企业采购管理制度与供应商管理制度

企业采购管理制度与供应商管理制度一、总则1.目的为规范企业采购行为，加强对采购过程的管理，确保采购活动的合法、合规、高效，保障企业物资供应的及时性、准确性和质量可靠性，同时建立科学合理的供应商管理体系，提高供应商的合作水平和供应能力，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于企业内所有采购活动及与之相关的供应商管理工作，包括原材料采购、设备采购、办公用品采购、服务采购等各类采购业务。3.基本原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和企业内部规章制度。效益原则：在保证物资质量和满足生产经营需求的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。公平公正原则：采购过程应公平对待所有供应商，确保竞争的公正性，不偏袒任何一方。诚实守信原则：采购人员和供应商应诚实守信，履行合同约定，维护双方的良好合作关系。二、采购管理制度（一）采购计划管理1.需求预测与分析各部门应定期（每月/季度）向采购部门提交物资需求预测报告，内容包括生产计划、销售计划、库存状况等相关信息，以便采购部门提前做好采购准备。采购部门结合历史采购数据、市场动态等因素，对各部门的需求预测进行分析和汇总，形成企业整体的物资需求预测。2.采购计划制定根据物资需求预测，采购部门制定详细的采购计划，明确采购物资的名称、规格、数量、交货时间、采购预算等内容。采购计划应分为年度采购计划、季度采购计划和月度采购计划，其中年度采购计划为框架性计划，季度采购计划和月度采购计划为具体执行计划，根据实际情况进行滚动调整。3.采购计划审批采购计划提交后，需经相关部门审批。审批流程一般为采购部门负责人审核、财务部门审核预算、分管领导审批，重大采购计划还需提交总经理办公会审议。审批通过后的采购计划作为采购活动的依据，采购部门应严格按照计划组织实施采购。（二）采购流程管理1.采购申请各部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、用途、预计到货时间等信息，并经部门负责人签字确认。采购申请表应提交至采购部门，采购部门对申请内容进行初步审核，对于不符合采购计划或申请手续不全的，退回申请部门补充完善。2.供应商选择与询价采购部门根据采购物资的特点和要求，通过多种渠道选择潜在供应商。潜在供应商来源包括供应商数据库、行业推荐、网络搜索、招标公告等。采购人员向选定的潜在供应商发送询价单，询价单应明确采购物资的详细规格、数量、交货时间、质量标准、价格条款等要求，要求供应商在规定时间内报价。采购人员对供应商的报价进行整理和比较，分析价格的合理性，同时考虑供应商的信誉、产品质量、交货期、售后服务等因素，筛选出至少三家符合要求的供应商作为询价对象。3.采购谈判与合同签订采购部门组织与询价对象进行采购谈判，谈判内容包括价格、交货期、质量标准、售后服务、付款方式等条款。谈判过程中，采购人员应充分了解供应商的成本结构和市场行情，争取最有利的采购条件。根据谈判结果，采购部门选择最优供应商，并与其签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同签订后，应提交至相关部门备案，其中涉及金额较大或重要的采购合同还需进行法律审核。4.采购订单下达采购部门根据采购合同，向供应商下达采购订单。采购订单应明确订单编号、采购合同编号、物资名称、规格、数量、交货时间、交货地点等详细信息，并要求供应商签字确认。采购订单下达后，采购人员应跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保订单按时、按质、按量执行。5.到货验收物资到货前，采购部门应通知相关验收部门（如质量检验部门、使用部门等）做好验收准备工作。物资到货时，验收部门按照采购合同和相关标准对物资的数量、质量、规格等进行验收。验收合格的物资办理入库手续，验收不合格的物资应及时与供应商协商处理，如退货、换货、补货等。验收过程中发现的问题应详细记录，并形成验收报告。验收报告应包括物资名称、规格、数量、供应商名称、验收日期、验收结果、问题描述及处理建议等内容。6.付款结算采购物资验收合格且发票收到后，采购部门应及时办理付款申请手续。付款申请应附采购合同、采购订单、验收报告、发票等相关凭证，并经采购部门负责人、财务部门审核、分管领导审批后，按照企业的付款流程进行付款结算。财务部门应严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款，确保资金支付的准确性和及时性。同时，财务部门应定期对采购付款情况进行统计和分析，防范财务风险。（三）采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，风险包括市场风险（如价格波动、供应短缺等）、质量风险（如产品质量不合格、售后服务不到位等）、合同风险（如合同条款漏洞、违约风险等）、供应商风险（如供应商破产、信用缺失等）等。通过建立风险评估指标体系，采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，确定风险等级和影响程度。2.风险应对措施根据风险评估结果，采购部门制定相应的风险应对措施。对于市场风险，可通过签订长期合同、套期保值、建立战略储备等方式进行应对；对于质量风险，加强供应商质量管理、增加检验频次、明确质量责任等措施；对于合同风险，完善合同条款、加强合同审核与执行监督等；对于供应商风险，建立供应商评估与淘汰机制、增加供应商数量、加强供应商关系管理等。