公司部门办公设施维护及检查制度

公司部门办公设施维护及检查制度一、总则1.目的为确保公司各部门办公设施的正常运行，提高办公效率，保障员工的工作环境舒适、安全，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有部门的办公设施，包括但不限于办公桌椅、电脑、打印机、复印机、传真机、空调、照明设备、网络设备等。3.职责分工行政部门负责制定办公设施维护及检查的总体计划和标准。统筹协调各部门办公设施的维修、保养工作。定期对办公设施进行巡检，及时发现并解决问题。负责办公设施维修、保养费用的预算编制和控制。各部门负责本部门办公设施的日常使用和保管。发现办公设施出现故障或损坏时，及时向行政部门报修。协助行政部门进行办公设施的维修、保养工作。二、办公设施的申购与配置1.申购流程各部门根据工作需要，填写《办公设施申购申请表》，详细说明申购设施的名称、规格、数量、用途等。申请表经部门负责人签字后，提交至行政部门。行政部门对申购申请进行审核，审核内容包括是否符合工作需要、是否有可替代设施等。审核通过后，行政部门将申购申请提交至公司领导审批。审批通过后，行政部门负责办理办公设施的采购手续。2.配置标准办公桌椅的配置应根据员工的工作岗位和职责进行合理安排，确保员工能够舒适、高效地工作。电脑、打印机、复印机等办公设备的配置应根据工作需要和业务量进行合理配置，避免资源浪费。网络设备的配置应满足公司网络应用的需求，确保网络畅通。照明设备、空调等设施的配置应根据办公区域的面积和功能进行合理配置，提供舒适的办公环境。三、办公设施的日常维护1.使用培训新购办公设施到货后，行政部门应及时组织相关人员进行使用培训，确保员工能够正确使用和操作设施。使用培训内容包括设施的基本原理、操作方法、注意事项等。各部门应安排专人负责本部门办公设施的使用培训，确保每位员工都能熟练掌握设施的使用方法。2.日常保养员工应养成良好的办公设施使用习惯，保持设施的清洁和卫生。定期对办公桌椅进行擦拭、清洁，检查桌椅的连接部件是否松动，如有问题及时报修。电脑、打印机等办公设备应定期进行清洁，包括主机、显示器、键盘、鼠标等，避免灰尘积累影响设备性能。网络设备应定期进行检查，确保网络连接正常，设备运行稳定。照明设备、空调等设施应定期进行清洁和维护，检查灯泡、滤网等部件是否正常，如有问题及时更换。3.故障报修员工发现办公设施出现故障或损坏时，应及时向行政部门报修。报修时应详细说明故障情况，包括故障发生的时间、地点、现象等。行政部门接到报修后，应及时记录故障信息，并安排维修人员进行维修。维修人员在接到维修任务后，应及时与报修人员联系，确定维修时间，并在规定时间内到达维修现场。维修人员在维修过程中应认真检查故障原因，采取有效的维修措施，确保设施能够正常运行。维修完成后，维修人员应向报修人员反馈维修情况，并请报修人员在《办公设施维修记录单》上签字确认。四、办公设施的定期检查1.检查计划行政部门应制定办公设施定期检查计划，明确检查的时间、内容、人员等。定期检查分为月度检查、季度检查和年度检查，检查内容包括设施的运行状况、外观状况、安全性能等。2.月度检查每月末，行政部门组织各部门对本部门的办公设施进行自查，填写《办公设施月度检查表》。自查内容包括设施的使用情况、清洁情况、故障情况等。各部门自查结束后，将检查表提交至行政部门。行政部门对各部门提交的检查表进行汇总分析，对发现的问题及时安排维修或整改。3.季度检查每季度末，行政部门组织专业人员对公司办公设施进行全面检查。检查内容包括设施的运行状况、性能指标、安全隐患等。检查人员应填写《办公设施季度检查表》，详细记录检查情况。对检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。整改完成后，行政部门对整改情况进行复查，确保问题得到彻底解决。4.年度检查每年末，行政部门组织对公司办公设施进行年度全面检查。