公司收发文管理制度

公司收发文管理制度一、总则（一）目的为了加强公司收发文管理，确保文件传递的及时、准确、安全，提高工作效率，促进公司各项工作的规范化、制度化，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间及与外部单位之间的文件收发、传递、处理、存档等工作。（三）基本原则1.准确及时原则：确保文件内容准确无误，收发传递及时高效，不延误工作。2.安全保密原则：严格遵守保密规定，防止文件泄露，确保公司信息安全。3.规范统一原则：文件格式、编号、处理流程等遵循统一规范，便于管理和查询。二、收文管理（一）收文渠道1.公司办公室统一接收通过邮政快递、专人送达、电子邮件等方式寄送至公司的各类文件。2.各部门明确专人负责关注与本部门业务相关的外部网站、行业论坛等信息平台，及时收集涉及公司的文件资料，并报送至办公室。（二）收文登记1.办公室收到文件后，应立即进行详细登记。登记内容包括：来文日期、来文单位、文件标题、文号、密级、份数、附件等信息。2.对于重要文件或紧急文件，应在登记时特别标注，以便及时处理。（三）文件初审1.办公室对收文进行初步审核，主要检查文件的完整性、格式规范性、密级标注等。2.对于不符合要求的文件，及时与发文单位联系，要求其补充或更正。（四）文件传阅1.根据文件内容和性质，办公室确定传阅范围。一般文件传阅给相关部门负责人及需要知晓的人员；重要文件传阅给公司领导及相关部门负责人。2.办公室负责将文件放置在专门的文件传阅夹内，按照传阅顺序依次传递给相关人员。传阅人员应在文件传阅单上签字，注明传阅日期，以示负责。3.传阅过程中，传阅人员不得擅自扩大传阅范围，不得将文件带出公司或转借他人。如因工作需要暂时留存文件，应向办公室说明原因，并在规定时间内归还。（五）文件承办1.承办部门收到传阅文件后，应及时安排专人办理。办理人员要认真研究文件内容，提出具体的处理意见和措施。2.对于需要回复的文件，承办部门应在规定时间内起草回复文稿，经部门负责人审核后，报公司领导审批。3.如遇涉及多个部门的文件，由办公室协调相关部门共同研究处理，明确主办部门和协办部门，主办部门负责牵头组织办理，并及时向办公室反馈办理进度。（六）文件催办1.办公室负责对收文的办理情况进行跟踪催办。对于紧急文件或有明确办理期限的文件，要重点跟踪，确保按时办结。2.催办方式可采用电话催办、书面催办等。对于多次催办仍未及时办理的部门，办公室应向公司领导汇报，并在公司内部进行通报。（七）文件归档1.文件办理完毕后，承办部门应及时将文件原件、处理过程中形成的相关材料（如请示、批复、会议纪要等）一并整理齐全，移交至办公室进行归档。2.办公室按照档案管理的有关规定，对归档文件进行分类、编号、装订，建立电子和纸质档案，妥善保管。三、发文管理（一）发文流程1.拟稿各部门根据工作需要，由专人负责起草文件。拟稿人应确保文件内容准确、表述清晰、格式规范。文件内容应符合国家法律法规和公司相关政策规定，涉及重要事项或重大决策的文件，应进行充分调研和论证。2.审核拟稿完成后，由部门负责人对文件进行初步审核。审核内容包括文件的必要性、准确性、可行性等。对于涉及多个部门的文件，应送相关部门会签，会签部门应认真提出意见和建议，确保文件内容协调一致。3.签发经部门审核后的文件，报公司领导签发。一般性文件由分管领导签发；重要文件、涉及公司全局的文件由公司主要领导签发。领导签发时，应认真审阅文件内容，签署明确的意见和姓名、日期。4.编号文件签发后，由办公室按照公司文件编号规则进行统一编号。编号应确保唯一性，便于文件的管理和查询。5.印发办公室根据领导签发意见和编号，对文件进行排版、校对，无误后进行印发。印发份数根据文件的发送范围确定，严格控制文件印发数量，避免浪费。（二）发文格式1.公司发文统一使用A4纸打印，页面设置符合国家公文格式标准要求。2.文件标题应准确概括文件主要内容，一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。3.