采购部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善应对措施，确保风险得到有效控制。（四）采购绩效评估1.评估指标设定建立采购绩效评估指标体系，包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商满意度等方面的指标。采购成本指标如采购价格降低率、采购费用率等；采购质量指标如物资合格率、退货率等；采购效率指标如采购周期、订单处理及时率等；供应商满意度指标如按时交货率、售后服务满意度等。根据企业实际情况和采购业务重点，对各项指标赋予相应的权重，形成综合的采购绩效评估指标。2.评估周期与方式采购绩效评估周期为每季度一次，年度进行综合评估。评估方式采用定量与定性相结合的方法，通过收集采购数据、供应商反馈、内部客户评价等信息，对采购绩效进行全面、客观的评价。3.评估结果应用根据采购绩效评估结果，对表现优秀的采购人员和供应商进行表彰和奖励，对存在问题的采购人员提出改进建议和要求，并与绩效考核挂钩。通过采购绩效评估，总结采购管理中的经验教训，不断优化采购流程和管理方法，提高采购管理水平和企业整体效益。三、供应商管理制度（一）供应商选择与准入1.供应商筛选标准建立供应商筛选标准，从供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面进行综合评估。资质方面要求供应商具备合法的经营资质和生产许可证；信誉方面考察供应商的商业信誉、银行信用记录等；生产能力方面评估供应商的生产规模、设备状况、人员素质等；产品质量方面查看供应商的质量控制体系和产品检验报告；价格水平方面比较供应商的报价与市场行情；售后服务方面了解供应商的售后服务承诺和响应速度。根据不同采购物资的特点和要求，对筛选标准中的各项指标赋予不同的权重，形成具体的供应商筛选评分表。2.供应商调查与评估采购部门对潜在供应商进行实地调查，了解其生产经营状况、质量管理体系、环保措施等情况。调查方式包括现场考察、问卷调查、与供应商员工访谈等。采购部门组织相关部门（如质量检验部门、技术部门、使用部门等）对潜在供应商进行综合评估，根据供应商筛选评分表进行打分，得分达到一定标准（如80分以上）的供应商纳入供应商数据库。3.供应商准入审批对于纳入供应商数据库的供应商，采购部门填写供应商准入申请表，详细说明供应商基本情况、评估情况、合作意向等内容，并提交至相关部门审批。审批流程一般为采购部门负责人审核、质量检验部门审核质量保证能力、财务部门审核财务状况、分管领导审批，重要供应商还需提交总经理办公会审议。审批通过后的供应商获得准入资格，采购部门与之建立正式的合作关系。（二）供应商分类管理1.分类标准制定根据供应商的重要性、采购金额、供应物资的关键程度等因素，将供应商分为A、B、C三类。A类供应商为重要供应商，采购金额大、供应物资关键、对企业生产经营影响重大；B类供应商为一般供应商，采购金额适中、供应物资重要性一般；C类供应商为普通供应商，采购金额较小、供应物资相对不重要。对不同类别供应商的管理策略和重点有所区别，如A类供应商重点加强合作与沟通，建立战略合作伙伴关系；B类供应商保持适度关注，定期进行评估和管理；C类供应商进行常规管理，简化管理流程。2.分类动态调整采购部门定期（每年/每半年）对供应商进行重新评估和分类，根据供应商的业绩表现、市场变化、企业需求等因素，及时调整供应商类别。对于业绩下滑、出现质量问题或其他不符合要求的供应商，及时降级处理；对于表现优秀、发展潜力大的供应商，可升级为更高类别供应商。（三）供应商日常管理1.供应商沟通与协调采购部门与供应商保持定期沟通，及时了解供应商的生产经营状况、产品质量情况、交货计划等信息，同时向供应商反馈企业的需求变化和质量要求。沟通方式包括电话、邮件、定期会议等。对于采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量纠纷等，采购部门及时与供应商进行协调解决，督促供应商采取有效措施改进问题，确保采购活动的顺利进行。2.供应商绩效评估建立供应商绩效评估体系，定期（每月/每季度）对供应商的绩效进行评估。评估指标包括交货准时率、产品合格率、价格水平、售后服务等方面。根据评估结果，对供应商进行排名和分类，对于绩效优秀的供应商给予奖励和更多的合作机会，对于绩效较差的供应商提出警告和改进要求，如连续多次绩效不达标，可考虑淘汰供应商。3.供应商培训与辅导采购部门根据企业的质量要求和管理标准，定期组织对供应商进行培训，内容包括质量管理知识、生产工艺改进、环保要求等方面，帮助供应商提高管理水平和产品质量。对于新纳入的供应商或在合作过程中出现问题较多的供应商，采购部门安排专人进行辅导，协助供应商查找问题、分析原因、制定改进措施，促进供应商不断提升供应能力。（四）供应商淘汰与退出1.淘汰标准制定明确供应商淘汰标准，当供应商出现以下情况时，应予以淘汰：连续多次交货延迟且无合理原因；产品质量严重不合格，经多次整改仍未改善；商业信誉不佳，存在欺诈行为；经营状况恶化，无法保证正常供应等。2.淘汰程序采购部门根据淘汰标准，对供应商进行评估和筛选，确定拟淘汰的供应商名单。采购部门向拟淘汰供应商发出书面通知，告知其淘汰原因和期限，并要求供应商在规定时间内进行反馈和说明。采购部门组织相关部门对供应商的反馈进行审核和评估，如供应商无异议或虽有异议但经核实确实不符合要求的，正式办理供应商淘汰手续，