采供部规章制度

采供部规章制度一、总则1.目的本规章制度旨在规范采供部的工作流程，确保采购与供应工作的高效、准确、规范运行，保障公司生产经营活动的顺利进行，降低采购成本，提高公司经济效益，同时维护公司利益和形象。2.适用范围本规章制度适用于采供部全体员工。二、岗位职责1.采供部经理负责采供部的全面管理工作，制定部门工作计划和目标，并组织实施。建立和完善采供部的各项规章制度、工作流程和操作规范，确保部门工作的规范化和标准化。负责供应商的开发、评估、选择和管理，建立供应商档案，维护良好的供应商合作关系。组织采购谈判，签订采购合同，监督采购合同的执行情况，确保采购任务按时、按质、按量完成。协调采供部与其他部门之间的工作关系，及时解决工作中出现的问题，保障公司生产经营活动的顺利进行。定期对采供部的工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断提高部门工作效率和管理水平。负责采供部员工的培训、考核和激励工作，提高员工的业务素质和工作积极性。2.采购主管在采供部经理的领导下，负责具体采购业务的组织和实施。根据公司生产经营计划和物资需求情况，制定采购计划和预算，并报上级领导审批。按照采购计划，负责采购物资的询价、比价、议价工作，选择合适的供应商，确保采购物资的质量和价格优势。组织采购合同的起草、审核、签订和执行工作，跟踪采购进度，协调解决采购过程中出现的问题。负责采购物资的到货验收工作，确保采购物资符合合同要求和公司生产经营需要。定期对采购工作进行总结和分析，提出改进措施和建议，不断提高采购工作效率和质量。协助采供部经理做好供应商管理工作，参与供应商的评估和选择，维护供应商关系。完成上级领导交办的其他工作任务。3.采购专员在采购主管的指导下，负责具体采购业务的操作。根据采购计划和采购清单，开展市场调研，收集供应商信息，进行询价、比价、议价工作。协助采购主管进行采购合同的起草、审核和签订工作，跟踪采购合同的执行情况，及时反馈采购进度。负责采购物资的到货通知、催货、协调验收等工作，确保采购物资按时、按质、按量到货。负责采购文件、合同等资料的整理、归档和保管工作，建立采购档案。协助采购主管做好供应商管理工作，参与供应商的日常沟通和协调，及时反馈供应商的相关信息。完成上级领导交办的其他临时性工作任务。4.供应专员负责公司生产所需物资的供应工作，确保物资及时、准确供应到生产现场。根据生产计划和物资需求情况，制定物资供应计划，并组织实施。负责与供应商沟通协调物资供应事宜，跟踪物资生产进度，确保物资按时供应。组织物资的到货验收工作，对验收不合格的物资及时与供应商协商处理，确保物资质量符合要求。负责物资的库存管理工作，定期盘点库存，确保库存物资账实相符。根据物资消耗情况，及时提出物资采购建议，协助采购部门做好采购工作。负责与生产部门沟通协调物资使用情况，及时解决物资供应过程中出现的问题，保障生产的顺利进行。完成上级领导交办的其他工作任务。三、采购流程1.需求申请各部门根据生产经营计划和实际需求，填写《物资需求申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、需求时间等信息，并提交至采供部。采供部对各部门提交的《物资需求申请表》进行汇总和审核，核实需求的合理性和必要性。2.采购计划制定采供部根据审核后的《物资需求申请表》，结合库存情况，制定采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购时间、采购预算等信息。采购计划经采供部经理审核后，报公司领导审批。3.供应商选择与评估根据采购计划，采购专员通过多种渠道（如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等）收集潜在供应商信息，并建立供应商信息库。采购专员对潜在供应商进行初步筛选，选择符合要求的供应商进行实地考察或样品测试。采购主管组织相关人员对考察合格的供应商进行评估，评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，确定合格供应商名单，并建立供应商档案。4.采购谈判与合同签订采购专员与选定的供应商进行采购谈判，就采购物资的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款进行协商，争取最有利的采购条件。采购谈判达成一致后，采购专员起草采购合同，并提交采购主管审核。采购主管对采购合同进行审核，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。