RF-xZ-ZD-05档案管理实施细则

RF-xZ-ZD-05档案管理实施细则一、总则（一）目的为加强本单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，特制定本实施细则。（二）适用范围本细则适用于本单位各部门在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：档案由单位档案管理部门集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：归档的档案必须真实反映单位各项工作的实际情况，严禁虚假材料归档。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案内容的完整，不遗漏重要信息。4.安全性原则：采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门1.负责制定和完善本单位档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理本单位各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案等。3.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。4.建立档案检索工具，方便档案的查询和利用。5.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，报经批准后组织销毁。6.负责档案库房的安全管理，确保档案实体安全。7.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，定期向单位档案管理部门移交档案。2.配合档案管理部门开展档案整理、编目、鉴定等工作。3.负责本部门档案的日常保管和利用，确保档案的安全和完整。三、档案的分类与编号（一）分类1.文书档案：包括上级文件、本单位文件、会议文件、工作计划与总结、请示与批复、报告、通知、函等。2.科技档案：涵盖科研项目档案、工程建设档案、设备仪器档案等。3.会计档案：包含会计凭证、会计账簿、财务报告、审计报告等。4.人事档案：有员工履历表、工资档案、考核材料、任免文件、奖惩记录等。5.业务档案：根据各部门业务特点进行分类，如市场营销部门的客户档案、销售合同档案，生产部门的生产记录档案等。（二）编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.科技档案编号：按照项目或工程名称进行编号，例如：KJ202301，代表2023年的第1个科技项目档案。3.会计档案编号：根据会计年度和档案类别进行编号，如2023凭证001，表示2023年的第1册会计凭证。4.人事档案编号：由单位人事部门统一编制，确保每人一个唯一编号。5.业务档案编号：各部门根据业务需要自行制定编号规则，但应保证编号的系统性和唯一性。四、档案的收集与整理（一）收集1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保档案的齐全完整。2.对于重要会议、重大活动、重要项目等形成的文件材料，应指定专人负责收集，并在活动结束后及时整理归档。3.单位内部各部门之间应加强沟通协作，避免文件材料的重复或遗漏收集。4.接收外部单位发来的与本单位工作相关的文件材料，应及时登记并移交档案管理部门。（二）整理1.文书档案整理按照文件的形成时间顺序进行排列，同一事由的文件集中在一起。对每份文件进行编号、编目，填写文件题名、文号、日期、责任者、页数等信息。去除文件上的金属物，对破损或褪色的文件进行修复或复制。将整理好的文件装订成册，采用三孔一线的装订方式，确保整齐牢固。按照分类方案进行分类，编制档案目录。2.科技档案整理科研项目档案：按照项目研究阶段进行分类整理，包括项目立项文件、研究方案、实验数据、研究报告等。工程建设档案：按工程建设阶段分为前期文件、设计文件、施工文件、竣工文件等，分别整理归档。设备仪器档案：收集设备仪器的购置合同、说明书、操作规程、维修记录等文件，进行分类编目。3.会计档案整理会计凭证：按月份和凭证号顺序整理，检查凭证的完整性和准确性，剔除不符合要求的凭证。会计账簿：按照账簿种类分别整理，包括总账、明细账、日记账等。财务报告：按年度整理，确保报告的连续性和完整性。编制会计档案目录，注明档案名称、年度、保管期限等信息。4.人事档案整理对员工的各类人事档案材料进行分类，如履历材料、考核材料、任免材料等。按照档案材料形成时间顺序进行排列，去除重复或无效的材料。对档案材料进行编目，填写材料名称、形成时间、来源等信息。5.业务档案整理各部门根据业务特点制定具体的整理方法，如客户档案按客户名称分类，销售合同档案按合同签订时间顺序排列等。确保业务档案内容的真实性、完整性和系统性，便于查询和利用。五、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防虫、防潮的地点，远离火源、水源和污染源。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放整齐有序。3.安装防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防光、防高温等设施设备，如灭火器、防盗门、防虫药、除湿机、窗帘等。（二）档案保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案发霉、虫蛀、破损等情况，应采取相应的修复措施。3.对电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，并定期进行数据维护，确保数据的安全和完整。4.严格控制档案库房的温度和湿度，温度保持在14℃24℃之间，湿度保持在45%60%之间。5.非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。六、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用必须符合国家法律法规和单位相关规定。2.服务为本原则：以满足单位各项工作需要为出发点，为利用者提供优质高效的服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，严格遵守保密制度，确保档案信息不泄露。（二）利用方式1.查阅：利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应根据利用者的需求提供相应的档案，并做好查阅登记。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。3.复制：根据利用者的需求，档案管理部门可提供档案的复制件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用登记1.建立档案利用登记簿，详细记录利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、档案名称及数量等信息。2.对档案查阅、借阅、复制等情况进行跟踪管理，及时掌握档案的流向和利用效果。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门定期对档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.根据国家有关规定和单位实际情况，制定档案保管期限表，明确各类档案的保管期限。3.鉴定小组对到期档案进行逐卷审查，判定档案的价值，提出存毁意见。（二）销毁1.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核、单位领导批准后，予以销毁。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，确保销毁过程的安全。3.销毁档案时，应编制档案销毁清册，注明档案名称、年度、保管期限、文号、数量等信息，并由监销人员签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，方便档案的查询和利用，为单位各项工作提供有力支持。3.确保档案信息的安全，防止档案信息泄露和丢失。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应不低于[X]dpi，确保图像清晰可读。2.对扫描后的图像进行图像处理，包括去污、裁剪、纠偏等，提高图像质量。3.建立档案目录数据库，录入档案的题名、文号、日期、责任者、保管期限等信息，实现档案目录的计算机检索。（三）系统管理1.档案信息管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，满足档案管理工作的实际需求。2.设定不同用户的权限，确保档案信息的安全。档案管理人员应严格按照权限操作档案信息管理系统，不得越权访问和修改档案数据。3.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。九、监督与检查（一）监督机制1.单位内部设立档案管理监督小组，定期对档案管理工作进行检查和监督。2.监督小组由单位领导、档案管理部门负责人和相关业务部门人员组成，负责对档案管理工作的制度执行情况、档案质量、保管条件等进行检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等环节的操作是否符合规定。2.档案的完整性和准确性，检查档案是否齐全、完整，文件材料的内容是否真实、准确。3.档案保管条件，查看档案库房的温湿度、防火、防盗、防虫、防潮等设施设备是否正常运行。4.档案利用情况，检查档案利用登记是否规范，利用者是否遵守档案利用规定。（三）问题整改1.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求责任部门限期整改。2.责任部门应针对问题制定整改措施，明确整改责任人，确保问题得到有效解决。3.整改完成后，责任部门应向档案管理监督