发票管理制度

发票管理制度一、总则1.目的为加强公司发票管理，规范发票开具、取得、保管及使用行为，防范税务风险，保障公司合法权益，根据《中华人民共和国发票管理办法》及其实施细则等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司及所属各部门在生产经营活动中涉及发票的各类事项。3.职责分工财务部负责制定和完善公司发票管理制度，并组织实施和监督。负责发票的购买、保管、发放、缴销等工作。负责指导、审核公司各部门发票的开具、取得及使用情况。负责税务申报及缴纳工作，确保发票使用符合税务法规要求。各业务部门负责本部门业务活动中发票的申请、开具、取得及传递等工作。按照发票管理规定，妥善保管取得的发票及相关业务资料。配合财务部做好发票管理相关工作，接受财务部的监督和检查。二、发票的种类及适用范围1.发票种类增值税专用发票：适用于公司与一般纳税人之间的销售货物、提供应税劳务或应税服务等交易。增值税普通发票：包括折叠票、卷票和电子普通发票，适用于公司与小规模纳税人、个人消费者之间的销售交易，以及增值税应税项目中不得开具专用发票的其他情形。机动车销售统一发票：用于公司销售机动车时开具。通用机打发票：根据业务实际需要，在特定地区或行业使用的发票。2.适用范围公司销售货物、提供加工修理修配劳务、销售服务、无形资产或者不动产，应按照规定向购买方开具发票。公司购买货物、接受劳务或服务等，应向销售方取得合法有效的发票。三、发票的开具1.开具原则发票开具应按照实际销售情况如实开具，不得根据购买方要求填开与实际交易不符的内容。发票开具的项目应齐全，与实际交易相符；字迹清楚，不得压线、错格；发票联和抵扣联应加盖发票专用章。开具发票应当按照规定的时限、顺序、栏目，全部联次一次性如实开具，并加盖发票专用章。2.开具流程业务部门申请：业务部门在发生销售业务并确认收入实现后，填写《发票开具申请表》，详细注明客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税额等信息，并提交相关业务合同或协议等资料作为附件。财务部审核：财务部收到《发票开具申请表》及相关资料后，对开票信息的准确性、完整性以及业务的真实性进行审核。审核内容包括客户信息是否正确、交易内容是否符合公司经营范围及业务实际情况、金额与税额计算是否准确等。如审核无误，在申请表上签字确认；如发现问题，及时与业务部门沟通并要求其修改完善。发票开具：经财务部审核通过后，开票人员根据审核后的信息，通过防伪税控系统或其他开票软件开具发票。开具发票时，应确保发票代码、号码与纸质发票一致，发票内容与申请表及相关资料相符。发票交付：发票开具后，由业务部门负责将发票及时交付给客户。对于增值税专用发票，原则上应通过邮寄或专人送达等方式确保客户能安全、及时收到发票，并要求客户在发票签收单上签字确认。如客户有特殊要求，需自提发票的，应要求客户出示有效身份证件，并做好登记记录。3.开具时限公司应按照增值税纳税义务发生时间开具发票。采取直接收款方式销售货物，不论货物是否发出，均为收到销售款或者取得索取销售款凭据的当天；先开具发票的，为开具发票的当天。采取托收承付和委托银行收款方式销售货物，为发出货物并办妥托收手续的当天。采取赊销和分期收款方式销售货物，为书面合同约定的收款日期的当天，无书面合同的或者书面合同没有约定收款日期的，为货物发出的当天。采取预收货款方式销售货物，为货物发出的当天，但生产销售生产工期超过12个月的大型机械设备、船舶、飞机等货物，为收到预收款或者书面合同约定的收款日期的当天。委托其他纳税人代销货物，为收到代销单位的代销清单或者收到全部或者部分货款的当天。未收到代销清单及货款的，为发出代销货物满180天的当天。销售应税劳务，为提供劳务同时收讫销售款或者取得索取销售款的凭据的当天。视同销售货物行为，为货物移送的当天。四、发票的取得1.取得原则公司在购买货物、接受劳务或服务等经济活动中，应向销售方取得合法有效的发票。取得的发票应符合国家税收法律法规及发票管理规定，发票内容应真实、完整、准确。不得取得虚开发票、伪造发票、作废发票等不符合规定的发票，不得要求销售方开具与实际交易不符的发票。2.取得流程业务经办：业务部门在发生采购业务时，应主动向销售方索取发票。经办人员应认真审核发票的基本信息，包括发票名称、发票代码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、数量、单价、金额、税额、发票专用章等，确保发票内容与实际交易相符。发票审核：业务经办人员取得发票后，应及时将发票及相关业务资料提交给本部门负责人进行初审。初审内容包括发票的真实性、完整性、合规性以及与业务的关联性等。如初审通过，在发票背面签字确认，并连同其他业务资料一并提交给财务部进行复审。财务部复审：财务部收到业务部门提交的发票及相关资料后，进行全面复审。复审除关注发票的基本信息外，还重点审核发票的开具内容是否符合税收法规规定、发票格式是否规范、发票专用章是否清晰有效、发票与业务合同或协议是否一致等。如复审发现问题，应及时与业务部门沟通，要求其与销售方联系更换或补正发票。发票入账：经财务部复审无误的发票，按照公司财务核算规定及时进行账务处理。对于增值税专用发票，应在规定期限内进行认证抵扣，确保公司合法权益。3.特殊情况处理若因特殊原因无法取得发票，业务部门应及时向财务部说明情况，并提供相关证明材料，如合同协议、付款凭证、对方收款收据等。