审核通过后，报采供部经理审批。采供部经理审批通过后，采购专员与供应商签订采购合同，并加盖公司公章。5.采购执行与跟踪采购专员按照采购合同要求，及时向供应商下达采购订单，并跟踪订单执行情况。采购专员定期与供应商沟通，了解物资生产进度、发货情况等信息，确保物资按时、按质、按量供应。如因供应商原因导致采购物资不能按时、按质、按量供应，采购专员应及时与供应商协商解决，并向采供部经理汇报。6.到货验收物资到货前，采购专员通知供应专员做好验收准备工作。物资到货后，供应专员组织相关人员按照采购合同要求和验收标准对物资进行验收。验收内容包括物资的名称、规格型号、数量、质量、外观等方面。验收合格的物资，供应专员填写《物资验收单》，办理入库手续；验收不合格的物资，供应专员填写《不合格物资处理单》，注明不合格原因，并及时与采购专员联系，协商处理办法。7.付款结算采购专员根据采购合同和《物资验收单》，填写《付款申请单》，提交至财务部门审核。财务部门对《付款申请单》进行审核，审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款结算。采购专员负责跟踪付款情况，确保供应商按时收到货款。四、供应商管理1.供应商开发采供部应根据公司业务发展需要，积极开发新的供应商。供应商开发渠道包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐、参加行业展会等。采购专员对潜在供应商进行初步筛选，收集其基本信息（如公司名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力等），并填写《供应商信息登记表》。采购主管组织相关人员对初步筛选合格的供应商进行实地考察或样品测试，了解其生产经营状况、产品质量、管理水平等方面的情况。根据考察或测试结果，对供应商进行综合评估，评估合格的供应商纳入供应商信息库，并建立供应商档案。2.供应商评估采供部定期对供应商进行评估，评估周期为每年一次。评估内容包括供应商的资质信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。采购专员收集供应商的相关信息，如年度财务报表、产品质量检测报告、客户反馈意见等，并填写《供应商评估表》。采购主管组织相关人员对《供应商评估表》进行审核和评分，根据评分结果确定供应商的等级。供应商等级分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评估结果为不合格的供应商，采供部应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采供部应暂停与其合作，并寻找新的供应商替代。3.供应商选择在采购物资时，采供部应优先选择优秀和良好等级的供应商。对于合格等级的供应商，采供部应根据具体情况进行综合考虑，谨慎选择。采购专员在选择供应商时，应充分考虑供应商的产品质量、价格水平、交货期、售后服务等因素，进行多方面比较，选择最适合的供应商。采购专员选择供应商后，应填写《供应商选择审批表》，提交采购主管审核。采购主管审核通过后，报采供部经理审批。采供部经理审批通过后，方可与供应商签订采购合同。4.供应商关系维护采供部应与供应商保持密切沟通，定期走访供应商，了解其生产经营状况和需求情况，及时解决合作过程中出现的问题。采购专员应及时向供应商反馈公司的采购需求和质量要求，确保供应商能够按时、按质、按量供应物资。对于供应商提出的合理建议和意见，采供部应认真考虑并积极采纳，不断优化采购工作流程和合作方式。采供部应建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予一定的奖励，如增加采购量、延长付款期限等；对表现不佳的供应商进行警告或处罚，如减少采购量、暂停合作等。五、采购成本控制1.采购预算管理采供部应根据公司年度生产经营计划和物资需求情况，制定采购预算。采购预算应明确采购物资的名称、规格型号、数量、采购价格、采购时间等信息，并报公司领导审批。采购专员应严格按照采购预算进行采购，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应及时填写《采购预算调整申请表》，报公司领导审批。采供部应定期对采购预算的执行情况进行分析和总结，及时发现问题并采取措施加以解决，确保采购预算的有效执行。2.采购价格控制采购专员在采购物资时，应通过多种渠道进行询价、比价、议价，选择价格合理的供应商。