应收账款催收规章制度

应收账款催收规章制度一、总则1.目的为规范公司应收账款的催收工作，加强应收账款的管理，确保公司资金的及时回收，降低坏账风险，特制定本规章制度。2.适用范围本制度适用于公司所有销售业务产生的应收账款的催收管理。3.职责分工销售部门：负责应收账款的前期管理，包括客户信用评估、合同签订、发货及应收账款的催收等工作。财务部门：负责应收账款的核算、监控、分析及提供相关财务数据支持，协助销售部门进行催收工作。法务部门：负责对应收账款催收过程中涉及的法律事务提供专业支持和指导。二、应收账款管理流程客户信用评估1.销售部门在与新客户建立业务关系前，应收集客户的基本信息，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、法定代表人身份证明、联系方式、经营状况、财务状况等。2.财务部门负责对收集到的客户信息进行分析和评估，根据客户的信用状况、经营能力、财务实力等因素，确定客户的信用等级和信用额度。3.信用等级分为A、B、C、D四级，具体标准如下：A级：客户信用状况良好，经营能力强，财务实力雄厚，具有较强的偿债能力，信用额度可适当放宽。B级：客户信用状况较好，经营能力较强，财务状况稳定，有一定的偿债能力，信用额度适中。C级：客户信用状况一般，经营能力一般，财务状况存在一定风险，偿债能力较弱，信用额度应严格控制。D级：客户信用状况较差，经营能力不足，财务状况恶化，偿债能力严重不足，应谨慎与其开展业务或拒绝合作。4.信用额度的确定应综合考虑客户的历史交易记录、预计销售额、付款周期等因素，原则上不超过客户预计年度销售额的一定比例。具体比例由公司根据实际情况确定。合同签订1.销售部门在与客户签订销售合同时，应明确约定付款方式、付款期限、逾期付款违约金等条款。付款方式应优先选择银行转账，避免现金交易。2.合同中应明确规定产品或服务的交付时间、质量标准、验收方式等内容，确保双方权利义务清晰，避免因合同纠纷导致应收账款回收困难。3.销售合同签订后，应及时将合同副本提交给财务部门备案，财务部门应根据合同条款对应收账款进行跟踪和管理。发货与开票1.销售部门应根据销售合同约定的交货时间和方式，及时组织发货。发货前，应确保货物的质量和数量符合合同要求，并办理相关的发货手续。2.货物发出后，销售部门应及时通知客户，并提供发货凭证。同时，应在规定的时间内开具发票，发票内容应与销售合同一致。3.财务部门在收到销售部门提交的发货凭证和发票后，应及时进行账务处理，确认应收账款的形成。应收账款监控与分析1.财务部门应建立应收账款台账，详细记录每笔应收账款的客户名称、合同编号、发货日期、金额、到期日、收款情况等信息。2.定期对应收账款进行账龄分析，将应收账款按照账龄分为1个月以内、13个月、36个月、612个月、12个月以上等不同区间，分析各区间应收账款的金额占比和变化趋势。3.每月末，财务部门应编制应收账款分析报告，向销售部门和管理层汇报应收账款的总体情况、账龄结构、逾期账款情况等，并提出相应的管理建议。4.销售部门应定期与客户沟通，了解客户的经营状况和付款计划，及时掌握应收账款的回收情况。对于逾期未付款的客户，应重点关注，加强催收力度。应收账款催收1.正常催收当应收账款到期前[X]天，财务部门应向销售部门发出《应收账款到期提醒函》，提醒销售部门及时跟进客户付款情况。销售部门在收到提醒函后，应安排专人与客户联系，了解客户未付款的原因，并根据实际情况协商解决方案。如客户因资金周转困难等原因需要延期付款，销售部门应要求客户提供书面的付款计划，并报财务部门备案。对于信用状况良好、因临时性资金周转困难导致逾期付款的客户，销售部门可与客户协商给予一定的宽限期，但宽限期一般不超过[X]天。在宽限期内，销售部门应持续跟进客户付款情况，确保款项按时收回。2.逾期催收当应收账款逾期超过[X]天，销售部门应启动逾期催收程序，向客户发出《应收账款逾期催收函》，明确告知客户逾期付款的后果，并要求客户在收到函件后的[X]个工作日内支付逾期款项。逾期催收函应通过专人送达、挂号信、快递等方式发送给客户，并保留相关的送达凭证。同时，销售部门应将逾期催收情况及时反馈给财务部门。对于多次逾期付款的客户，销售部门应加大催收力度，可采取上门催收、电话催收、邮件催收等多种方式相结合的方式进行催收。上门催收时，应至少安排两名工作人员，并做好相关记录。在催收过程中，如客户对逾期款项存在异议，销售部门应及时与客户沟通，核实情况。如确实存在争议，应暂停催收工作，由销售部门与客户协商解决争议。待争议解决后，再继续进行催收工作。3.重点客户催收对于应收账款金额较大、逾期时间较长、信用状况较差的重点客户，销售部门应成立专项催收小组，制定专门的催收方案，加大催收力度。专项催收小组应由销售部门负责人担任组长，成员包括销售人员、财务人员、法务人员等。催收小组应定期召开会议，分析客户情况，制定催收策略，协调各方资源，确保催收工作顺利进行。在催收过程中，如发现客户存在恶意拖欠、欺诈等行为，销售部门应及时向法务部门咨询，寻求法律支持。法务部门应根据具体情况，采取相应的法律措施，维护公司的合法权益。