公司销售与收款管理制度

公司销售与收款管理制度一、总则1.目的为了规范公司销售与收款业务流程，加强销售与收款管理，确保公司销售活动的顺利进行，及时收回销售款项，降低经营风险，提高经济效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有销售与收款业务活动，包括产品销售、劳务提供等各类销售业务及其相应的收款管理。3.职责分工销售部门：负责市场调研、销售合同签订、客户关系维护、销售发货、应收账款催收等工作。财务部门：负责销售款项的核算、收款记录、应收账款账龄分析、坏账准备计提等财务管理工作，监督销售与收款业务的合规性。其他相关部门：如生产部门负责根据销售订单组织生产，物流部门负责产品的运输配送等，应积极配合销售与收款业务，确保各项工作顺利开展。二、销售政策与信用管理1.销售政策定价策略：根据产品成本、市场需求、竞争状况等因素制定合理的销售价格体系。销售价格应保持相对稳定，如需调整，应按照公司规定的审批流程进行。销售折扣与折让：明确销售折扣与折让的适用条件、审批权限和操作流程。销售折扣与折让应在合同中明确约定，并按照规定进行审批和核算。销售方式：包括直接销售、代销、赊销等多种销售方式。公司应根据客户信用状况、市场环境等因素合理选择销售方式，并制定相应的管理措施。2.信用管理信用评估：建立客户信用评估制度，对客户的信用状况进行调查、评估和分类。信用评估内容包括客户的基本情况、财务状况、经营能力、信用记录等。信用额度设定：根据客户信用评估结果，为客户设定合理的信用额度。信用额度应定期进行审查和调整，确保与客户实际信用状况相符。信用期限管理：明确不同客户的信用期限，在信用期限内给予客户一定的付款宽限期。信用期限应根据客户信用状况、行业惯例等因素合理确定，并严格执行。信用监控与预警：建立应收账款监控机制，定期对应收账款进行账龄分析、余额核对等，及时发现潜在的信用风险。对于逾期应收账款，应及时发出预警信号，并采取相应的催收措施。三、销售合同管理1.合同签订合同起草：销售部门应根据与客户达成的销售意向，起草销售合同。销售合同应明确双方的权利义务、产品或服务的规格、数量、价格、交货时间、付款方式等主要条款。合同审核：销售合同起草完成后，应提交给相关部门进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性等。财务部门应重点审核付款方式、信用条款等与收款相关的内容。合同签订：经审核无误的销售合同，由双方授权代表签字盖章后生效。销售合同应一式多份，分别由销售部门、财务部门、客户等留存。2.合同执行订单下达：销售部门根据销售合同，及时下达生产订单或发货指令给相关部门。生产部门应按照订单要求组织生产，确保产品质量和交货期。发货管理：物流部门根据发货指令，及时安排产品发货。发货前应核对产品数量、规格等信息，确保发货准确无误。发货后应及时将发货信息通知销售部门和客户，并提供相关的发货凭证。交货验收：产品交付后，客户应按照合同约定进行验收。如客户发现产品存在质量问题或其他不符合合同约定的情况，应及时通知销售部门。销售部门应协调相关部门处理客户反馈的问题，并按照合同约定承担相应的责任。3.合同变更与解除合同变更：在合同履行过程中，如因各种原因需要变更合同条款，应按照公司规定的审批流程进行。合同变更应签订书面协议，并作为原合同的补充文件。合同解除：如因不可抗力、客户违约等原因需要解除合同，应按照公司规定的审批流程进行。合同解除后，双方应按照合同约定办理相关的结算和交接手续。四、销售发货管理1.发货流程订单确认：销售部门收到客户订单后，应及时与客户确认订单信息，包括产品规格、数量、价格、交货时间等。确认无误后，将订单信息传递给相关部门。库存查询：物流部门根据订单信息查询库存情况，确认是否有足够的产品可供发货。如库存不足，应及时通知销售部门与客户协商解决。发货准备：物流部门根据订单要求，准备好产品的包装、标识等发货前的准备工作。同时，安排好运输车辆或物流渠道，确保产品能够及时、安全地送达客户手中。发货通知：发货前，物流部门应将发货信息通知销售部门和客户，包括发货日期、预计到货日期、运输方式等。销售部门应及时将发货信息告知客户，并提供相应的发货跟踪查询方式。发货操作：物流部门按照发货计划进行发货操作，确保产品准确无误地发出。发货过程中应做好相关记录，包括发货时间、发货数量、运输单号等。2.发货记录与跟踪发货记录：物流部门应建立完善的发货记录台账，详细记录每一笔发货业务的相关信息。发货记录台账应包括订单号、客户名称、产品名称、规格、数量、发货时间、运输方式、运输单号等内容。发货跟踪：销售部门应定期跟踪发货情况，及时了解产品的运输状态和到货时间。如发现发货过程中出现异常情况，应及时与物流部门沟通协调，采取相应的解决措施。到货确认：产品到达客户指定地点后，物流部门应及时通知客户进行到货确认。客户确认到货后，应将到货信息反馈给销售部门。销售部门应核实到货情况，确保客户收到的产品与订单要求一致。五、收款管理1.收款方式现金收款：对于金额较小、交易频繁的销售业务，可以采用现金收款方式。现金收款应在公司规定的营业时间内进行，并开具相应的收款收据。银行转账收款：对于金额较大、交易相对稳定的销售业务，应优先采用银行转账收款方式。销售部门应及时将客户的银行转账信息传递给财务部门，财务部门应在收到款项后及时进行核对和确认。