某电力公司采购内控管理制度

某电力公司采购内控管理制度一、总则（一）目的为加强某电力公司（以下简称"公司"）采购业务内部控制，规范采购行为，防范采购风险，确保采购活动合法合规、采购物资和服务符合需求、采购资金使用安全有效，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门、各单位的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等各类采购业务。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动应当符合国家法律法规和公司内部规章制度的要求。2.效益性原则：在满足公司业务需求的前提下，追求采购成本最小化，提高采购资金使用效益。3.公平性原则：采购活动应遵循公平竞争原则，确保所有符合条件的供应商都有机会参与采购。4.公正性原则：采购决策过程应公正透明，避免利益冲突，确保采购结果公平合理。5.风险防控原则：识别、评估和控制采购过程中的各种风险，确保采购活动顺利进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司领导、相关部门负责人等组成。其职责是：1.审议公司采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目，包括采购预算、采购方式、采购文件等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门1.物资采购部门负责公司生产经营所需各类物资的采购工作，包括但不限于原材料、设备、备品备件等。具体职责如下：制定物资采购计划和预算。组织物资采购招标、询价、谈判等采购活动。选择合格供应商，建立供应商档案。签订物资采购合同，并跟踪合同执行情况。负责物资验收、入库、付款等工作。2.工程采购部门负责公司各类工程项目的采购工作，包括工程设备、材料、服务等。具体职责如下：编制工程采购计划和预算。组织工程采购招标、询价、谈判等采购活动。审核工程采购文件，确保其符合工程要求和相关法律法规。参与工程采购合同的起草、签订和执行监督。配合工程部门进行工程物资验收和结算工作。3.服务采购部门负责公司各类服务的采购工作，如技术咨询、劳务外包、运输服务等。具体职责如下：制定服务采购计划和预算。开展服务采购市场调研，确定采购需求和标准。组织服务采购招标、询价、谈判等采购活动。评估服务供应商的服务能力和信誉，选择合格供应商。签订服务采购合同，并监督合同执行情况。负责服务验收和费用结算工作。（三）其他相关部门职责1.需求部门根据公司业务需求，提出物资、工程或服务的采购申请。参与采购需求的确定和采购文件的审核。负责采购物资、工程或服务的使用验收工作。2.财务部门审核采购预算，确保采购资金的合理安排。参与采购合同的审核，重点关注付款条款和资金风险。办理采购付款手续，对采购资金使用情况进行监督和核算。3.审计部门对采购活动进行审计监督，检查采购内部控制制度的执行情况。审查采购项目的合规性、真实性和效益性，提出审计意见和建议。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据公司业务计划和实际需求，填写采购申请表，详细说明采购物资、工程或服务的名称、规格、数量、用途、预计采购时间等内容。2.采购申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购执行部门。（二）采购计划制定1.采购执行部门收到采购申请表后，结合库存情况、市场供应情况等因素，制定采购计划。采购计划应明确采购项目的具体内容、采购方式、采购时间安排、预算金额等。2.采购计划经采购执行部门负责人审核后，报公司领导审批。重大采购计划需提交采购决策委员会审议通过。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购执行部门根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面的情况，确定符合条件的供应商名单。2.供应商评估与准入采购执行部门组织相关人员对进入供应商名单的供应商进行实地考察或评估，收集供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等资质文件。根据评估结果，确定合格供应商名单，并报公司领导审批。对于首次合作的重要供应商，需经采购决策委员会批准后方可准入。3.供应商档案建立与管理采购执行部门为每个合格供应商建立档案，记录供应商的基本信息、资质文件、评估报告、合作历史、交易记录等内容。定期对供应商档案进行更新和维护，及时掌握供应商的动态情况。4.供应商考核与淘汰采购执行部门定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行考核评价，考核结果作为供应商后续合作的重要依据。对于考核不合格的供应商，采购执行部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，应将其列入淘汰名单，不再与其合作。（四）采购方式选择1.公开招标适用于采购金额较大、技术规格明确、市场竞争充分的采购项目。采购执行部门应按照国家法律法规和公司相关规定，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。2.邀请招标对于具有特定资格要求或受项目条件限制，只能从有限范围的供应商中选择的采购项目，可采用邀请招标方式。采购执行部门应向不少于三家具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并组织招标活动。3.询价对于采购金额较小、规格标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价方式。采购执行部门向多家供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价，根据报价情况选择成交供应商。4.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的、采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的、不能事先计算出价格总额的采购项目。采购执行部门与不少于三家供应商进行谈判，综合比较其报价、技术方案、售后服务等因素，确定成交供应商。