坏账处理1.对于经催收后仍无法收回的应收账款，销售部门应及时收集相关证据，如客户破产证明、法院判决书、仲裁裁决书等，向财务部门提出坏账核销申请。2.财务部门在收到坏账核销申请后，应会同法务部门对申请材料进行审核，核实应收账款确实无法收回的原因和证据是否充分。审核通过后，报公司管理层审批。3.公司管理层根据财务部门和法务部门的审核意见，做出是否同意坏账核销的决定。如同意核销，财务部门应按照公司财务制度的规定进行账务处理，冲减应收账款账面价值，并将相关情况记录在案。4.已核销的坏账如后期又收回，财务部门应及时进行账务处理，恢复应收账款账面价值，并将收回款项计入公司当期损益。三、应收账款催收工作流程及规范催收工作流程1.催收准备销售部门在接到财务部门的应收账款到期提醒函或逾期催收函后，应立即组织相关人员对客户的基本情况、交易记录、付款情况等进行全面梳理，了解客户未付款的原因和可能的解决方案。根据客户情况，制定具体的催收计划，明确催收人员、催收方式、催收时间节点等内容。催收计划应报销售部门负责人审批后实施。2.首次催收催收人员按照催收计划与客户取得联系，向客户说明应收账款的到期情况和逾期后果，要求客户尽快支付款项。在与客户沟通时，应注意语气和态度，保持礼貌和专业，避免与客户发生冲突。同时，应详细记录与客户沟通的内容，包括客户的反馈意见、承诺付款时间等。3.跟进催收根据首次催收的结果，对客户付款情况进行跟踪。如客户未按照承诺支付款项，催收人员应再次与客户联系，了解原因，并加强催收力度。在跟进催收过程中，可根据客户的实际情况，灵活调整催收方式。如对于信用状况较好的客户，可适当给予宽限期，并通过友好协商解决问题；对于信用状况较差、恶意拖欠的客户，应采取强硬措施，如上门催收、法律催收等。4.升级催收当应收账款逾期时间较长、金额较大或经过多次催收仍无效果时，应启动升级催收程序。升级催收可采取成立专项催收小组、委托专业催收机构、寻求法律帮助等方式进行。在升级催收过程中，应及时向销售部门负责人和公司管理层汇报催收进展情况，听取领导意见和建议，确保催收工作按照公司的决策和部署进行。5.催收总结每笔应收账款催收工作结束后，催收人员应及时撰写催收总结报告，总结催收过程中的经验教训，分析客户未付款的原因，提出改进措施和建议。催收总结报告应提交给销售部门负责人和财务部门备案，作为公司今后应收账款管理工作的参考依据。催收工作规范1.沟通规范催收人员在与客户沟通时，应使用礼貌、规范的语言，避免使用威胁、侮辱性言辞。保持冷静和耐心，认真倾听客户的意见和诉求，及时给予回应和解释。对于客户提出的合理要求，应在权限范围内尽量满足，以维护良好的客户关系。如与客户沟通出现分歧或争议，应保持克制，避免情绪化反应。及时向上级汇报，寻求解决方案，确保催收工作顺利进行。2.记录规范催收人员应建立详细的催收记录台账，对每次与客户沟通的时间、方式、内容、客户反馈意见等进行准确记录。催收记录应妥善保存，以备后续查询和核对。记录内容应真实、完整、清晰，能够反映催收工作的全过程。3.证据收集规范在催收过程中，催收人员应注意收集和保存相关证据，如客户的书面承诺、还款计划、付款凭证、沟通记录等。对于涉及法律纠纷的应收账款，应及时收集和整理相关证据，如合同、发票、发货凭证、催款函、客户签收记录等，为后续的法律诉讼或仲裁提供有力支持。4.保密规范催收人员应严格遵守公司的保密制度，对在催收过程中获取的客户信息和商业秘密予以保密，不得泄露给任何第三方。不得利用客户信息谋取私利，或采取不正当手段损害客户利益。四、应收账款催收绩效考核1.考核指标应收账款回收率：考核期内实际收回的应收账款金额与到期应收账款金额的比率。计算公式为：应收账款回收率=（实际收回金额/到期应收账款金额）×100%。逾期账款发生率：考核期内逾期未收回的应收账款金额与应收账款总额的比率。计算公式为：逾期账款发生率=（逾期未收回金额/应收账款总额）×100%。坏账率：考核期内实际发生的坏账金额与应收账款总额的比率。计算公式为：坏账率=（实际坏账金额/应收账款总额）×100%。催收费用率：考核期内为催收应收账款所发生的费用与实际收回金额的比率。计算公式为：催收费用率=（催收费用/实际收回金额）×100%。2.考核周期应收账款催收绩效考核周期为季度考核和年度考核相结合。季度考核于每季度末进行，年度考核于每年年末进行。3.考核方式销售部门负责对应收账款催收相关指标进行统计和汇总，并于考核周期结束后的[X]个工作日内提交给公司人力资源部门。人力资源部门根据销售部门提交的考核数据，结合公司制定的考核标准，对销售部门及相关催收人员进行绩效考核评分。考核评分结果将作为销售部门及催收人员绩效奖金发放、晋升、奖励等的重要依据。4.奖惩措施奖励措施对于应收账款回收率高、逾期账款发生率低、坏账率低的销售部门和催收人员，公司将给予一定的奖励，包括绩效奖金、荣誉证书、晋升机会等。对在应收账款催收工作中表现突出，成功收回大额逾期账款或避免重大坏账损失的个人，公司将给予特别奖励。惩罚措施对于应收账款回收率未达到公司规定标准、逾期账款发生率较高、坏账率较高的销售部门和催收人员，公司将视情节轻重给予相应的惩罚