某某公司业务档案管理办法

某某公司业务档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司业务档案管理，确保业务档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥业务档案在公司经营管理、业务运作、决策支持等方面的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门在业务活动中形成的各类档案，包括但不限于合同协议、项目文件、业务报表、客户资料、市场调研材料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司业务档案由综合管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.完整性原则：业务档案应全面、完整地反映业务活动的全过程，包括业务背景、决策过程、执行情况、结果等相关资料。3.准确性原则：业务档案的内容应真实、准确，数据可靠，文字表述清晰，签字盖章齐全。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司商业秘密、敏感信息等的业务档案进行保密管理，防止信息泄露。5.便利性原则：档案管理应便于业务部门查询利用，提高工作效率，同时便于对档案进行整理、保管、鉴定和销毁等操作。二、管理职责（一）综合管理部门职责1.负责制定和完善公司业务档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督各部门业务档案的收集、整理、归档工作，确保档案质量。3.集中统一保管公司业务档案，建立档案管理系统，对档案进行分类、编号、存储和检索。4.定期对业务档案进行鉴定，按照规定程序进行档案的销毁和处置。5.负责组织档案管理人员的培训，提高档案管理业务水平。6.为公司各部门提供档案查询、借阅等服务，做好档案利用登记工作。（二）业务部门职责1.负责本部门业务档案的收集、整理和初步分类工作，确保档案资料的真实、完整和准确。2.在业务活动结束后，及时将整理好的业务档案移交综合管理部门归档，并办理交接手续。3.按照档案管理规定，配合综合管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作。4.根据工作需要，向综合管理部门提出档案查询、借阅申请，在规定范围内合理利用档案资料。（三）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理规章制度，认真履行岗位职责，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.负责档案的日常收集、整理、分类、编号、装订、上架等工作，保证档案的整齐有序。3.做好档案的存储保管工作，确保档案的安全，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.熟练掌握档案管理系统的操作，为档案查询利用提供准确、快捷的服务。5.协助综合管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，做好相关记录。三、业务档案的收集与整理（一）收集范围1.各类合同协议，包括但不限于销售合同、采购合同、租赁合同、服务合同、合作协议等。2.项目文件，如项目立项报告、可行性研究报告、项目计划、项目进度报告、项目验收报告等。3.业务报表，如财务报表、销售报表、市场分析报表、统计报表等。4.客户资料，包括客户基本信息、业务往来记录、客户反馈等。5.市场调研材料，如调研报告、市场数据、竞争对手分析等。6.业务活动中的其他重要文件，如会议纪要、工作方案、请示报告、批复等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责业务档案的收集工作，确保档案资料及时、完整地收集上来。2.业务档案应在业务活动结束后[X]个工作日内收集齐全，不得拖延积压。3.收集的档案资料应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。4.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.分类科学、编号统一、排列有序、编目规范。（四）整理方法1.分类：根据业务档案的性质、内容、来源等因素，进行科学分类。可采用年度分类法、机构分类法、问题分类法等，具体分类方式由综合管理部门结合公司实际情况确定。2.编号：为每一份业务档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序等信息，便于识别和管理。3.装订：对纸张规格不一致、破损或散装的文件材料进行整理装订，确保整齐牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，便于快速检索和查阅。四、业务档案的归档与保管（一）归档程序1.业务部门在业务档案整理完毕后，填写《业务档案移交清单》，详细列出档案的名称、数量、日期等信息。2.业务部门将整理好的业务档案连同《业务档案移交清单》一并移交综合管理部门。3.综合管理部门档案管理人员对移交的业务档案进行核对验收，确认无误后在《业务档案移交清单》上签字，并将档案入库保管。（二）保管期限1.业务档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：涉及公司重大权益、重要资产、核心业务等具有长远历史价值和法律凭证作用的档案，如公司章程、股东协议、重大合同协议、重要项目文件等。长期保管的档案：保管期限为[X]年的档案，主要包括一般性业务合同、重要业务报表、客户关系长期维护资料等。短期保管的档案：保管期限为[X]年的档案，如一般性业务文件、临时性项目资料等。2.各部门应根据业务档案的实际情况，在档案形成时初步确定保管期限，并在移交档案时注明。综合管理部门档案管理人员对保管期限进行审核调整，确保准确合理。（三）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度适宜，配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备。2.业务档案应按照分类、编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。3.对电子档案应进行定期备份，存储在安全可靠的存储介质上，并异地存放，防止数据丢失。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、业务档案的利用与查询（一）利用原则1.合法合规原则：档案利用应遵守国家法律法规和公司档案管理规定，不得损害公司利益和他人合法权益。2.审批登记原则：严格履行档案利用审批手续，对档案利用情况进行详细登记，确保档案使用安全。3.限制使用原则：根据档案的密级和保管期限，对档案的使用范围和方式进行限制，防止档案信息泄露。（二）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅业务档案，用于业务开展、决策支持、项目实施、工作交接等。2.公司外部单位因合作、审计、调查等合法事由，经公司批准后可查阅相关业务档案。（三）利用程序1.公司内部人员查阅、借阅业务档案，需填写《业务档案查阅/借阅申请表》，注明查阅/借阅目的、档案名称、编号等信息，经部门负责人签字同意后，提交综合管理部门审批。2.综合管理部门档案管理人员根据审批意见，为申请人提供档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。查阅档案一般应在档案库房内进行，如需借出，应明确归还期限，办理借阅手续。3.公司外部单位查阅业务档案，需由公司相关部门提出申请，经公司主管领导批准后，由综合管理部门安排专人陪同查阅，并做好记录。严禁将档案原件借出公司。（四）查询方式1.档案管理人员应熟练掌握档案管理系统的查询功能，根据申请人提供的档案编号、题名、日期等信息，快速准确地检索出所需档案。2.对于未录入档案管理系统的档案，档案管理人员应通过档案目录等方式进行手工查询，确保查询结果的准确性。六、业务档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立业务档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，成员包括档案管理人员、业务部门代表等。鉴定工作小组负责对到期业务档案进行鉴定，提出销毁意见。（二）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，是否存在缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确，数据是否可靠。3.档案的时效性：判断档案所记录的业务活动是否已经结束，是否仍具有保存价值。4.档案的密级：根据公司保密规定，确定档案的密级是否需要调整或解除。（三）销毁程序1.鉴定工作小组对到期业务档案进行逐一鉴定，提出销毁意见，填写《业务档案销毁清单》，注明档案名称、编号、保管期限、鉴定意见等信息。2.《业务档案销毁清单》经公司主管领导审批后，由综合管理部门组织实施销毁。3.销毁业务档案可采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应有两人以上在场监销，并在《业务档案销毁清单》上签字确认。4.销毁后的《业务档案销毁清单》应长期保存，作为档案管理工作的重要记录。七、监督与考核（一）监督检查1.综合管理部门定期对各部门业务档案的收集、整理、归档等情况进行监督检查，发现问题及时督促整改。2.公司内部审计部门不定期对业务档案管理工作进行审计，检查档案管理的合规性、完整性和安全性。（二）考核机制1.将业务档案管理工作纳入公司绩效考核体系，