河南省电力公司输变电工程档案管理实施细则

河南省电力公司输变电工程档案管理实施细则第一章总则第一条目的为加强河南省电力公司输变电工程档案管理，确保工程档案的完整、准确、系统、有效，充分发挥工程档案在工程建设、生产运行、维护检修等方面的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际，制定本细则。第二条适用范围本细则适用于河南省电力公司系统内新建、扩建、改建的输变电工程档案管理。第三条基本原则1.统一领导、分级管理原则。公司总部负责制定输变电工程档案管理的总体要求和标准规范，各单位按照职责分工，负责本单位输变电工程档案的具体管理工作。2.全过程管理原则。档案管理工作应贯穿输变电工程规划、设计、施工、调试、竣工验收等全过程，确保档案与工程建设同步进行。3.真实性、完整性、准确性、系统性原则。工程档案应如实反映工程建设实际情况，内容完整、数据准确、分类科学、便于查找利用。第二章管理职责第四条公司总部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和行业标准，制定公司输变电工程档案管理的规章制度和标准规范。2.指导、监督、检查各单位输变电工程档案管理工作，协调解决档案管理工作中的重大问题。3.组织对公司系统内重大输变电工程档案的验收和考核。第五条建设管理单位职责1.负责组织建立本单位输变电工程档案管理网络，明确档案管理部门和人员职责。2.制定本单位输变电工程档案管理制度和实施细则，组织档案管理业务培训。3.负责收集、整理、归档本单位输变电工程建设过程中形成的各类文件材料，对所属参建单位档案管理工作进行指导、监督和检查。4.组织编制输变电工程档案分类大纲和案卷目录，组织档案的预验收和竣工验收工作。5.负责向公司总部移交工程档案，并做好档案的日常保管和利用工作。第六条设计单位职责1.按照国家和行业有关规定，负责收集、整理、归档输变电工程设计阶段形成的文件材料，确保设计文件的完整性和准确性。2.配合建设管理单位做好设计变更文件的编制、审核和归档工作。3.对归档的设计文件质量负责，按照档案管理要求进行组卷和编目。第七条施工单位职责1.建立健全本单位输变电工程档案管理制度，配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位施工过程中形成的文件材料的收集、整理、归档工作。2.按照工程建设进度，及时整理施工文件，确保文件材料的真实、完整、准确，符合档案管理要求。3.负责编制施工文件的案卷目录，向建设管理单位移交施工档案，并协助做好档案验收工作。第八条监理单位职责1.负责审核施工单位报送的工程档案，对档案的完整性、准确性进行监督检查，签署审核意见。2.收集、整理、归档监理过程中形成的文件材料，包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告等，确保监理文件的规范、齐全。3.协助建设管理单位做好工程档案的验收工作，对验收中发现的问题提出整改意见。第三章档案范围与分类第九条档案范围输变电工程档案包括工程前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、设备文件、调试文件、竣工验收文件等与工程建设有关的各类文件材料。第十条分类1.工程前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、水土保持方案等。2.设计文件：包括初步设计、施工图设计、设计变更等。3.施工文件：包括施工组织设计、施工技术交底、工程测量记录、原材料及构配件质量证明文件、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。4.监理文件：包括监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量评估报告等。5.设备文件：包括设备采购合同、设备监造文件、设备安装调试记录、设备质量证明文件等。6.调试文件：包括调试大纲、调试报告、试验记录等。7.竣工验收文件：包括竣工验收申请报告、竣工验收报告、工程质量监督报告、竣工决算报告等。第四章档案收集与整理第十一条收集要求1.各参建单位应明确专人负责档案收集工作，按照档案管理范围和分类要求，及时收集本单位在工程建设过程中形成的各类文件材料。2.对工程建设中形成的重要文件材料，如合同协议、技术文件、质量验收文件等，应实行原件归档。确因特殊原因无法提供原件的，应提供与原件核对无误的复印件，并加盖单位公章。3.建设管理单位应督促各参建单位及时移交档案，对移交的档案进行认真核对，确保档案齐全、完整。第十二条整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。2.归档文件应齐全完整，字迹清晰，图样清楚，签字盖章手续完备。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，复制件应附说明，并加盖单位公章。4.归档文件应按照分类大纲进行分类，编制案卷目录和卷内文件目录，填写卷内备考表。5.案卷应采用统一规格的档案盒进行装订，装订应牢固整齐，便于保管和查阅。第五章档案保管与利用第十三条保管要求1.建设管理单位应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施设备，如档案架、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐，温湿度应符合国家规定标准。对磁性载体档案，应定期进行检查和复制，防止信息丢失。3.对档案应进行分类存放，建立档案检索系统，便于查找利用。4.对保管期限已满的档案，应按照国家有关规定进行鉴定和销毁，销毁档案应编制销毁清册，经单位领导批准后实施，并在指定地点监督销毁。第十四条利用要求1.建设管理单位应建立档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和审批手续。2.单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，在指定地点查阅。查阅重要档案应经单位主管领导批准。3.外单位人员因工作需要查阅档案的，应持单位介绍信，经建设管理单位主管领导批准后，在档案管理人员陪同下查阅。查阅档案不得擅自摘抄、复制、拍照或销毁档案内容。4.档案管理人员应做好档案利用记录，对利用情况进行跟踪和反馈，确保档案的合理利用。第六章档案验收第十五条验收组织1.输变电工程档案验收工作由建设管理单位组织，设计、施工、监理等参建单位参加。2.对公司系统内重大输变电工程档案，公司总部将组织相关部门进行验收。第十六条验收条件1.工程档案已按照本细则的要求进行收集、整理、归档，档案内容完整、准确、系统。2.档案分类科学，编目规范，案卷质量符合要求。3.档案保管设施设备齐全，档案保管安全。第十七条验收内容1.档案管理制度的建立和执行情况。2.档案收集、整理、归档的完整性、准确性和系统性。3.档案分类大纲和案卷目录的编制质量。4.档案保管条件和安全措施落实情况。第十八条验收程序1.建设管理单位在工程竣工验收前，应组织参建单位对工程档案进行预验收。预验收合格后，向公司总部提交档案预验收报告。2.公司总部在收到档案预验收报告后，对重大输变电工程档案进行正式验收。验收组通过听取汇报、查阅档案、实地检查等方式进行验收，并形成验收意见。3.对验收合格的工程档案，建设管理单位应及时办理档案移交手续；对验收不合格的工程档案，建设管理单位应组织参建单位进行整改，整改合格后重新申请验收。第七章考核与奖惩第十九条考核1.公司总部将对各单位输变电工程档案管理工作进行考核，考核内容包括档案管理制度建设、档案收集整理质量、档案验收情况、档案保管利用等方面。2.考核结果将作为对各单位绩效考核的重要依据之一。第二十条奖惩1.对在输变电工程档案管理工作中成绩突出的单位和个人，公司总部将给予表彰和奖励。2.对违反本细则规定，