集团会务管理制度

集团会务管理制度一、总则1.目的为规范集团会务管理工作，提高会议效率和质量，确保会议决策的有效执行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于集团总部及各下属公司组织召开的各类会议，包括但不限于董事会、股东会、总经理办公会、部门例会、专题会议等。3.职责分工集团办公室负责集团层面重要会议的组织、协调和服务工作。制定会议管理制度，指导和监督各下属公司的会议管理工作。负责会议资料的整理、归档和保管。会议主办部门负责提出会议申请，明确会议主题、议程、参会人员等内容。负责会议文件的准备，包括会议通知、汇报材料、议题文件等。负责会议的组织实施，包括会议签到、会议记录、会议纪要整理等工作。参会人员按时参加会议，遵守会议纪律，积极参与会议讨论和决策。按照会议要求准备相关资料，在会议上充分发表意见和建议。二、会议分类及组织流程（一）董事会会议1.会议召集董事会会议由董事长召集和主持，董事长不能履行职务或者不履行职务的，由半数以上董事共同推举一名董事召集和主持。2.会议提案董事会办公室负责收集董事、监事、高级管理人员的提案，对提案进行整理和审核，形成会议提案清单。提案内容应明确、具体，涉及重大事项的提案应提供详细的背景资料和分析论证。3.会议通知董事会办公室提前[X]天向全体董事、监事及高级管理人员发出会议通知，通知内容包括会议时间、地点、议程、提案等。会议通知可以采用书面、电子邮件等方式送达。4.会议准备董事会办公室负责准备会议文件，包括会议议程、提案文件、上一次董事会会议决议执行情况报告等。安排会议场地，确保会议设备正常运行，准备好会议所需的文具、茶水等。5.会议组织会议签到：参会人员在会议开始前签到入场，董事会办公室负责签到记录。会议记录：指定专人负责会议记录，记录内容应准确、完整，包括会议讨论内容、决议结果等。会议表决：董事会会议对提案进行表决，表决方式可以采用记名投票、举手表决等方式。董事应当对董事会的决议承担责任。6.会议纪要董事会办公室在会议结束后[X]个工作日内整理会议纪要，经董事长审核后印发。会议纪要应明确会议的基本信息、议程、讨论要点、决议结果等内容，确保决议事项表述清晰、责任明确。7.决议执行相关部门负责按照董事会决议组织实施，明确责任人和时间节点，确保决议得到有效执行。董事会办公室负责跟踪决议执行情况，定期向董事会汇报。（二）股东会会议1.会议召集股东会会议由董事会召集，董事长主持；董事会不能履行或者不履行召集股东会会议职责的，由监事会召集和主持；监事会不召集和主持的，代表十分之一以上表决权的股东可以自行召集和主持。2.会议提案董事会、监事会、单独或者合计持有公司百分之三以上股份的股东可以提出临时提案并书面提交召集人。召集人应当在收到提案后二日内发出股东大会补充通知，公告临时提案的内容。3.会议通知召集人应提前[X]天以公告方式向全体股东发出会议通知，通知内容包括会议时间、地点、议程、提案等。会议通知应在指定媒体上公告，同时在公司网站上发布。4.会议准备董事会办公室负责准备会议文件，包括会议议程、提案文件、公司财务报告等。安排会议场地，确保会议设备正常运行，准备好会议所需的文具、茶水等。5.会议组织会议签到：参会人员在会议开始前签到入场，董事会办公室负责签到记录。会议记录：指定专人负责会议记录，记录内容应准确、完整，包括会议讨论内容、决议结果等。会议表决：股东会会议对提案进行表决，表决方式可以采用记名投票、网络投票等方式。股东应当对股东会的决议承担责任。6.会议纪要董事会办公室在会议结束后[X]个工作日内整理会议纪要，经董事长审核后印发。会议纪要应明确会议的基本信息、议程、讨论要点、决议结果等内容，确保决议事项表述清晰、责任明确。7.决议执行相关部门负责按照股东会决议组织实施，明确责任人和时间节点，确保决议得到有效执行。董事会办公室负责跟踪决议执行情况，定期向股东会汇报。（三）总经理办公会1.会议召集总经理办公会由总经理召集和主持，总经理不能履行职务或者不履行职务的，由副总经理召集和主持。2.会议提案各部门负责人提前[X]天向总经理提交会议提案，提案内容应包括工作进展情况、存在问题及解决方案、下一步工作计划等。总经理办公室负责收集提案，对提案进行整理和审核，形成会议提案清单。3.会议通知总经理办公室提前[X]天向参会人员发出会议通知，通知内容包括会议时间、地点、议程、提案等。会议通知可以采用书面、电子邮件等方式送达。4.会议准备总经理办公室负责准备会议文件，包括会议议程、提案文件、相关数据资料等。安排会议场地，确保会议设备正常运行，准备好会议所需的文具、茶水等。5.会议组织会议签到：参会人员在会议开始前签到入场，总经理办公室负责签到记录。