询价渠道包括网络搜索、电话咨询、实地考察等。采购专员应建立采购价格档案，记录每次采购物资的价格信息，并定期对采购价格进行分析和比较，总结价格变化规律，为采购决策提供参考依据。对于采购金额较大的物资，采供部应组织相关人员进行集中采购谈判，争取最优惠的采购价格。3.采购成本分析采供部应定期对采购成本进行分析，分析内容包括采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等方面。采购专员应根据采购成本分析结果，提出降低采购成本的措施和建议，如优化采购流程、选择合适的供应商、调整采购策略等，并报采供部经理审批。采供部应将采购成本分析结果作为考核采购工作绩效的重要依据，不断提高采购成本控制水平。六、采购风险管理1.市场风险采供部应密切关注市场动态，及时了解采购物资的价格波动、供应情况等信息，制定相应的应对措施，降低市场风险。采购专员应建立市场信息收集渠道，定期收集市场信息，并进行分析和整理，为采购决策提供参考依据。在市场价格波动较大时，采供部应根据市场情况及时调整采购策略，如提前采购、分批采购、套期保值等，以降低采购成本。2.供应商风险采供部应加强对供应商的管理和评估，降低供应商风险。如供应商出现破产、停产、质量问题等情况，采供部应及时采取措施，如寻找新的供应商替代、要求供应商赔偿损失等。采购专员应与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，以及违约责任，以保障公司的合法权益。采供部应定期对供应商进行实地考察，了解其生产经营状况和质量控制情况，及时发现问题并采取措施加以解决。3.合同风险采购专员在签订采购合同前，应认真审核合同条款，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。合同条款应明确采购物资的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，采购专员应严格按照合同约定执行，跟踪合同执行情况，及时解决合同执行过程中出现的问题。如因合同纠纷导致公司利益受损，采供部应及时收集相关证据，通过协商、仲裁或诉讼等方式解决纠纷，维护公司的合法权益。七、工作纪律与行为规范1.遵守公司规章制度采供部员工应严格遵守公司的各项规章制度，自觉维护公司的正常工作秩序。遵守公司的考勤制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。如有特殊情况需要请假，应按照公司规定办理请假手续。遵守公司的财务制度，不得挪用公款、虚报费用等。2.廉洁自律采供部员工应廉洁自律，不得接受供应商的贿赂、回扣、礼品等不正当利益。在采购工作中，应坚持公正、公平、公开的原则，不得为谋取私利而偏袒供应商。如发现员工存在廉洁问题，公司将依法依规严肃处理。3.保守公司机密采供部员工应严格保守公司机密，不得泄露公司的采购计划、采购价格、供应商信息等商业机密。在工作中，应妥善保管公司的文件、资料、合同等，不得随意丢弃或泄露给无关人员。如因工作需要查阅公司机密文件，应按照公司规定办理审批手续，并在规定的范围内使用。4.团队协作采供部员工应树立团队意识，加强团队协作，共同完成部门工作任务。在工作中，应相互支持、相互配合，不得推诿扯皮、各自为政。积极参加部门组织的各项活动，增强团队凝聚力和战斗力。5.沟通协调采供部员工应加强与其他部门的沟通协调，及时了解公司生产经营需求，确保采购工作与公司整体工作相衔接。在与供应商沟通时，应礼貌待人、态度诚恳，及时解决合作过程中出现的问题。积极向上级领导汇报工作进展情况，及时反馈工作中出现的问题，听取领导的意见和建议。八、绩效考核1.考核原则公平、公正、公开原则。绩效考核应依据客观事实和明确的考核标准进行，确保考核结果的公平、公正、公开。定量与定性相结合原则。绩效考核应综合考虑员工的工作业绩、工作能力、工作态度等方面，采用定量与定性相结合的方法进行评价。激励与约束相结合原则。绩效考核应注重激励员工的工作积极性和创造性，同时对员工的工作行为进行约束，确保公司各项规章制度的有效执行。2.考核内容工作业绩考核。主要考核员工的采购任务完成情况、采购成本控制情况、采购质量保证情况等方面。工作能力考核。主要考核员工的专业知识、业务技能、沟通协调能力、问题解决能力等方面。工作态度考核。主要考核员工的工作责任心、工作积极性、团队合作精神、敬业精神等方面。3.考核周期绩效考核周期为每季度一次。采供部经理应在每季度末组织对员工进行绩效考核，并填写《绩效考核表》。4.