年度检查内容包括设施的运行状况、性能指标、安全隐患等，同时对设施的使用寿命进行评估。检查人员应填写《办公设施年度检查表》，详细记录检查情况。根据年度检查结果，行政部门制定下一年度办公设施的维护、更新计划。五、办公设施的维修与更换1.维修原则办公设施维修应遵循"及时、高效、经济"的原则，确保设施能够尽快恢复正常运行。对于一般性故障，维修人员应在接到报修后[X]小时内到达维修现场进行维修。对于较为复杂的故障，维修人员应在[X]个工作日内完成维修任务。2.维修流程报修人员填写《办公设施维修申请表》，详细说明故障情况。部门负责人对报修申请进行审核，签字确认后提交至行政部门。行政部门对报修申请进行登记，并安排维修人员进行维修。维修人员维修完成后，填写《办公设施维修记录单》，详细记录维修情况。报修人员对维修结果进行验收，验收合格后在《办公设施维修记录单》上签字确认。3.更换标准办公设施出现以下情况之一时，应进行更换：设施损坏严重，无法修复或维修成本过高。设施使用寿命到期，性能明显下降，影响正常工作。因业务发展需要，现有设施无法满足工作要求。办公设施更换应按照公司的采购流程进行，由行政部门负责办理相关手续。4.废旧设施处理对于废旧办公设施，行政部门应统一进行回收处理。回收处理前，行政部门应进行资产盘点，核实废旧设施的数量、型号等信息。废旧设施的回收处理应遵循环保、安全的原则，选择合法合规的回收渠道进行处理。行政部门应建立废旧设施处理台账，记录废旧设施的回收处理情况。六、办公设施的安全管理1.安全培训行政部门应定期组织办公设施安全培训，提高员工的安全意识和操作技能。安全培训内容包括设施的安全操作规程、安全注意事项、应急处理方法等。各部门应安排专人负责本部门办公设施的安全培训，确保每位员工都能掌握安全知识和技能。2.安全检查行政部门应定期对办公设施进行安全检查，及时发现并消除安全隐患。安全检查内容包括设施的电气安全、消防安全、机械安全等。检查人员应填写《办公设施安全检查表》，详细记录检查情况。对检查中发现的安全隐患，行政部门应及时下达整改通知，要求相关部门限期整改。整改完成后，行政部门对整改情况进行复查，确保安全隐患得到彻底消除。3.应急管理行政部门应制定办公设施应急预案，明确应急处理流程和责任分工。应急预案应包括设施突发故障、火灾、漏电等情况的应急处理措施。各部门应定期组织员工进行应急演练，提高员工的应急处理能力。发生办公设施安全事故时，相关部门应立即启动应急预案，采取有效的应急措施，确保人员生命安全和财产损失最小化。七、办公设施的档案管理1.档案建立行政部门应建立办公设施档案，记录办公设施的申购、配置、维护、维修、更换等情况。办公设施档案应包括设施的名称、规格、型号、购置时间、使用部门、维护记录、维修记录、更换记录等信息。办公设施档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行管理，确保档案的完整性和可查阅性。2.档案更新行政部门应及时更新办公设施档案，确保档案信息的准确性和及时性。当办公设施发生申购、配置、维护、维修、更换等情况时，行政部门应在档案中及时记录相关信息。3.档案查阅公司内部人员因工作需要查阅办公设施档案时，应填写《办公设施档案查阅申请表》，经部门负责人签字后，提交至行政部门。行政部门对查阅申请进行审核，审核通过后提供档案查阅服务。查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自复印、拍照或带出档案。八、考核与奖惩1.考核内容行政部门对各部门办公设施的维护、管理情况进行考核，考核内容包括设施的使用情况、清洁情况、故障报修情况、定期检查情况等。各部门对本部门员工办公设施的使用和保管情况进行考核，考核内容包括设施的日常保养情况、安全使用情况等。2.考核方式行政部门采取定期检查和不定期抽查相结合的方式对各部门办公设施的维护、管理情况进行考核。各部门采取日常检查和定期考核相结合的方式对本部门员工办公设施的使用和保管情况进行考核。3.奖惩措施