会议记录：指定专人负责会议记录，记录内容应准确、完整，包括会议讨论内容、决议结果等。会议讨论：参会人员围绕提案进行充分讨论，提出意见和建议，总经理对讨论情况进行总结和决策。6.会议纪要总经理办公室在会议结束后[X]个工作日内整理会议纪要，经总经理审核后印发。会议纪要应明确会议的基本信息、议程、讨论要点、决议结果等内容，确保决议事项表述清晰、责任明确。7.决议执行相关部门负责按照总经理办公会决议组织实施，明确责任人和时间节点，确保决议得到有效执行。总经理办公室负责跟踪决议执行情况，定期向总经理汇报。（四）部门例会1.会议召集部门例会由部门负责人召集和主持。2.会议提案各岗位人员提前[X]天向部门负责人提交本周工作总结和下周工作计划，部门负责人对提交的内容进行汇总和梳理。部门负责人根据工作实际情况，确定会议讨论的重点议题和事项。3.会议通知部门负责人提前[X]天向部门全体人员发出会议通知，通知内容包括会议时间、地点、议程等。会议通知可以采用口头、微信群等方式传达。4.会议准备部门负责人负责准备会议文件，包括本周工作总结、下周工作计划、重点工作任务清单等。安排会议场地，确保会议设备正常运行，准备好会议所需的文具、茶水等。5.会议组织会议签到：参会人员在会议开始前签到入场，部门负责人指定专人负责签到记录。会议记录：指定专人负责会议记录，记录内容应准确、完整，包括会议讨论内容、工作安排等。会议讨论：参会人员围绕本周工作完成情况、存在问题及解决方案、下周工作计划等进行汇报和讨论，部门负责人对工作进行点评和指导。6.会议纪要部门负责人在会议结束后[X]个工作日内整理会议纪要，经部门负责人审核后在部门内部发布。会议纪要应明确会议的基本信息、议程、讨论要点、工作安排等内容，确保部门人员明确工作任务和要求。7.决议执行相关岗位人员负责按照部门例会决议组织实施，明确责任人和时间节点，确保工作任务得到有效执行。部门负责人负责跟踪决议执行情况，及时协调解决工作中出现的问题。（五）专题会议1.会议召集专题会议由相关部门或领导根据工作需要召集和主持。2.会议提案召集人提前明确会议主题和需要讨论的问题，向相关人员发出会议提案征集通知。相关人员根据会议主题和要求，准备相关资料和建议，提交给召集人。3.会议通知召集人提前[X]天向参会人员发出会议通知，通知内容包括会议时间、地点、议程、提案等。会议通知可以采用书面、电子邮件等方式送达。4.会议准备召集人负责准备会议文件，包括会议议程、提案文件、相关背景资料等。安排会议场地，确保会议设备正常运行，准备好会议所需的文具、茶水等。5.会议组织会议签到：参会人员在会议开始前签到入场，召集人指定专人负责签到记录。会议记录：指定专人负责会议记录，记录内容应准确、完整，包括会议讨论内容、决议结果等。会议讨论：参会人员围绕会议主题进行深入讨论，提出针对性的意见和建议，召集人对讨论情况进行总结和决策。6.会议纪要召集人在会议结束后[X]个工作日内整理会议纪要，经召集人审核后印发给参会人员。会议纪要应明确会议的基本信息、议程、讨论要点、决议结果等内容，确保决议事项表述清晰、责任明确。7.决议执行相关部门负责按照专题会议决议组织实施，明确责任人和时间节点，确保决议得到有效执行。召集人负责跟踪决议执行情况，及时协调解决工作中出现的问题。三、会议纪律1.参会人员应提前[X]分钟到达会议现场，如有特殊情况不能按时参加会议，应提前向会议主办部门请假。2.参会人员应遵守会议秩序，关闭手机或调至静音状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳、接听电话等。3.参会人员应认真听取会议内容，积极参与会议讨论，充分发表意见和建议，不得无故缺席或中途退场。4.会议期间应做好会议记录，不得抄袭他人记录，不得擅自修改会议记录内容。5.会议决策事项涉及商业秘密或其他敏感信息的，参会人员应严格保密，不得泄露。四、会议资料管理1.会议主办部门负责会议资料的准备和整理工作，确保会议资料齐全、准确、规范。2.会议资料包括会议通知、会议议程、汇报材料、提案文件、会议记录、会议纪要等。3.会议资料应按照类别和时间顺序进行整理，建立电子和纸质档案，妥善保管。4.会议资料的查阅和借阅应按照集团档案管理制度的规定执行，未经批准不得擅自复印、传播或销毁会议资料。五、会议成本控制1.合理安排会议时间和地点，避免不必要的会议开支。2.精简会议议程，提高会议效率，减少会议时间过长导致的成本增加。3.控制会议规模，避免无关人员参会，降低会议组织成本。4.会议所需的文具、茶水等用品应本着节约的原则进行采购和使用。六、监督与考核1.集团办公室定期对各下属公司的会议管