iX实业有限公司供应商管理办法

iX实业有限公司供应商管理办法一、总则1.目的本办法旨在规范iX实业有限公司（以下简称"公司"）供应商管理工作，确保供应商提供的产品和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，提高公司供应链的稳定性和竞争力。2.适用范围本办法适用于公司所有原材料、零部件、设备及服务供应商的选择、评估、采购、合作及日常管理等相关活动。3.基本原则公平、公正、公开原则：在供应商选择、评估和管理过程中，遵循公平的标准和程序，确保所有潜在供应商享有平等的机会，评估过程和结果公开透明。质量优先原则：优先选择能够提供高质量产品和服务的供应商，确保所采购的物资和服务符合公司质量标准和生产经营需求。合作共赢原则：与供应商建立长期稳定、互利共赢的合作关系，共同应对市场变化和挑战，实现共同发展。动态管理原则：对供应商进行动态跟踪和评估，根据评估结果及时调整合作策略，激励供应商持续改进，淘汰不合格供应商。二、供应商管理职责分工1.采购部门负责供应商的开发、选择、评估、采购合同的签订与执行等工作。定期对供应商进行绩效评估，收集、整理供应商相关信息，反馈供应商存在的问题并跟踪改进情况。协调与供应商的日常沟通与合作，处理采购过程中的相关问题，维护良好的供应商关系。2.质量部门参与供应商的评估工作，负责对供应商提供的产品进行质量检验和验证，确保产品质量符合公司要求。对供应商产品质量问题进行调查、分析和处理，提出改进建议，并跟踪供应商整改措施的执行情况。协助采购部门开展供应商质量管理培训，提高供应商质量意识。3.技术部门参与供应商的技术能力评估，为采购部门提供技术支持，协助确定采购产品的技术标准和规格要求。负责对供应商提供的新产品、新技术进行技术评审，确保其符合公司技术发展方向和生产工艺要求。在产品开发过程中，与供应商进行技术沟通与协作，共同解决技术难题。4.财务部门参与供应商的评估工作，负责审核采购合同中的价格条款、付款方式等财务相关内容，确保公司利益。负责与供应商进行货款结算，监督付款流程的执行情况，处理与供应商的财务纠纷。对供应商成本进行分析，为采购价格谈判提供财务依据。5.其他部门其他部门根据各自职责范围，配合采购部门等做好供应商管理相关工作，如提供使用过程中的反馈信息、协助处理特殊情况等。三、供应商开发与选择1.供应商信息收集采购部门通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业展会、供应商推荐、同行交流、招标平台等。建立供应商信息数据库，对收集到的供应商信息进行分类整理和存储，内容包括供应商基本情况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、服务能力、信誉状况等。2.供应商初步筛选采购部门根据公司采购需求和供应商信息数据库，对潜在供应商进行初步筛选。筛选标准包括供应商的生产经营资质、产品质量认证、生产能力、技术水平、价格竞争力、售后服务等方面，确保初步筛选出的供应商具备基本的合作条件。3.供应商实地考察对于初步筛选合格的供应商，采购部门组织相关人员（如质量、技术、财务等）进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产场地、生产设备、工艺流程、质量管理体系、人员配备、仓储物流等方面，全面了解供应商的实际情况。实地考察结束后，考察人员填写《供应商实地考察报告》，对供应商的考察情况进行总结和评价，作为是否选择该供应商的重要依据。4.供应商评估与选择采购部门组织质量、技术、财务等部门对实地考察合格的供应商进行综合评估。评估内容包括质量保证能力、技术能力、价格水平、交货期、售后服务、企业信誉等方面，采用定性与定量相结合的评估方法，为每个评估指标设定相应的权重和评分标准。根据评估结果，采购部门编制《供应商评估报告》，按照得分高低对供应商进行排序，选择得分较高的供应商作为合作对象。对于重要物资或服务的供应商选择，应提交公司管理层审批。四、供应商日常管理1.