档案管理规定

档案管理规定一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在公司生产、经营、管理中的作用，特制定本规定。（二）适用范围本规定适用于公司总部及所属各部门、分公司、子公司的档案管理工作。（三）定义1.档案：是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文件、资料、图表、数据、声像等。2.归档：是指各部门或个人将办理完毕、具有保存价值的文件材料按照规定的范围、程序和要求移交档案部门集中管理的过程。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理规章制度并组织实施。2.负责公司档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，对兼职档案员进行业务培训。4.定期对公司档案进行清理和评估，确保档案的质量和安全。5.积极开发档案信息资源，为公司的生产、经营、管理提供服务。（二）各部门职责1.负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按规定定期向档案管理部门移交。2.设立兼职档案员，负责本部门档案的日常管理工作，接受档案管理部门的业务指导。3.严格执行公司档案管理规章制度，确保本部门档案的完整、准确和安全。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在筹备、设立、运营过程中形成的各类文件材料，包括公司章程、股东会决议、董事会决议、营业执照、税务登记证等。2.公司生产、经营、管理活动中产生的文件材料，如合同协议、销售订单、采购发票、财务报表、工作计划、工作总结等。3.公司科研、技术创新活动中形成的文件材料，如科研项目申报书、研究报告、技术方案、专利证书等。4.公司员工人事档案，包括员工履历表、劳动合同、培训记录、考核评价等。5.公司固定资产档案，包括设备采购合同、设备清单、设备维护记录、设备报废申请等。6.公司行政管理活动中形成的文件材料，如会议纪要、通知、通报、请示报告等。7.公司党群工作中形成的文件材料，如党组织活动记录、工会活动记录、共青团活动记录等。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签署齐全，载体应符合档案保管要求。3.对于电子文件，应按照公司电子文件管理规定进行收集和整理，确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分文件材料的不同价值，进行分类整理。3.便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、科研项目类、固定资产类、人事档案类等类别。2.编号：为每一份档案或每一组档案赋予唯一的编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，便于快速检索。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度控制设备、消防设备、防虫药品等。2.定期对保管设备进行检查和维护，确保设备的正常运行。（三）档案上架1.按照档案的分类和编号顺序，将档案整齐上架存放，便于查找和管理。2.建立档案存放位置索引，标明档案的存放位置，方便快速定位。（四）档案保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司章程、股东会决议、董事会决议、营业执照、税务登记证等重要文件。3.长期保管的档案保管期限为16年至50年，主要包括公司生产、经营、管理活动中形成的重要文件。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括一般性文件材料。（五）档案鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限是否合理，是否需要继续保存。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案专家组成，对档案进行鉴定。3.鉴定结果应形成书面报告，经公司领导批准后执行。（六）档案销毁1.对已失去保存价值的档案，应按照规定进行销毁。2.销毁档案时，应编制销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息，经公司领导批准后，由两人以上共同监销。3.销毁清册应永久保存。五、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理规定，确保档案的安全和保密。2.本着方便利用、服务公司的原则，为公司的生产、经营、管理提供有效支持。（二）利用方式1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.借阅：公司内部人员因工作需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：因工作需要复制档案的，应填写《档案复制申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，由档案管理部门工作人员进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（三）利用登记1.建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、档案名称、档案编号、利用目的等信息。2.登记记录应妥善保存，以备查询。（四）保密要求1.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密等重要档案进行严格保密。2.利用档案时，不得泄露档案内容，未经公司领导批准，不得擅自复制、传播档案信息。3.查阅、借阅档案的人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、损毁、丢失档案。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平。2.实现档案信息的快速检索和共享，为公司的生产、经营、管理提供便捷的信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，形成电子档案，并进行分类、编号、著录等处理，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的信息系统，实现档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.数据安全管理：建立完善的数据安全管理制度，采取数据备份、数据加密、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.及时将新形成的档案信息录入系统，保证电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。4.加强对档案管理信息系统的安全维护，防止系统受到攻击和病毒感染。七、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案的收集、整理、保管、利用等情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保档案管理工作规范、有序进行。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价制度，对各部门的档案管理工作进行量化考核。2.考核内容包括