票据收款：包括支票、汇票、本票等票据收款方式。对于采用票据收款的客户，应严格审核票据的真实性、有效性和背书连续性。财务部门应按照票据管理规定及时办理票据的入账和托收手续。2.收款流程收款通知：销售部门在与客户签订销售合同时，应明确约定付款方式和付款期限。在付款期限到期前，销售部门应及时向客户发出收款通知，提醒客户按时付款。款项收取：财务部门负责具体的款项收取工作。收到客户支付的款项后，应及时进行核对和确认，确保收款金额与销售合同约定一致。对于现金收款，应及时存入公司指定的银行账户；对于银行转账收款，应及时核对到账情况；对于票据收款，应按照票据管理规定及时办理相关手续。收款记录：财务部门应建立完善的收款记录台账，详细记录每一笔收款业务的相关信息。收款记录台账应包括收款日期、客户名称、收款金额、收款方式、收款凭证号码等内容。同时，应及时更新应收账款明细账，确保账实相符。收款核销：财务部门在收到款项后，应根据收款记录及时对应收账款进行核销。核销时应核对收款金额与应收账款余额是否一致，确保核销准确无误。对于已核销的应收账款，应在应收账款明细账中进行标记，并妥善保管相关的收款凭证和核销记录。3.逾期收款管理逾期预警：财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，对于逾期未收回的款项，应及时发出预警信号，通知销售部门采取相应的催收措施。催收措施：销售部门应根据逾期应收账款的金额大小、逾期时间长短、客户信用状况等因素，制定相应的催收策略。催收措施包括电话催收、上门催收、发送催款函、法律诉讼等。在采取催收措施时，应注意方式方法，避免对客户关系造成不良影响。催收记录：销售部门在进行逾期收款催收过程中，应做好催收记录，包括催收时间、催收方式、催收内容、客户反馈等信息。催收记录应及时反馈给财务部门，以便财务部门进行跟踪和管理。坏账处理：对于经催收仍无法收回的逾期应收账款，应按照公司规定的坏账处理程序进行处理。坏账处理应经过严格的审批流程，确保坏账损失的真实性和合理性。财务部门应按照会计准则的规定，计提相应的坏账准备，并进行账务处理。六、应收账款管理1.应收账款核算核算原则：财务部门应按照会计准则的规定，对应收账款进行准确的核算。应收账款应按照实际发生的交易金额入账，包括销售商品或提供劳务的价款、增值税销项税额等。明细核算：财务部门应建立应收账款明细账，对每一个客户的应收账款进行明细核算。明细账应详细记录客户名称、应收账款余额、发生时间、增减变动情况等信息，确保账账相符、账实相符。定期核对：财务部门应定期与销售部门核对应收账款明细账，确保双方记录一致。如发现差异，应及时查明原因并进行调整。同时，应定期与客户进行应收账款余额核对，取得客户的确认函，确保应收账款的真实性和准确性。2.应收账款账龄分析账龄分析方法：财务部门应定期对应收账款进行账龄分析，采用账龄分析法将应收账款按照账龄长短进行分类统计。账龄分析可以按照月度、季度、年度等时间间隔进行。分析结果应用：通过应收账款账龄分析，财务部门可以了解应收账款的分布情况和风险程度，为制定收款策略和坏账准备计提提供依据。对于账龄较长的应收账款，应重点关注，加大催收力度，降低坏账风险。3.应收账款风险评估风险评估指标：建立应收账款风险评估指标体系，包括应收账款周转率、逾期账款比例、坏账准备计提比例等指标。通过对这些指标的分析和计算，评估应收账款的风险程度。风险评估方法：采用定性与定量相结合的方法对应收账款进行风险评估。定性分析主要考虑客户信用状况变化、市场环境变化、行业竞争态势等因素；定量分析主要通过计算风险评估指标来确定应收账款的风险等级。风险应对措施：根据应收账款风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于风险较高的应收账款，应加强催收力度，缩短收款周期；对于信用状况恶化的客户，应及时调整信用额度和信用期限，甚至停止与其交易；同时，应合理计提坏账准备，降低坏账损失对公司财务状况的影响。七、监督与检查1.内部审计审计计划：公司内部审计部门应定期制定销售与收款业务审计计划，明确审计的范围、内容、重点和时间安排。审计计划应报公司管理层批准后实施。审计实施：内部审计部门按照审计计划对销售与收款业务进行审计。审计过程中应采用适当的审计方法，如查阅文件资料、实地观察、询问相关人员等，获取充分、适当的审计证据。审计报告：审计结束后，内部审计部门应撰写审计报告，对审计发现的问题进行详细描述，并提出相应的审计建议。审计报告应提交给公司管理层和相关部门，以便及时采取措施进行整改。2.财务监督日常监督：财务部门应加强对销售与收款业务的日常监督，审核销售合同、发货凭证、收款记录等相关文件，确保业务操作符合公司规定和财务制度。定期检查：财务部门应定期对销售与收款业务进行检查，重点检查应收账款的管理情况、收款流程的执行情况、信用政策的落实情况等。对于检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.绩效考核考核指标设定：建立销售与收款业务绩效考核制度，设定合理的绩效考核指标。考核指标应包括销售额、销售利润、应收账款周转率、逾期账款回收率、坏账损失率等。考核周期：绩效考核周期可以根据公司实际情况确定，一般为月度、季度或年度。考核结果应用：根据绩效考