空置房管理制度

空置房管理制度一、总则1.目的为加强公司空置房的管理，确保房屋安全、完整，合理利用资源，降低管理成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有空置房屋的管理。3.职责分工行政管理部门负责制定和完善空置房管理制度，并监督执行。定期对空置房进行巡查，检查房屋使用状况、安全情况等，发现问题及时督促相关部门整改。协调各部门之间的工作，保障空置房管理工作的顺利进行。物业服务部门负责空置房的日常维护、保洁、绿化等工作，确保房屋外观整洁、内部设施完好。配合行政管理部门进行空置房巡查，及时反馈巡查中发现的问题，并根据要求进行整改。负责空置房钥匙的保管和使用登记，严格执行钥匙借用和归还手续。工程维修部门负责对空置房进行定期的设施设备检查和维护，确保水、电、气、消防等设施设备正常运行。及时处理空置房设施设备出现的故障和问题，保障房屋的正常使用功能。根据行政管理部门的要求，对空置房进行必要的装修改造或维修工程。财务部门负责空置房相关费用的核算和管理，包括物业费、水电费、维修费用等。定期对空置房费用支出进行统计分析，提出合理的成本控制建议。配合其他部门做好空置房成本预算编制和执行监督工作。二、空置房定义及分类1.空置房定义空置房是指公司已取得产权或使用权，但暂时未出租、出售或使用的房屋。2.空置房分类按空置时间分类短期空置房：空置时间在[X]个月以内的房屋。长期空置房：空置时间超过[X]个月的房屋。按房屋用途分类住宅类空置房：用于居住的空置房屋。商业类空置房：用于商业经营的空置房屋，如商铺、写字楼等。其他类空置房：除住宅和商业类以外的空置房屋，如仓库、厂房等。三、空置房接管验收1.验收准备物业服务部门在接到空置房接管通知后，应组建验收小组，明确小组成员职责。验收小组应熟悉房屋相关资料，包括房屋建筑图纸、买卖合同、交接清单等。准备验收所需的工具和设备，如测量工具、检测仪器等。2.验收内容房屋主体结构检查房屋墙面、地面、天花板是否有裂缝、渗漏等情况。查看房屋梁、柱、板等结构构件是否完好，有无变形、损坏现象。门窗及阳台检查门窗是否开启灵活，关闭严密，有无损坏、变形等情况。查看阳台栏杆是否牢固，防护设施是否齐全有效。水电及燃气设施检查水电表读数是否正常，水电线路是否畅通，插座、开关是否能正常使用。查看燃气管道是否安装规范，有无泄漏现象，燃气表是否正常运行。卫生洁具检查卫生间、厨房的卫生洁具是否完好，给排水是否通畅，有无堵塞、漏水等问题。消防设施检查消防设施设备是否齐全，如灭火器、消火栓、自动喷水灭火系统等是否完好有效。查看消防通道是否畅通，有无杂物堆积，消防标识是否清晰。3.验收程序验收小组按照验收内容对空置房进行逐户检查，填写验收记录。对验收中发现的问题，应详细记录，并拍照留存。验收合格后，验收小组应出具验收报告，明确房屋验收情况。对于验收不合格的房屋，应及时通知建设单位或相关责任部门进行整改，整改完成后重新进行验收，直至验收合格为止。四、空置房日常管理1.钥匙管理物业服务部门应设立专门的空置房钥匙保管箱，指定专人负责保管钥匙。建立钥匙借用和归还登记制度，详细记录借用时间、借用人员、归还时间等信息。借用钥匙必须经行政管理部门批准，并办理相关手续。借用人员应妥善保管钥匙，不得转借他人，使用完毕后应及时归还。2.巡查管理行政管理部门应制定空置房巡查计划，明确巡查周期、巡查内容和巡查人员。物业服务人员应按照巡查计划对空置房进行定期巡查，每周至少巡查[X]次，并做好巡查记录。巡查内容包括房屋外观、门窗、水电设施、消防设施、卫生状况等。发现问题应及时拍照记录，并填写巡查报告，上报行政管理部门。对于巡查中发现的一般性问题，物业服务部门应及时进行处理；对于重大问题或安全隐患，应立即报告行政管理部门，并采取相应的应急措施，确保房屋安全。3.保洁管理物业服务部门应定期对空置房进行保洁，保持房屋内部清洁卫生。保洁标准应符合相关规定，包括地面、墙面、门窗、卫生间、厨房等部位的清洁。对于长期空置的房屋，在入住前应进行全面的深度保洁，确保房屋达到可入住条件。4.绿化管理对于有绿化区域的空置房，物业服务部门应做好绿化养护工作。定期浇水、施肥、修剪花草树木，确保绿化植物生长良好，景观效果美观。及时清理绿化区域内的杂物和垃圾，保持环境整洁。5.安全管理加强空置房的安全防范措施，确保房屋安全。物业服务人员应定期检查房屋门窗是否关闭完好，发现异常情况及时报告。对长期空置房，可采取张贴警示标识、安装监控设备等方式，防止无关人员进入，保障房屋安全。严格执行消防安全规定，确保消防设施设备完好有效，消防通道畅通无阻。五、空置房维护与维修1.维护计划工程维修部门应根据空置房的实际情况，制定年度维护计划。维护计划应包括设施设备检查、保养、维修等内容，明确维护周期和责任人。维护计划应报行政管理部门审核批准后实施。2.日常维护工程维修人员应按照维护计划对空置房的设施设备进行日常维护保养。定期检查水、电、气管道及线路，确保无泄漏、无损坏，运行正常。对门窗、卫生洁具等进行检查和维护，及时处理松动、损坏等问题。做好设施设备的运行记录，对发现的问题和处理情况进行详细记载。3.维修管理当空置房设施设备出现故障或损坏时，物业服务人员应及时填写维修工单，报告工程维修部门。