正文一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。4.落款包括发文单位名称和成文日期。发文单位名称应使用全称或规范化简称，置于正文右下方；成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。（三）发文范围1.上行文：主要用于向公司上级主管部门、政府相关部门等报送请示、报告等文件，如工作汇报、项目申请、政策咨询等。2.下行文：用于公司向下属部门传达工作指示、决策部署、规章制度等文件，如通知、通报、决定、批复等。3.平行文：用于公司与平级单位、合作单位等之间的沟通、协调、合作等文件，如函、会议纪要等。（四）发文登记1.办公室对每一份发文进行详细登记，登记内容包括：发文日期、发文单位、文件标题、文号、密级、主送单位、抄送单位、印发份数等。2.登记完成后，建立发文台账，以便对发文情况进行统计和查询。（五）文件发送1.对于纸质文件，办公室按照文件发送范围，通过邮政快递、专人送达等方式进行发送。发送时，应确保文件包装完好，填写清楚收件单位和地址，避免文件丢失或错发。2.对于电子文件，通过公司内部办公系统、电子邮件等方式发送给相关人员。发送电子文件时，应确保文件格式正确、内容完整，并在邮件主题中注明文件标题和文号，以便收件人及时查阅。（六）文件抄送1.根据文件内容和工作需要，确定是否需要抄送其他相关部门或人员。抄送应严格控制范围，避免不必要的抄送。2.办公室负责将文件抄送名单在发文登记时一并记录，并确保抄送文件的及时准确发送。四、文件保密管理（一）保密制度1.公司全体员工应严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息等重要文件予以保密。2.对于密级文件，应按照规定的保密级别进行管理，采取相应的保密措施，如加密存储、专人保管、限制查阅范围等。（二）文件查阅1.因工作需要查阅文件的，应填写《文件查阅申请表》，注明查阅文件的名称、文号、查阅理由等，经所在部门负责人审批后，到办公室查阅。2.查阅密级文件的，还需经公司保密管理部门批准，并在指定地点查阅，查阅过程中不得擅自摘抄、复印、拍照等。查阅人员对所查阅文件负有保密责任，不得泄露文件内容。3.办公室应建立文件查阅登记台账，记录查阅人员姓名、部门、查阅日期、查阅文件名称等信息，以便跟踪管理。（三）文件借阅1.确因工作需要借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、文号、借阅期限等，经所在部门负责人和公司分管领导审批后，到办公室办理借阅手续。2.借阅密级文件的，还需经公司主要领导批准。借阅人员应妥善保管所借文件，不得转借他人，不得擅自扩大借阅范围，不得将文件带出公司规定的区域。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员归还文件时，办公室应认真检查文件的完整性和保密性，如有损坏或丢失，应追究借阅人员的责任。（四）文件销毁1.对于已失去保存价值的文件，由办公室定期进行清理，提出销毁意见，填写《文件销毁申请表》，经公司分管领导审批后进行销毁。2.销毁文件时，应采用适当的方式进行，如粉碎、焚烧等，确保文件信息无法恢复。销毁过程应进行记录，包括销毁文件的名称、文号、数量、销毁时间、销毁方式等，参与销毁人员应签字确认。3.涉及公司商业秘密、敏感信息等重要文件的销毁，应按照公司保密管理规定，采取更加严格的保密措施，必要时可委托专业机构进行销毁。五、监督与考核（一）监督检查1.公司办公室定期对各部门的收发文管理情况进行监督检查，重点检查文件的收发登记、传阅办理、归档保管等环节是否符合规定。2.对于发现的问题，及时提出整改意见，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核机制1.将收发文管理工作纳入公司部门绩效考核体系，对收发文管理工作规范、及时、准确的部门和个人给予适当奖励；对工作不力、出现失误的部门和个人进行相应的处罚。2.考核内容包括