餐厅文件管理规定

餐厅文件管理规定一、总则1.目的为加强餐厅文件管理，确保文件的有效利用和安全保存，提高餐厅运营管理效率，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于餐厅内所有部门及涉及餐厅运营管理的各类文件，包括但不限于行政文件、业务文件、财务文件、客户资料等。3.职责分工综合管理部门负责制定和完善文件管理规定，并监督执行。统一归口管理餐厅文件，负责文件的收集、整理、分类、编号、归档、保管和借阅等工作。定期对文件进行清查和盘点，确保文件的完整性和准确性。各部门负责本部门文件的形成、积累和初步整理工作，并按规定及时移交综合管理部门。配合综合管理部门做好文件的借阅、查阅等相关工作。负责本部门文件的日常保管和使用，确保文件安全。二、文件分类与编号1.文件分类行政文件类：包括餐厅的各项规章制度、通知、报告、决议等。业务文件类：涉及餐厅采购、厨房管理、服务流程、菜品研发等业务环节的文件。财务文件类：财务报表、预算、成本核算、资金管理等相关文件。客户资料类：客户档案、投诉记录、意见反馈等。其他文件类：不属于以上分类的其他文件，如员工培训资料、活动策划方案等。2.文件编号文件编号采用统一格式，以便于识别和管理。编号规则如下：行政文件：XZ年份序号，其中"XZ"表示行政文件，年份为文件形成年份的后两位，序号为该年度行政文件的流水号。例如：XZ23001，表示2023年第1号行政文件。业务文件：YW部门代码年份序号，"YW"表示业务文件，部门代码根据餐厅各部门设定（如CG表示采购部，CF表示厨房部等），年份为文件形成年份的后两位，序号为该年度该部门业务文件的流水号。例如：YWCG23002，表示采购部2023年第2号业务文件。财务文件：CW年份序号，"CW"表示财务文件，年份为文件形成年份的后两位，序号为该年度财务文件的流水号。例如：CW23003，表示2023年第3号财务文件。客户资料：KH年份序号，"KH"表示客户资料，年份为资料形成年份的后两位，序号为该年度客户资料的流水号。例如：KH23004，表示2023年第4号客户资料。其他文件：QT年份序号，"QT"表示其他文件，年份为文件形成年份的后两位，序号为该年度其他文件的流水号。例如：QT23005，表示2023年第5号其他文件。三、文件的形成与收集1.文件形成要求各部门在工作过程中应及时、准确地形成各类文件。文件内容应清晰、完整、规范，语言表达准确，数据真实可靠。文件起草应注明起草部门、起草人、日期等信息，并确保文件格式统一。涉及多个部门的文件，由主办部门负责起草，相关部门会签。2.文件收集各部门应指定专人负责文件的收集工作，确保本部门产生的文件及时、完整地收集齐全。文件收集人应定期对本部门文件进行清理和核对，发现问题及时与文件起草人沟通解决。对于外来文件，如供应商提供的产品资料、政府部门下发的文件等，由相关业务部门负责收集，并及时移交综合管理部门。四、文件的整理与归档1.文件整理综合管理部门收到各部门移交的文件后，应按照文件分类和编号规则进行整理。对每份文件进行核对，确保文件内容完整、签字盖章齐全、格式规范。对于不符合要求的文件，退回原部门进行补充或修正。将文件按类别、年度、编号顺序排列，同一类文件应按时间先后顺序排列。2.文件归档整理后的文件应及时进行归档。归档文件应装入档案盒，并在档案盒上标明文件类别、年度、起止编号等信息。档案盒应存放在专用的档案柜中，档案柜应按照类别和年度进行排列，便于查找和管理。建立电子档案库，将纸质文件进行扫描，形成电子文件存储在电子档案库中。电子文件应按照纸质文件的分类和编号进行命名和存储，确保电子文件与纸质文件一一对应。五、文件的保管1.保管要求综合管理部门应设置专门的档案保管场所，确保档案存放环境安全、干燥、通风，温度和湿度适宜。档案保管场所应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如发现文件损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.保管期限文件保管期限根据文件性质和餐厅管理需要确定，一般分为短期、中期和长期。短期保管文件（13年）：主要包括临时性通知、一般性业务报表等。中期保管文件（310年）：如年度预算、采购合同、客户投诉处理记录等。长期保管文件（10年以上）：涉及餐厅重大决策、长期发展规划、重要财务文件等。具体保管期限可参考相关法律法规和餐厅实际情况进行调整。六、文件的借阅与查阅1.借阅规定餐厅内部人员因工作需要借阅文件时，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息，并经所在部门负责人签字批准。综合管理部门根据审批后的申请表办理文件借阅手续，借阅人应在规定时间内归还文件。如需延期归还，应提前办理续借手续。借阅文件时，借阅人应爱护文件，不得在文件上涂改、圈划、污损，不得擅自复印、转借他人。如有损坏或丢失，应照价赔偿。2.查阅规定餐厅内部人员因工作需要查阅文件时，可直接到综合管理部门查阅。查阅人应在指定地点查阅文件，不得将文件带出档案保管场所。查阅重要文件时，需经综合管理部门负责人批准，并在综合管理部门人员的监督下进行查阅。外部单位或人员因工作需要查阅餐厅文件时，应提前与餐厅综合管理部门联系，提交查阅申请函，说明查阅目的、内容等信息。经餐厅相关领导批准后，方可查阅。查阅过程中应遵守餐厅相关规定，不得泄露文件内容。七、文件的销毁1.销毁条件文件保管期限届满或已失去保存价值的文件，由综合管理部门定期进行清理，提出销毁意见。文件在保管过程中因损坏、遗失等原因无法继续保存的，经确认后可进行销毁。涉及餐厅商业秘密、敏感信息等的文件，在不再需要时应按照保密规定进行销毁。2.销毁程序综合管理部门填写《文件销毁申请表》，详细列出拟销毁文件的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并经餐厅相关领导批准。批准后的《文件销毁申请表》交至文件保管人员，由保管人员负责组织文件销毁工作。文件销毁可采用粉碎、焚烧等方式进行，确保文件信息无法恢复。销毁过程中应安排专人监销，监销人在销毁记录上签字确认。销毁完成后，监销人应填写《文件销毁记录》，记录销毁时间、地点、方式、文件名称及数量等信息，并将《文件销毁申请表》、《文件销毁记录》等相关资料归档保存。八、文件的保密管理1.保密范围涉及餐厅商业秘密、经营策略、客户信息、财务数据等敏感信息的文件属于保密文件范畴。餐厅内部制定的尚未公开的规章制度、重要决策等文件也应严格保密。2.保密措施对保密文件应进行单独标识，注明"机密"、"秘密"等字样，并采取加密存储、限制访问等措施。接触保密文件的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容。在文件的借阅、查阅、使用过程中，严格按照保密规定进行操作，确保文件不被泄露。对于保密文件的复印、传输等应进行严格审批。定期对保密文件进行清查和核对，发现问题及时处理。如发现保密文件遗失或被盗，应立即采取措施，并及时报告餐厅相关领导。九、监督与考核1.监督检查综合管理部门定期对餐厅文件管理工作进行监督检查，检查内容包括文件的形成、收集、整理、归档、保管、借阅、查阅、销毁等环节。对监督检查中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。2.考核机制将文件管理工作纳入各部门绩效考核体系，对文件管理工作规范、成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。对违反文件管理规定的部门和个人，视情节轻重给予批评教育、经济处罚