工程维修部门接到维修工单后，应及时安排维修人员进行维修，并明确维修时间和维修质量要求。维修人员在维修过程中应做好维修记录，包括故障原因、维修措施、更换零部件等信息。维修完成后，维修人员应及时清理维修现场，并由物业服务人员进行验收。验收合格后，在维修工单上签字确认。对于维修费用较高或涉及重大安全隐患的维修项目，应报行政管理部门审批后实施。维修费用应按照公司财务制度进行核算和报销。六、空置房出租与出售管理1.出租与出售申请如有空置房需要出租或出售，使用部门应填写《空置房出租/出售申请表》，详细说明房屋基本情况、出租/出售意向、价格建议等内容。《空置房出租/出售申请表》应报行政管理部门审核，经公司领导批准后实施。2.信息发布行政管理部门负责组织相关部门对拟出租/出售的空置房进行评估，确定合理的出租/出售价格和条件。根据评估结果，行政管理部门通过公司网站、社交媒体、房产中介等渠道发布空置房出租/出售信息。信息发布内容应包括房屋位置、面积、户型、装修情况、租金/售价、联系方式等详细信息，并附上房屋照片。3.客户接待与洽谈物业服务部门负责接待前来咨询和看房的客户，安排专人陪同看房，并向客户介绍房屋情况。在与客户洽谈过程中，应如实介绍房屋的相关信息，解答客户疑问，记录客户需求和意见。对于有意向租赁或购买的客户，应及时与行政管理部门沟通，提供客户反馈信息。4.合同签订经洽谈达成一致后，由行政管理部门代表公司与客户签订租赁合同或买卖合同。合同签订前，应仔细审核合同条款，确保合同内容合法、合规、明确，维护公司利益。合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，以便各部门做好后续工作。5.交房与入住管理在出租或出售房屋交付前，物业服务部门应按照合同约定对房屋进行全面检查和清理，确保房屋符合交付条件。向租户或业主办理交房手续，提供房屋钥匙、相关资料等，并填写交房记录。对于租户，应介绍物业服务内容和相关规定，协助租户办理入住手续；对于业主，应提供房屋使用说明和注意事项，告知物业服务联系方式。七、空置房费用管理1.费用核算财务部门负责空置房相关费用的核算，包括物业费、水电费、维修费用等。物业费按照公司规定的收费标准进行核算，根据空置房面积计算应收取的物业费金额。水电费根据实际使用情况进行核算，抄表读数应准确无误，确保费用计算合理。维修费用按照实际发生的维修项目和金额进行核算，严格审核维修费用报销凭证。2.费用缴纳对于已出租或出售的空置房，租户或业主应按照合同约定按时缴纳物业费、水电费等相关费用。物业服务部门应及时向租户或业主发送费用催缴通知，提醒其按时缴费。对于逾期未缴费的租户或业主，应按照合同约定收取滞纳金。财务部门应定期对空置房费用缴纳情况进行统计分析，及时掌握费用收缴动态，对欠费情况进行跟踪处理。3.成本控制各部门应加强空置房管理过程中的成本控制，合理安排资源，降低管理成本。物业服务部门应优化保洁、绿化、维修等工作流程，提高工作效率，减少不必要的费用支出。工程维修部门应合理制定维护计划，避免过度维修或不必要的维修项目，降低维修成本。财务部门应定期对空置房费用进行成本分析，提出成本控制建议和措施，为公司决策提供依据。八、空置房档案管理1.档案建立行政管理部门负责建立空置房档案，档案内容应包括房屋基本信息、接管验收记录、巡查记录、维修记录、出租/出售记录、费用记录等。档案资料应真实、完整、准确，按照时间顺序和类别进行整理归档。对于每份档案资料，应注明日期、编号、责任人等信息，便于查询和管理。2.档案更新随着空置房管理工作的开展，应及时更新档案内容。每次巡查、维修、出租/出售等工作完成后，相关部门应将记录及时提交给行政管理部门，由其更新档案。定期对档案进行审核和清理，确保档案资料的时效性和准确性。3.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅空置房档案的，应填写《档案查阅申请表》，经行政管理部门负责人批准后，方可查阅。查阅档案时，应在指定地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅人员应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失档案。查阅完毕后，应及时将档案归还行政管理部门，并在《档案查阅申请表》上签字确认查阅情况。九、监督与考核1.监督检查行政管理部门负责对空置房管理制度的执行情况进行监督检查。定期或不定期对空置房管理工作进行抽查，检查内容包括钥匙管理、巡查管理、保洁管理、绿化管理、安全管理、维护与维修管理、出租与出售管理、费用管理、档案管理等方面。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并跟踪整改情况。2.考核评价建立空置房管理工作考核评价机制，对各部门的空置房管理工作进行量化考核。考核指标包括房屋完好率、巡查及时率、维修及时率、费用收缴率、客户满意度等。考核周期为[X]月/季/年，由行政管理部门负责组织实施考核评价工作。考核结果应通报各部门，并与部门绩效挂钩。3.奖惩措施对于在空置房管理工作中表现优秀的部门和个人，公司给予表彰和奖励，如颁发荣誉证