5.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的、必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。采购执行部门应与单一供应商进行协商，确定采购价格和相关条款。（五）采购文件编制1.根据采购方式和采购需求，采购执行部门编制相应的采购文件，如招标文件、询价通知书、谈判文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量标准、数量要求、交货期、售后服务、评标标准等内容，确保采购文件的完整性和准确性。3.采购文件编制完成后，需经采购执行部门负责人审核，重大采购文件还需报公司领导审批。（六）采购活动实施1.招标采购采购执行部门发布招标公告或投标邀请书，邀请潜在供应商参与投标。组织开标会议，当众宣读投标人的投标报价、投标文件的主要内容等。组建评标委员会，按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审，推荐中标候选人。采购执行部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商，并向其发出中标通知书。2.询价采购采购执行部门向选定的供应商发出询价通知书，要求其在规定时间内报价。对供应商的报价进行比较分析，选择报价合理、满足采购需求的供应商作为成交供应商，并与其签订采购合同。3.竞争性谈判采购采购执行部门向符合条件的供应商发出谈判邀请书，邀请其参加谈判。组织谈判会议，与供应商就采购项目的技术规格、价格、交货期、售后服务等条款进行谈判。根据谈判结果，确定成交供应商，并签订采购合同。4.单一来源采购采购执行部门与单一供应商就采购项目的价格、条款等进行协商谈判。协商达成一致后，签订采购合同。（七）采购合同签订1.采购执行部门根据采购活动结果，与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同签订前，需经采购执行部门负责人审核，重大采购合同还需报公司领导审批。审核重点包括合同条款的合法性、完整性、合理性以及与采购文件的一致性等。3.采购合同签订后，采购执行部门应及时将合同副本分送需求部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求履行职责。（八）采购验收1.验收准备需求部门在采购物资或服务到货前，应做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具和场地等。采购执行部门应及时通知供应商将采购物资或服务送达指定地点，并要求供应商提供相关质量证明文件、产品说明书等资料。2.验收实施需求部门组织相关人员按照采购合同和验收方案的要求，对采购物资或服务进行验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、质量、性能等方面，以及服务的质量、标准、完成情况等。验收人员应认真填写验收记录，详细记录验收过程和结果。验收合格的，验收人员签字确认；验收不合格的，应及时与供应商沟通，要求其限期整改或退换货，并在验收记录中注明不合格情况。3.验收报告编制验收完成后，需求部门应编制验收报告，总结验收情况，明确验收结论。验收报告经需求部门负责人审核签字后，提交至采购执行部门。采购执行部门将验收报告与采购合同、发票等资料进行核对，确认无误后，办理相关付款手续。（九）采购付款1.付款申请采购执行部门根据采购合同和验收报告，填写付款申请表，注明采购项目名称、合同编号、付款金额、付款方式、收款单位等信息。付款申请表经采购执行部门负责人审核签字后，连同采购合同、验收报告、发票等相关资料一并提交至财务部门。2.付款审核财务部门收到付款申请后，对相关资料进行审核，重点审核采购合同的执行情况、验收报告的真实性、发票的合法性和合规性等。财务部门审核无误后，报公司领导审批。对于重大采购付款，需经采购决策委员会审议通过。3.付款执行财务部门根据公司领导的审批意见，按照采购合同约定的付款方式和时间，办理采购付款手续。付款完成后，财务部门应及时进行账务处理，记录采购资金的支出情况。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购执行部门会同相关部门定期对采购业务进行风险识别和评估，确定采购过程中可能存在的风险，如供应商违约风险、采购价格波动风险、质量风险、合同风险等。2.采用定性与定量相结合的方法，对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。（二）风险应对措施1.供应商违约风险加强供应商管理，建立严格的供应商评估和准入制度，选择信誉良好、实力较强的供应商合作。在采购合同中明确供应商的违约责任和赔偿条款，对供应商的违约行为进行约束。定期对供应商进行考核评价，及时发现和解决供应商存在的问题，降低违约风险。2.采购价格波动风险关注市场价格动态，建立价格预警机制，及时掌握采购物资或服务的价格变化情况。在采购合同中合理约定价格调整条款，如采用固定价格、浮动价格等方式，降低价格波动对采购成本的影响。通过与供应商协商签订长期合作协议、批量采购等方式，争取更有利的采购价格。3.质量风险在采购文件中明确质量标准和验收要求，要求供应商提供质量保证文件。加强采购验收环节的管理，严格按照验收标准进行验收，确保采购物资或服务的质量符合要求。对于质量不合格的采购物资或服务，及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或退换货，避免因质量问题给公司带来损失。4.合同风险加强采购合同管理，规范合同签订流程，确保合同条款合法、完整、合理。定期对采购合同的执行情况进行跟踪检查，及时发现和解决合同履行过程中存在的问题。建立合同纠纷处理机制，对于合同纠纷，应依法依规妥善处理，维护公司的合法权益。五、采购监督与审计（一）内部监督1.采购执行部门应建立健全内部监督机制，定期对采购业务进行自查，检查采购流程的执行情况、采购文件的编制和审核情况、采购合同的签订和履行情况等。2.公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，审查采购项目的合规性、真实性和效益性，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。