供应商档案建立采购部门为选定的供应商建立详细的档案，档案内容包括供应商基本信息、营业执照、生产许可证、产品质量认证文件、合作合同、采购订单、质量检验报告、绩效评估记录等。供应商档案应及时更新，确保档案信息的准确性和完整性。2.采购订单下达采购部门根据公司生产经营需求，向供应商下达采购订单。采购订单应明确产品规格、数量、价格、交货期、交货地点、质量要求、付款方式等条款，确保双方对订单内容达成一致。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交付货物。3.产品检验与验收质量部门按照公司质量检验标准和程序，对供应商交付的产品进行检验和验收。检验方式包括抽检、全检等，对于关键物资或质量不稳定的供应商应增加检验频次。检验合格的产品办理入库手续，检验不合格的产品应及时通知供应商进行处理，如退货、换货、补货等，并跟踪处理结果。4.供应商沟通与协调采购部门负责与供应商保持日常沟通与协调，及时传达公司的需求和要求，反馈产品质量、交货期等方面的问题。定期组织供应商会议，共同商讨合作过程中存在的问题及解决方案，加强双方的合作与交流。对于供应商提出的合理诉求和建议，采购部门应及时给予回应和处理，维护良好的供应商关系。5.供应商绩效评估采购部门定期（每季度或每半年）对供应商进行绩效评估，评估指标包括质量、交货期、价格、服务等方面。质量指标主要考核供应商产品的合格率、退货率等；交货期指标考核供应商按时交货的情况；价格指标评估采购价格的合理性；服务指标考察供应商的售后服务响应速度、解决问题的能力等。采购部门根据绩效评估结果，编制《供应商绩效评估报告》，对表现优秀的供应商给予表扬和奖励，对存在问题的供应商提出整改要求，并跟踪整改情况。根据供应商绩效评估结果，采购部门可调整采购策略，如增加或减少采购量、调整合作价格、暂停合作等。五、供应商激励与改进1.供应商激励措施对于绩效评估优秀的供应商，公司给予以下激励措施：增加采购量，优先合作：在同等条件下，优先选择绩效优秀的供应商，适当增加采购量，给予更多的合作机会。价格优惠：根据供应商的表现，协商给予一定的价格优惠，降低采购成本。表彰与奖励：通过公司内部通报、颁发荣誉证书等方式对优秀供应商进行表彰和奖励，提高供应商的荣誉感和积极性。对于新开发且表现良好的供应商，可给予一定的扶持政策，如技术支持、培训服务等，帮助其快速成长，更好地满足公司需求。2.供应商改进要求对于绩效评估不合格或出现产品质量、交货期等重大问题的供应商，采购部门应及时向供应商发出《供应商整改通知书》，明确指出存在的问题及整改要求和期限。供应商应在规定期限内提交整改报告和整改措施，采购部门跟踪检查整改情况，确保问题得到有效解决。对于多次整改仍不合格的供应商，采购部门应暂停与其合作，直至供应商整改合格后再恢复合作。如供应商整改不力或无法达到公司要求，采购部门应考虑终止合作关系。3.供应商培训与辅导公司根据供应商的需求和实际情况，定期组织供应商培训，培训内容包括质量管理、生产工艺、成本控制、供应链管理等方面，提高供应商的管理水平和业务能力。针对供应商在产品质量、生产工艺等方面存在的问题，公司安排专业人员进行现场辅导，帮助供应商改进和提升。通过培训与辅导，促进供应商持续改进，提高其产品质量和服务水平，更好地满足公司发展需求。六、供应商风险管理1.风险识别与评估采购部门会同相关部门定期对供应商进行风险识别与评估，识别可能影响供应商供应能力和产品质量的风险因素，如市场波动、原材料价格变化、生产设备故障、人员变动、法律法规变化等。根据风险发生的可能性和影响程度，对识别出的风险进行评估，确定风险等级。2.风险应对措施针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施：对于低风险因素，可采取定期监控、加强沟通等方式进行管理。对于中等风险因素，应制定应急预案，如寻找替代供应商、增加安全库存等，降低风险发生时对公司生产经营的影响。对于高风险因素，采购部门应及时与供应商协商解决，共同制定应对方案，必要时可暂停合作或终止合作关系，以确保公司供应链的稳定。