S307竣工文件及档案管理办法

S307竣工文件及档案管理办法一、总则1.目的为加强S307项目竣工文件及档案管理，确保竣工文件及档案的完整、准确、系统，真实反映项目建设全过程，为项目竣工验收、交付使用、后期维护及管理提供可靠依据，特制定本办法。2.适用范围本办法适用于S307项目建设过程中形成的各类竣工文件及档案的管理，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件以及竣工验收文件等。3.管理原则竣工文件及档案管理遵循统一领导、分级管理、同步收集、集中整理、规范归档的原则。各参建单位应明确专人负责竣工文件及档案管理工作，确保工作有序开展。二、管理职责1.建设单位职责负责制定项目竣工文件及档案管理办法，并监督检查各参建单位的执行情况。组织协调竣工文件及档案的收集、整理、归档工作，对归档文件进行审核、验收。负责向有关部门移交竣工文件及档案，并做好相关手续的办理。2.设计单位职责负责提供项目设计文件的归档资料，包括初步设计、施工图设计文件及设计变更等。对设计文件的准确性、完整性负责，协助建设单位做好竣工文件中涉及设计部分的审核工作。3.施工单位职责负责收集、整理、编制本单位施工过程中形成的各类文件资料，包括施工技术文件、工程质量保证资料、施工安全资料等。按照竣工文件编制要求，及时将竣工文件整理成册，并提交给建设单位审核。对本单位竣工文件的真实性、准确性、完整性负责，配合建设单位做好竣工文件的归档工作。4.监理单位职责负责审核施工单位提交的竣工文件，对文件的完整性、准确性、规范性进行把关。收集、整理本单位在监理过程中形成的文件资料，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单等。协助建设单位做好竣工文件及档案的整理、归档工作，对竣工文件及档案的质量进行监督检查。三、竣工文件编制要求1.基本要求竣工文件应使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水等，不得使用易褪色的书写材料。文件内容应真实、准确、完整，字迹清晰，图样规范，签字盖章齐全。竣工文件应按规定的格式和顺序进行编制，目录清晰，便于查阅。2.分类及内容项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、用地批复等。设计文件：包括初步设计文件、施工图设计文件、设计变更文件等。设计文件应包含设计说明书、设计图纸、工程概算等内容。施工文件：施工技术文件：施工组织设计、施工方案、技术交底记录、工程测量记录、试验检测报告等。工程质量保证资料：原材料、构配件和设备的质量证明文件、检验检测报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。施工安全资料：安全生产许可证、安全管理制度、安全检查记录、安全教育培训记录、安全事故报告及处理记录等。工程进度资料：工程进度计划、进度报表、工程进度照片等。监理文件：监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。竣工验收文件：竣工验收申请报告、竣工验收报告、工程质量保修书、竣工结算报告等。四、竣工文件收集与整理1.收集范围各参建单位应按照本办法规定的竣工文件编制内容，全面收集本单位在项目建设过程中形成的各类文件资料。2.收集时间施工单位应在工程竣工后[X]个月内完成竣工文件的收集、整理工作，并提交给建设单位审核。监理单位应在监理工作结束后[X]周内完成监理文件的收集、整理工作，并提交给建设单位。设计单位应在项目竣工验收前[X]天，将设计文件的归档资料提交给建设单位。3.整理要求竣工文件应按分类进行整理，同一类文件应按时间顺序排列。每份文件应进行编号，并编制文件目录。文件编号应具有唯一性，便于识别和查找。对破损、褪色的文件应进行修复或复制，确保文件的完整性和可读性。竣工文件应采用纸质和电子两种形式保存，电子文件应与纸质文件内容一致，并按照规定的格式进行存储。五、竣工文件审核与验收1.审核流程施工单位完成竣工文件整理后，应提交给监理单位进行审核。监理单位应在收到竣工文件后的[X]个工作日内完成审核，并提出审核意见。施工单位根据监理单位的审核意见进行修改完善后，再次提交给监理单位审核。直至审核通过。监理单位审核通过后的竣工文件，应提交给建设单位进行最终审核。建设单位应在收到竣工文件后的[X]个工作日内完成审核，并组织相关单位进行验收。2.验收内容竣工文件的完整性，检查文件是否涵盖了项目建设全过程的各个环节。竣工文件的准确性，核对文件内容与实际工程情况是否相符。竣工文件的规范性，检查文件格式、签字盖章、编号等是否符合要求。3.验收标准竣工文件应符合国家和地方有关工程建设项目档案管理的规定。竣工文件应能真实、准确地反映项目建设的实际情况，文件内容完整、条理清晰。竣工文件的编制应符合本办法规定的编制要求，文件格式统一，签字盖章齐全。六、竣工文件归档与移交1.归档要求经审核、验收合格的竣工文件，建设单位应及时组织归档。归档文件应一式[X]份，其中正本[X]份，副本[X]份。归档文件应按照档案管理的要求进行装订、编目，装入档案盒，并在档案盒上标明档案名称、类别、年度、保管期限等信息。建设单位应建立竣工文件档案目录数据库，将纸质档案和电子档案的目录信息录入数据库，便于查询和管理。2.移交流程建设单位应在项目竣工验收合格后[X]个月内，向有关部门移交竣工文件及档案。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。对于需要长期保存的竣工文件及档案，建设单位应按照国家有关规定，移交当地档案管理部门保管。对于项目建设过程中形成的电子档案，建设单位应按照相关要求进行存储和备份，并在移交纸质档案时，同时移交电子档案的存储介质。七、档案保管与利用1.保管期限竣工文件及档案的保管期限应根据国家和地方有关规定执行。一般情况下，项目前期文件、设计文件、监理文件应永久保存；施工文件中的工程质量保证资料、隐蔽工程验收记录等应长期保存；其他施工文件、竣工验收文件等应保存[X]年。2.保管条件竣工文件及档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案管理人员应定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全和完整。3.利用规定本项目竣工文件及档案仅供本项目建设、管理、维护及相关部门查阅使用。查阅时，应填写档案查阅登记表，经档案管理部门负责人批准后方可查阅。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换档案材料。如需复制档案，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行复制。外单位查阅本项目竣工文件及档案，应持单位介绍信，并经建设单位主管领导批准。查阅内容涉及国家机密的，应按照国家有关保密规定办理。八、责任追究1.各参建单位应严格按照本办法规定做好竣工文件及档案管理工作。对违反本办法规定，导致竣工文件及档案缺失、损坏、不完整或不符合要求的单位和个人，建设单位将责令其限期整改，并视情节轻重给予警告、通报批评等处理。2.对因竣工文件及档案管理不善，给项目造成不良影响或损失的单位