财务部根据实际情况进行评估，在确保业务真实、合理的前提下，按照公司财务制度规定进行相应处理。如取得的发票存在错误，应及时与销售方联系，要求其重新开具正确的发票。如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，应取得销售方开具的红字发票及证明材料，并按照规定进行相应的账务处理。五、发票的保管1.保管责任财务部设立专门的发票保管岗位，负责公司发票的日常保管工作。发票保管人员应具备责任心强、熟悉发票管理规定等条件。各业务部门应指定专人负责本部门取得发票及相关业务资料的临时保管，并按照财务部要求及时移交发票。2.保管要求发票应存放于安全、干燥、防火、防潮、防虫的专用场所，确保发票的完整性和安全性。增值税专用发票应按照税务机关的要求进行专柜存放，并实行专人专管。发票保管人员应建立发票保管台账，详细记录发票的种类、号码、开具日期、取得日期、开具金额、取得金额、领用情况、缴销情况等信息，确保账实相符。已开具的发票存根联和发票登记簿，应当保存5年。保存期满，报经税务机关查验后销毁。3.盘点清查财务部应定期对发票进行盘点清查，确保发票的实际数量与保管台账记录一致。盘点清查工作至少每年进行一次，并形成盘点报告。如发现发票丢失、被盗、损毁等情况，应立即向财务部负责人报告，并及时采取措施进行挂失、补办等处理。同时，按照税务机关的要求，办理相关手续，接受税务机关的处罚。六、发票的使用1.使用范围公司发票仅限于在公司正常生产经营活动中，按照规定用途开具和使用，不得转借、转让、代开发票，不得自行扩大发票使用范围。不得利用发票进行虚开、虚抵税款等违法违规行为。2.使用登记发票保管人员应建立发票使用登记制度，对发票的领用、开具、作废、红字冲销等情况进行详细登记。登记内容包括发票号码、开具日期、购买方信息、销售方信息、货物或应税劳务、服务名称、金额、税额、领用人签字等。业务部门领用发票时，应填写《发票领用申请表》，注明领用发票的种类、数量、用途等信息，并经部门负责人签字批准后，到财务部办理领用手续。发票保管人员按照申请表内容发放发票，并在使用登记台账上进行记录。3.作废与红字发票处理作废发票：开具发票后，如发生销货退回、开票有误、应税服务中止等情形但不符合发票作废条件，或者因销货部分退回及发生销售折让的，不得随意作废发票。如因特殊原因需要作废发票，应在防伪税控系统或其他开票软件中按照规定程序进行操作，并在纸质发票上注明"作废"字样，全联次留存。同时，在发票使用登记台账上注明作废原因及日期等信息。红字发票：开具红字发票应按照国家税务总局的相关规定执行。一般情况下，由购买方或销售方在增值税发票管理新系统中填开并上传《开具红字增值税专用发票信息表》，经税务机关系统校验通过后，销售方凭税务机关系统校验通过的《信息表》开具红字专用发票。开具红字发票时，应在发票上注明对应的蓝字发票信息，并在发票使用登记台账上详细记录红字发票开具的原因、对应蓝字发票号码及开具日期等信息。七、税务申报与缴纳1.税务申报财务部应按照国家税收法律法规及税务机关的要求，及时、准确地进行纳税申报。纳税申报资料包括增值税纳税申报表、发票领用存报表、财务报表等相关资料。在申报过程中，应认真核对发票开具金额、税额等信息，确保申报数据与发票实际情况相符。如发现申报数据有误，应及时进行调整，并向税务机关说明情况。2.税款缴纳根据税务机关核定的纳税期限和金额，财务部应及时足额缴纳税款。缴纳税款时，应通过银行转账等合法方式进行，并取得完税凭证。定期对税款缴纳情况进行核对和分析，确保公司纳税义务的履行符合法律法规要求，避免出现逾期缴纳税款等情况导致的税务风险。八、监督与检查1.内部监督财务部应定期对公司各部门发票的开具、取得、保管及使用情况进行检查和监督，确保发票管理工作符合制度要求。检查内容包括发票开具是否规范、取得发票是否合法有效、发票保管是否安全完整、发票使用是否符合规定等。各业务部门应配合财务部的监督检查工作，如实提供发票及相关业务资料。对于检查中发现的问题，财务部应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。2.外部检查应对如遇税务机关等外部部门对公司发票管理情况进行检查，财务部应积极配合，如实提供相关资料和信息。对于检查中提出的问题，应认真分析原因，及时整改，并按照要求提交整改报告。根据外部检查反馈的意见和建议，及时修订和完善公司发票管理制度，加强发票管理工作，防范税务风险。九、违规处理1.对于违反本制度规定，有下列行为之一的，由公司视情节轻重给予相应的处罚：未按照规定开具发票的，责令改正，没收违法所得，可以并处1万元以下的罚款；有违法所得的予以没收。未按照规定取得发票的，不得作为财务报销凭证，由税务机关责令限期改正，可以并处1万元以下的罚款。转借、转让、代开发票的，由税务机关没收违法所得，没收作案工具，可以并处1万元以下的罚款；情节严重的，并处1万元以上3万元以下的罚款；有违法所得的予以没收。虚开发票的，由税务机关没收违法所得；虚开金额在1万元以下的，可以并处5万元以下的罚款；虚开金额超过1万元的，并处5万元以上50万元以下的罚款；构成犯罪的，依法追究刑事责任。私自印制、伪造、变造发票，非法制造发票防伪专用品，伪造发票监制章的，由税务机关没收违法所得，没收作案工具，并处1万元以上5万元以下的罚款；情节严重