总公司合同管理规定

总公司合同管理规定一、总则1.目的为加强总公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于总公司及所属各分公司、子公司（以下统称"公司"）各类合同的管理。3.基本原则合同管理应遵循依法合规、平等自愿、公平公正、诚实守信的原则。二、合同管理机构及职责1.合同管理委员会组成：由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。职责：审议合同管理制度、重大合同文本等。对重大合同签订、变更、终止等事项进行决策。协调解决合同管理中的重大问题。2.合同管理部门设立：总公司设合同管理部，负责全公司合同的统一管理。职责：制定和完善合同管理制度、流程。参与合同的起草、审核、签订、履行、变更、终止等环节。建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档管理。监督检查合同履行情况，协调处理合同纠纷。3.业务部门职责：负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订等工作。按照合同约定履行义务，及时向合同管理部门反馈合同履行情况。协助合同管理部门处理合同纠纷。三、合同的签订1.合同订立前的调查业务部门在订立合同前，应对合同对方的主体资格、资质、信用状况、经营能力等进行调查，确保对方具备签订和履行合同的能力。调查结果应形成书面报告，作为合同签订的参考依据。2.合同文本的起草合同文本一般由业务部门负责起草。涉及重大合同或法律关系复杂的合同，可由合同管理部门会同业务部门共同起草或委托律师事务所等专业机构起草。合同文本应具备以下主要条款：当事人的名称或者姓名和住所。标的。数量。质量。价款或者报酬。履行期限、地点和方式。违约责任。解决争议的方法。3.合同的审核合同草案完成后，应提交合同管理部门进行审核。合同管理部门重点对合同的合法性、合规性、完整性、严密性等进行审核。审核内容包括：合同主体是否合法。合同内容是否符合法律法规和公司规定。合同条款是否明确、具体，有无歧义。合同权利义务是否对等。合同违约责任是否明确、合理。合同争议解决方式是否可行。合同管理部门审核后，应出具审核意见，业务部门根据审核意见对合同草案进行修改完善。4.合同的审批经审核修改后的合同，按照公司审批流程进行审批。一般合同由业务部门负责人、合同管理部门负责人审核后，报分管领导审批；重大合同还需经合同管理委员会审议后，报总经理审批。审批通过的合同，由业务部门负责与合同对方签订。四、合同的履行1.履行通知合同签订后，业务部门应及时将合同副本送达合同管理部门，并按照合同约定履行通知义务，确保合同双方及时了解合同履行情况。2.履行跟踪业务部门应建立合同履行台账，对合同履行情况进行跟踪记录，及时掌握合同履行进度。合同管理部门定期对合同履行情况进行检查，发现问题及时督促业务部门解决。3.变更与解除合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应与合同对方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应按照合同签订流程进行审核、审批。符合法定或约定解除条件的，业务部门应及时通知合同对方解除合同，并签订书面解除协议。解除协议同样需履行审核、审批程序。五、合同纠纷的处理1.纠纷预防业务部门在合同履行过程中，应加强与合同对方的沟通协调，及时解决出现的问题，预防合同纠纷的发生。2.纠纷处理程序发生合同纠纷后，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，提出处理方案，并报合同管理部门。合同管理部门会同业务部门对纠纷进行研究，根据情况决定协商解决、申请仲裁或提起诉讼等处理方式。如需申请仲裁或提起诉讼，应委托律师事务所等专业机构办理，并按照法律程序进行。3.纠纷处理结果的反馈合同纠纷处理完毕后，业务部门应及时将处理结果反馈给合同管理部门，合同管理部门对处理结果进行整理归档。六、合同的归档与保管1.归档范围公司签订的各类合同及其相关文件、资料，包括合同草案、审核意见、审批文件、变更协议、解除协议、纠纷处理记录等均应归档。2.归档要求合同管理部门应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，编制合同目录。每份合同应单独装订成册，在封面上注明合同名称、编号、签订时间、当事人等信息。合同相关文件、资料应与合同正文一并归档，保持完整性。3.保管期限合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司规定执行，一般分为短期、中期和长期。保管期满后，按照档案管理规定进行销毁或存档。七、合同管理的监督与考核1.监督检查合同管理部门定期对公司合同管理情况进行监督检查，检查内容包括合同管理制度执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改。2.考核评价建立合同管理考核评价制度，对业务部门和合同管理部门的合同管理工作进行考核评价。考核评价指标包括合同签订的及时性、准确性、履行率、纠纷发生率等。根据考核评价结果，对表现优秀的部门和个人进行表彰奖励，对存在问题的部门和个人进行批评教育，并督促其改进工作