某某公司会议管理制度

某某公司会议管理制度一、总则1.目的为了规范公司会议管理，提高会议效率，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部各类会议，包括但不限于董事会、管理层会议、部门例会、专题会议等。3.职责分工行政部门负责会议场地的预订、布置及会议设备的准备和维护。协助会议组织部门进行会议通知的发布、会议资料的整理与发放等工作。负责会议记录的整理与存档。会议组织部门负责确定会议主题、议程、参会人员等。提前准备会议资料，如报告、文件、演示文稿等。负责会议的主持、引导及会议决议的跟踪落实。参会人员按时参加会议，遵守会议纪律。准备与会议相关的资料，积极参与会议讨论，发表真实意见和建议。负责落实会议决议，及时反馈执行情况。二、会议分类及流程1.董事会会议召开频率：根据公司实际情况定期召开，一般每季度至少召开一次。参会人员：董事会成员、监事会成员、高级管理人员等。会议流程会前准备董事会办公室提前[X]天发出会议通知，明确会议时间、地点、议程等。准备会议相关资料，包括公司财务报表、工作报告、重大事项议案等，并提前分发给参会人员。会议议程主持人宣布会议开始，介绍参会人员。审议各项议案，参会人员发表意见和建议，进行充分讨论。对议案进行表决，形成董事会决议。记录会议内容，形成会议纪要。会后跟进董事会办公室负责将会议纪要及时分发给各位董事，并监督决议的执行情况。对于决议执行过程中出现的问题，及时向董事会汇报并协调解决。2.管理层会议召开频率：每周[具体时间]召开，如遇特殊情况可临时召开。参会人员：公司高层管理人员，包括总经理、副总经理、各部门负责人等。会议流程会前准备行政部门提前[X]小时发出会议通知，通知内容包括会议时间、地点、议程等。各部门负责人提前准备本周工作总结及下周工作计划，以书面形式提交给行政部门。会议议程各部门负责人汇报本周工作进展、存在问题及解决措施，以及下周工作计划。总经理对各部门工作进行点评，提出工作要求和指导意见。讨论公司重大事项，如业务发展战略、项目推进、人事调整等，形成决策或工作安排。记录会议内容，形成会议纪要。会后跟进行政部门负责将会议纪要及时分发给参会人员，并跟进决议的执行情况。各部门按照会议决策和工作安排，认真落实各项工作任务，并及时反馈执行情况。3.部门例会召开频率：各部门根据工作需要自行确定召开频率，一般每周至少召开一次。参会人员：部门全体员工。会议流程会前准备部门负责人提前确定会议时间、地点和议程，并通知部门员工。员工提前准备好本周工作总结及下周工作计划。会议议程部门员工依次汇报本周工作进展、完成的任务、遇到的问题及解决情况。部门负责人对本周工作进行总结，对员工工作进行点评，提出表扬或改进意见。安排下周工作任务，明确工作重点、责任人及时间节点。员工就工作中存在的问题进行讨论，共同寻求解决方案。记录会议内容，形成会议纪要。会后跟进部门负责人负责跟踪落实会议决议，监督员工工作进展。员工按照会议安排认真完成工作任务，及时向部门负责人汇报工作情况。4.专题会议召开频率：根据专项工作需要适时召开。参会人员：与专项工作相关的部门负责人及工作人员。会议流程会前准备会议组织部门提前确定会议主题、议程、参会人员名单，并发出会议通知。准备与专项工作相关的资料，如调研报告、方案草案、数据分析等，提前分发给参会人员。会议议程主持人介绍会议背景和目的，明确会议议程。相关人员汇报专项工作进展情况、存在问题及下一步工作计划。针对专项工作进行深入讨论，分析问题原因，提出解决方案和建议。形成会议决议，明确工作任务、责任人、时间节点等。记录会议内容，形成会议纪要。会后跟进会议组织部门负责将会议纪要及时分发给参会人员，并跟踪决议的执行情况。各责任人按照会议决议认真落实工作任务，定期向会议组织部门汇报工作进展。三、会议通知1.通知内容会议主题、时间、地点。参会人员名单。会议议程及相关资料要求。其他注意事项，如特殊着装要求、是否需要提前准备发言材料等。2.通知方式重要会议通过公司内部邮件系统发送正式通知，并电话确认参会人员是否收到。一般性会议可通过公司内部办公软件或微信群发布通知。3.通知时间董事会会议提前[X]天发出通知。管理层会议提前[X]小时发出通知。部门例会提前[X]小时发出通知。专题会议根据会议准备情况提前合理时间发出通知，确保参会人员有足够时间准备。四、会议准备1.场地安排根据会议规模和性质选择合适的会议场地，确保场地环境舒适、安静，设备齐全。提前[X]小时完成会议场地的布置，包括桌椅摆放、资料摆放、投影仪调试等。2.资料准备会议组织部门按照会议议程准备相关资料，资料应内容准确、简洁、清晰。提前将资料分发给参会人员，确保参会人员有足够时间阅读和准备。3.设备调试行政部门提前对会议所需设备进行调试，如投影仪、音响、麦克风、电脑等，确保设备正常运行。准备备用设备，以防主设备出现故障。五、会议纪律1.按时参会参会人员应提前[X]分钟到达会议场地，不得迟到、早退。如有特殊情况不能按时参会，需提前向会议组织部门请假。2.遵守秩序会议期间，将手机调至静音或关机状态，不得随意接听电话或离开会场。尊重他人发言，不得打断他人讲话，不得在会场内交头接耳、大声喧哗。3.认真记录参会人员应认真记录会议内容，如有需要可携带笔记本电脑或笔记本进行记录。记录内容应准确、完整，包括会议讨论的主要观点、决议事项、责任人及时间节点等。六、会议主持与引导1.主持人职责提前熟悉会议议程和相关资料，确保会议顺利进行。引导会议讨论，控制会议时间和节奏，避免跑题或时间过长。及时总结会议讨论结果，形成决议，并明确决议的执行要求和责任人。维护会议秩序，处理会议中的突发情况。2.引导技巧鼓励参会人员积极发言，营造良好的会议氛围。对于不同意见，应引导参会人员进行充分讨论，寻求共识。当会议出现冷场或偏离主题时，及时进行引导，使会议回到正轨。七、会议记录与纪要1.记录要求会议记录应客观、准确、完整地记录会议内容，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言内容、决议事项等。记录人员应使用规范的记录格式和语言，字迹清晰，便于查阅。2.纪要撰写会议结束后，行政部门应在[X]个工作日内完成会议纪要的撰写。会议纪要应突出会议重点，明确会议决议和工作安排，语言简洁明了。会议纪要经会议主持人审核后，分发给参会人员及相关部门。3.存档管理会议记录和纪要应及时进行存档，保存期限按照公司档案管理规定执行。建立电子档案和纸质档案，便于查询和使用。八、会议决议执行与跟踪1.决议传达会议组织部门应及时将会议决议传达给相关责任人，并明确执行要求和时间节点。2.执行跟踪责任人应按照会议决议认真执行工作任务，并定期向会议组织部门汇报执行情况。会议组织部门负责对决议执行情况进行跟踪检查，发现问题及时协调解决。3.反馈调整如在决议执行过程中遇到困难或情况发生变化，责任人应及时向