某咨询-巴蜀江油燃煤质量文件、记录编制规定

某咨询—巴蜀江油燃煤质量文件、记录编制规定一、引言本规定旨在规范巴蜀江油燃煤质量文件与记录的编制，确保相关信息的准确、完整和可追溯，为燃煤质量的有效管理提供支持，保障生产运营的顺利进行。二、适用范围本规定适用于巴蜀江油涉及燃煤采购、验收、储存、使用等环节中与燃煤质量相关的文件和记录的编制、管理与保存。三、文件编制要求（一）质量标准文件1.制定依据参考国家相关煤炭质量标准，如GB/T75622010《发电用煤质量验收及抽检方法》等。结合巴蜀江油自身生产工艺对燃煤质量的要求。2.内容构成明确不同煤种的质量指标要求，包括发热量、挥发分、灰分、硫分、粒度等。规定各质量指标的允许波动范围。如有特殊要求，如对煤灰熔融性等指标的具体规定，应详细列出。3.格式规范采用清晰、简洁的文字表述，避免模糊和歧义。以表格形式呈现质量指标及要求，便于查阅和对比。（二）采购文件1.采购合同明确燃煤供应商应提供的质量证明文件，如质量检验报告等。约定燃煤质量不符合要求时的处理方式，包括退货、换货、扣减货款等条款。详细规定采购的煤种、数量、质量标准、交货时间、地点等信息。2.质量要求说明在采购文件中，应将质量标准文件中的相关要求完整引用，并可根据实际情况进行必要的补充说明。对于特殊质量要求，如低硫、高热值等，要特别强调，确保供应商充分理解。（三）验收文件1.验收标准与质量标准文件相对应，明确验收时各质量指标的合格判定依据。规定验收的抽样方法和样本数量，应符合相关国家标准和行业惯例。2.验收流程详细描述从燃煤到货开始的验收步骤，包括卸货前的外观检查、抽样、实验室检测等环节。明确各环节的责任部门和人员，以及信息传递的流程。3.验收报告记录验收的基本信息，如煤种、供应商、到货数量、验收时间等。填写各项质量指标的实测值，并与质量标准进行对比，明确验收结论（合格或不合格）。附上相关的检测数据和图表，如有必要还应包括对异常情况的说明。（四）储存文件1.储存管理制度规定不同煤种的储存方式，如分区存放、避免混煤等。制定库存盘点计划和周期，确保账实相符。明确储存过程中对燃煤质量的保护措施，如防止淋雨、防止自燃等。2.库存记录记录每批燃煤的入库时间、煤种、数量、质量情况等信息。实时更新库存数量，记录燃煤的出库时间、去向等，做到库存动态管理。（五）使用文件1.配煤方案根据不同机组的需求和燃煤质量情况，制定合理的配煤方案。明确各煤种在配煤中的比例和质量要求，以保证发电效率和环保指标。2.运行记录记录机组运行过程中与燃煤质量相关的参数，如入炉煤的发热量、挥发分等。统计不同时间段内燃煤的使用情况，分析燃煤质量对机组运行的影响。四、记录编制要求（一）记录的分类1.采购记录包括采购合同副本、供应商的质量证明文件、采购订单等。记录每次采购燃煤的详细信息，如询价记录、谈判记录等，以便追溯采购过程。2.验收记录验收报告及相关检测原始记录，如采样记录、实验室分析记录等。对验收不合格燃煤的处理记录，包括与供应商的沟通记录、退货或换货的凭证等。3.储存记录库存台账，记录燃煤的出入库数量、时间、煤种等信息。库存盘点记录，包括盘点时间、实际库存数量、账存数量、差异情况及原因分析等。4.使用记录机组运行日志中与燃煤质量相关的部分，如入炉煤质量数据、发电量、煤耗等。配煤记录，包括配煤过程中各煤种的用量、比例调整记录等。（二）记录的填写规范1.字迹清晰记录应使用蓝黑墨水或碳素笔书写，不得使用铅笔、圆珠笔等易褪色的笔。确保字迹工整、清晰，易于辨认。2.内容完整按照规定的格式和项目填写记录，不得遗漏重要信息。对于必填项，应准确填写，如日期、煤种、数量、质量指标等。3.数据准确记录中的数据应真实、准确，不得随意涂改。如有错误需要更正，应采用划改方式，在原错误数据上划一条横线，在其上方填写正确数据，并加盖修改人印章或签名。（三）记录的保存期限1.采购记录保存期限为自采购完成之日起至少5年，以便在需要时查阅采购历史和质量追溯。2.验收记录保存期限为自验收完成之日起至少5年，作为燃煤质量验收情况的重要依据。3.储存记录库存台账应长期保存，库存盘点记录保存期限为自盘点完成之日起至少3年。4.使用记录机组运行日志中与燃煤质量相关部分保存期限为自记录之日起至少3年，配煤记录保存期限为自配煤方案执行完毕后至少3年。（四）记录的检索与查阅1.建立索引对各类记录建立电子或纸质索引，以便快速查找所需记录。索引应包含记录的编号、日期、煤种、主题等关键信息。2.查阅流程内部人员因工作需要查阅记录时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、记录名称和时间段等。经相关部门负责人批准后，在指定地点查阅记录，查阅过程应进行登记，记录查阅人、查阅时间、查阅内容等信息。如需复印或摘录记录，应经记录管理部门同意，并注明用途。五、文件与记录的管理（一）文件管理1.文件编号对各类质量文件进行统一编号，编号应具有唯一性和系统性。例如，质量标准文件编号为"MJZL001"，其中"MJ"代表巴蜀江油，"ZL"表示质量文件，"001"为顺序号。2.文件修订当质量标准或其他相关要求发生变化时，及时对文件进行修订。修订后的文件应重新编号，并注明修订版本号和修订日期。保留原文件的修订历史记录，以便追溯文件的演变过程。3.文件发放与回收建立文件发放登记制度，记录文件发放的部门、人员、份数等信息。文件持有者离职或岗位变动时，应及时回收文件，确保文件的安全和有效管理。（二）记录管理1.记录归档定期对各类记录进行整理归档，按照记录的类别和时间顺序进行存放。归档后的记录应便于查阅和检索，可采用纸质档案盒或电子存储的方式。2.记录备份对于重要的电子记录，应进行定期备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。备份记录应与原始记录具有同等效力，可随时恢复使用。3.记录销毁超过保存期限的记录，经相关部门负责人批准后进行销毁。销毁记录时应进行登记，记录销毁的日期、记录名称、数量等信息。六、监督与考核1.内部审核定期开展对燃煤质量文件和记录编制、管理情况的内部审核。审核内容包括文件和记录的完整性、准确性、规范性，以及管理流程的执行情况等。对审核中发现的问题及时提出整改要求，并跟踪整改效果。2.考核机制建立考核制度，对在文件和记录管理工作中表现优秀的部门和个人给予奖励。对违反本规定的行为进行处罚，