档案管理规定2

档案管理规定2一、总则1.目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司总部及所属各部门、各分支机构的档案管理工作。3.定义本规定所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理职责1.档案管理部门职责负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。集中统一管理公司各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。指导、监督和检查各部门的档案管理工作，开展档案业务培训和交流活动。负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作，确保档案的安全和完整。定期对档案进行清理和销毁，确保档案信息的时效性和准确性。2.各部门兼职档案员职责负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整和准确。按照档案管理部门的要求，及时将本部门形成的档案材料进行分类、整理，并移交至档案管理部门。协助档案管理部门开展档案的编研和利用工作，提供必要的档案信息和资料。负责本部门档案的安全保密工作，对涉及公司机密的档案严格按照保密规定进行管理。三、档案的收集与整理1.收集范围公司在日常经营活动中形成的各类文件、资料、报表、合同、协议等。公司召开的各类会议形成的会议文件、记录、纪要等。公司开展的各类科研项目、技术改造、工程建设等活动形成的技术文件、图纸、报告等。公司的财务报表、会计凭证、审计报告等会计档案。公司员工的人事档案、劳动合同、培训记录等人事档案。公司的市场营销资料、客户信息、市场调研报告等业务档案。公司获得的荣誉证书、奖项、资质证书等荣誉档案。其他对公司具有保存价值的文件、资料和记录。2.收集要求各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案材料的及时、完整收集。档案材料应真实、准确、完整，不得擅自涂改、伪造或销毁。收集的档案材料应按照一定的分类标准进行整理，便于后续的管理和利用。3.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。区分不同价值，便于保管和利用。便于分类、编号、装订和装盒。4.整理方法分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，可分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等类别。每个类别下再根据具体情况进行细分。编号：为每份档案编制唯一的编号，以便于管理和查找。编号应遵循一定的规则，具有系统性和逻辑性。装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。装订时应注意保护档案材料，避免损坏或丢失。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于检索和查询。四、档案的鉴定与保管期限1.鉴定原则以国家有关档案鉴定的规定为依据，结合公司实际情况，确定档案的保管期限。全面分析档案的内容、来源、时间等因素，准确判断档案的保存价值。定期对档案进行鉴定，确保档案的保管期限合理、准确。2.保管期限划分永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限一般为16年至50年。短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有参考价值的档案，列为短期保管。短期保管期限一般为5年以下。3.鉴定工作组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、各部门兼职档案员以及相关业务人员组成。档案鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和存毁意见。档案鉴定小组应认真审核档案材料，充分听取各方面意见，确保鉴定结果的准确性和公正性。五、档案的保管1.保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。2.保管方式档案应按照分类、编号顺序排列存放，便于查找和管理。对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、复制备份等。电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，防止数据丢失。3.安全管理建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，防止档案被盗、被抢、被毁等事件的发生。严格控制档案库房的访问权限，未经授权人员不得进入档案库房。做好档案的防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作，确保档案的质量不受影响。六、档案的统计与编研1.统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析。定期编制档案统计报表，向上级主管部门和公司领导报送档案统计信息。通过档案统计工作，及时发现档案管理中存在的问题，为改进档案管理工作提供依据。2.编研工作档案管理部门应根据公司发展的需要，开展档案编研工作，编写档案参考资料、大事记、组织沿革等。通过编研工作，挖掘档案信息资源，为公司的决策、生产、经营等工作提供参考和支持。编研成果应按照规定进行审核和审批，确保编研内容的准确性和可靠性。七、档案的利用1.利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和正确使用。严格按照档案借阅制度办理借阅手续，未经授权人员不得查阅、借阅档案。利用档案时应爱护档案，不得擅自涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。2.利用方式查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。借阅：公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，到期应及时归还。复制：因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，由档案管理部门工作人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，并注明用途。3.利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记。登记内容包括利用时间、利用人姓名、所在部门、利用目的、档案名称、档案编号、查阅或借阅期限、归还时间等。定期对档案利用登记情况进行统计分析，及时发现档案利用中存在的问题，为改进档案管理工作提供参考。八、档案的保密与销毁1.保密管理档案管理部门应建立健全档案保密制度，加强对档案信息的保密管理。对涉及公司机密的档案，应严格按照保密规定进行管理，明确保密责任，采取必要的保密措施。档案管理人员应严格遵守保密纪律，不得泄露档案信息，不得擅自扩大档案的知悉范围。2.销毁管理对已到保管期限且无保存价值的档案，应按照规定进行销毁。销毁档案前，应编制档案销毁清册，列出销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息，报档案鉴定小组审核。经档案鉴定小组审核批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。销毁工作应在指定地点进行，并有