6分包商档案管理办法

6分包商档案管理办法一、总则（一）目的为加强对分包商的有效管理，规范分包商档案的建立、整理、保管和使用，全面、准确地掌握分包商信息，保障公司项目顺利实施，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于与公司签订分包合同的所有分包商档案管理工作。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容必须真实、准确反映分包商实际情况。2.完整性原则：涵盖分包商从准入到退出全过程的各类信息。3.保密性原则：对涉及分包商的敏感信息严格保密。4.动态管理原则：根据分包商实际表现及时更新档案内容。二、职责分工（一）公司主管部门1.负责制定和完善分包商档案管理办法。2.指导和监督各项目对分包商档案的管理工作。3.定期检查分包商档案的完整性和规范性。（二）项目管理部门1.负责本项目分包商档案的收集、整理、审核和保管。2.建立项目分包商档案台账，记录档案的流转情况。3.根据项目进展及时更新分包商档案信息。（三）相关业务部门1.配合项目管理部门提供分包商相关业务信息，如技术能力、质量表现等。2.参与对分包商的评价工作，为档案管理提供参考依据。三、分包商档案内容（一）基本信息1.企业营业执照副本复印件、税务登记证副本复印件、组织机构代码证副本复印件（或三证合一营业执照副本复印件）。2.法定代表人身份证明书及身份证复印件。3.企业资质证书复印件，包括但不限于施工资质、专业承包资质、劳务资质等，且证书需在有效期内。4.安全生产许可证复印件，确保在有效期内。5.企业简介，包括成立时间、经营范围、人员规模、业绩情况等。（二）分包合同及协议1.与公司签订的分包合同原件及复印件，合同应明确双方权利义务、工作内容、质量标准、付款方式、工期要求等条款。2.如有补充协议或变更协议，一并归档。（三）人员信息1.项目负责人简历，包括姓名、性别、年龄、专业、工作经验、业绩等。2.主要技术人员名单及相关证书复印件，如建造师证书、工程师证书、特殊工种操作证等。3.劳务分包商的劳务人员花名册，包括姓名、身份证号、工种、进场时间等信息，并附人员劳动合同复印件。（四）业绩证明材料1.近[X]年类似项目业绩清单，包括项目名称、建设单位、项目规模、合同金额、完成时间等。2.提供[X]个以上类似项目的业绩证明材料，如合同复印件、验收报告、业主评价等。（五）财务状况1.近[X]年度财务审计报告复印件，反映分包商的资产负债、经营成果等情况。2.银行资信证明，体现其信用状况和资金实力。（六）施工设备清单1.主要施工设备清单，包括设备名称、型号、数量、购置时间、技术状况等。2.设备购置发票或租赁合同复印件。（七）质量与安全管理资料1.质量管理体系文件，如质量手册、程序文件、作业指导书等。2.安全管理体系文件，包括安全生产责任制、安全操作规程、应急预案等。3.质量与安全检查记录，如定期检查、专项检查、隐患排查等记录。4.质量事故和安全事故处理记录，包括事故原因分析、处理措施、整改情况等。（八）评价与考核资料1.项目月度、季度、年度评价表，对分包商的工作质量、进度、安全、文明施工等方面进行评价。2.业主、监理对分包商的评价意见。3.公司组织的对分包商的考核结果及相关文件。（九）其他资料1.获奖证书复印件，如优质工程奖、安全文明工地奖等。2.其他与分包商相关的重要资料，如诉讼情况、行政处罚记录等。四、档案建立与整理（一）档案建立1.项目管理部门在与分包商签订合同后，应及时收集分包商的基本信息及相关资料，建立分包商档案。2.对于新成立或资质发生变更的分包商，需在其取得有效资质证书后[X]个工作日内完成档案更新。（二）资料整理1.对收集到的资料进行分类整理，按照档案内容的顺序依次排列。2.每份资料应注明名称、日期、来源等信息，并确保资料清晰、完整。3.对于复印件，需加盖提供单位公章，并注明"与原件一致"字样。（三）档案编号1.采用统一的编号规则对分包商档案进行编号，编号应具有唯一性。2.编号格式为：公司名称首字母缩写+年份+项目名称缩写+分包商序号，例如：ABC2023XM001FBS01，其中ABC为公司名称首字母缩写，2023为年份，XM001为项目名称缩写，FBS为分包商英文缩写，01为分包商序号。（四）装订成册1.将整理好的资料按照编号顺序依次装订成册，厚度不宜过厚，便于查阅和保管。2.在档案封面注明分包商名称、档案编号、档案内容、建立日期等信息。五、档案保管（一）保管地点1.设立专门的分包商档案保管室，确保档案存放环境安全、干燥、通风。2.档案保管室应配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施。（二）保管期限1.分包商档案保管期限为自分包合同终止后[X]年。2.对于涉及重要项目或有特殊要求的分包商档案，保管期限可适当延长。（三）档案借阅1.因工作需要借阅分包商档案的，需填写《分包商档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字、项目管理部门负责人审批后，方可到档案保管室借阅档案。3.借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期借阅，应重新办理申请手续。4.档案保管人员应对借阅情况进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。（四）档案归还1.借阅人归还档案时，档案保管人员应认真核对档案内容和数量，确保档案完整无损。2.如发现档案有损坏、丢失等情况，借阅人应承担相应责任，并及时采取补救措施。（五）档案销毁1.对于保管期限已满且无需继续保存的分包商档案，由项目管理部门提出销毁申请。2.申请应注明档案名称、编号、保管期限、销毁原因等信息，并附需销毁档案清单。3.销毁申请经公司主管部门审核、分管领导批准后，由项目管理部门指定专人负责销毁。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称和数量、监销人等信息，并由监销人签字确认。六、档案更新与维护（一）定期更新1.项目管理部门应定期对分包商档案进行更新，原则上每季度更新一次。2.更新内容包括分包商的人员变动、业绩变化、评价考核结果等信息。（二）动态维护1.根据项目实施过程中分包商的实际表现，及时对档案中的相关内容进行调整和补充。2.如分包商出现质量问题、安全事故、违约行为等，应在事件发生后[X]个工作日内将相关情况记录在档案中，并附上处理结果。（三）信息共享1.建立分包商档案信息共享平台，项目管理部门、相关业务部门等可根据权限查询和使用档案信息。2.各部门应及时将与分包商有关的信息反馈至项目管理部门，以便更新档案内容。七、监督与检查（一）内部监督1.公司主管部门定期对各项目的分包商档案管理工作进行检查，检查内容包括档案的完整性、规范性、更新情况等。2.对检查中发现的问题，下达整改通知书，要求项目管理部门限期整改，并跟踪整改情况。（二）外部监督1.接受业主、监理等相关方对分包商档案管理工作的监督和检查。2.对于提出的意见和建议，及时进行整改，不断完善分包商档案管理工作。八、罚则（一）对项目管理部门的处罚1.如发现项目管理部门未按照本办法要求建立、整理、保管分包商档案，或档案内容不完整、不准确的，责令限期整改，并视情节轻重给予部门负责人警告至记过处分。2.因档案管理不善导致公司利益受损的，追