料审批对于需要审批的工程资料，如施工组织设计、施工方案、工程开工报审表等，应按照规定的程序进行审批。审批人应认真审查资料内容，签署审批意见。施工组织设计、施工方案等重要资料应由项目技术负责人审核后，报公司技术负责人审批。审批通过后方可实施。工程开工报审表、工程复工报审表等应经项目技术负责人、监理单位总监理工程师审批后，方可下达开工或复工指令。六、工程资料信息化管理1.建立电子资料档案利用计算机技术建立工程资料电子档案，将纸质资料进行扫描或录入，形成电子文档。电子文档应分类存放，便于查询和管理。电子资料档案应建立索引目录，与纸质资料档案相对应，确保电子资料与纸质资料的一致性和完整性。2.资料信息化管理系统建立工程资料信息化管理系统，实现资料的在线收集、整理、审核、审批、存储和查询等功能。通过信息化管理系统，提高资料管理的效率和准确性。资料员应熟练掌握信息化管理系统的操作，及时将工程资料录入系统，并按照系统要求进行资料的流转和审批。利用信息化管理系统对资料进行统计分析，生成各类报表和报告，为工程管理提供决策依据。3.数据安全与备份加强工程资料信息化管理系统的数据安全保护，设置不同的用户权限，防止数据泄露和非法修改。定期对电子资料进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放，防止因意外事件导致数据丢失。七、工程资料保密管理1.保密制度建立工程资料保密制度，明确保密责任和保密范围。所有参与工程建设的人员应严格遵守保密制度，不得泄露工程资料中的机密信息。保密范围包括工程建设过程中的技术资料、商业秘密、合同协议等涉及工程建设单位和相关方利益的信息。2.保密措施对工程资料进行分类管理，根据保密级别设置不同的访问权限。重要资料应严格限制访问人员范围，实行专人专管。在资料的存储和传输过程中，采取加密等安全措施，防止资料被窃取或篡改。对涉及保密信息的计算机、存储设备等应加强管理，设置密码保护，防止未经授权的访问。3.保密教育对参与工程建设的人员进行保密教育，提高保密意识。保密教育应定