材料设备采供管理办法

材料设备采供管理办法一、总则（一）目的为加强公司材料设备采供管理，规范采供流程，确保材料设备的质量、供应及时性和成本合理性，满足公司生产经营需求，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各类生产、办公所需材料设备的采购与供应管理活动。（三）基本原则1.质量优先原则：所采购的材料设备必须符合国家相关标准、行业规范及公司规定的质量要求。2.成本控制原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。3.供应及时原则：确保材料设备按时供应，不影响公司正常生产经营进度。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，杜绝不正当交易。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定采购计划，组织实施采购活动。2.寻找、筛选合格的供应商，建立供应商档案。3.与供应商进行商务谈判，签订采购合同。4.跟踪采购订单执行情况，协调解决采购过程中的问题。（二）需求部门1.提出准确、详细的材料设备需求计划。2.参与供应商的评估与选择。3.对采购的材料设备进行验收，反馈质量问题。（三）质量部门1.制定材料设备的质量检验标准和验收流程。2.参与供应商的质量评估。3.对采购的材料设备进行质量检验和抽检。（四）财务部门1.审核采购预算和采购合同。2.办理采购款项的支付手续。3.对采购成本进行核算和分析。三、采购计划管理（一）需求计划的提出1.各需求部门应根据生产经营计划、项目进度安排等，提前[X]天编制材料设备需求计划，明确材料设备的名称、规格型号、数量、需求时间等详细信息。2.需求计划应经部门负责人审核签字后提交给采购部门。（二）采购计划的编制1.采购部门收到需求计划后，进行汇总分析，结合库存情况，编制采购计划。2.采购计划应明确采购项目、采购数量、采购时间、预计采购金额等内容，并经采购部门负责人审核。（三）采购计划的审批1.采购计划报分管领导审批，对于金额较大或重要的采购项目，需报总经理审批。2.审批通过后的采购计划作为采购活动的依据。（四）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因生产经营计划变更、设计变更等原因需要调整采购计划，需求部门应及时提出变更申请。2.采购部门根据变更申请对采购计划进行调整，并按原审批流程重新审批。四、供应商管理（一）供应商的选择1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商进行初步筛选，筛选出符合基本条件的供应商，建立供应商候选名单。3.组织相关部门（采购、质量、技术等）对候选供应商进行实地考察和评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制水平、信誉状况、价格水平等。4.根据评估结果，选择合格的供应商，建立供应商档案，档案内容包括供应商基本信息、营业执照、生产许可证、产品质量认证文件、业绩情况、联系方式等。（二）供应商的考核1.采购部门定期（每季度）对供应商进行考核，考核指标包括交货及时性、产品质量、售后服务、价格水平等。2.考核方式采用评分制，满分为100分，各项指标根据实际完成情况进行评分。3.根据考核结果，对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于连续两次考核不合格的供应商，予以淘汰。（三）供应商的激励与约束1.对于优秀供应商，给予一定的奖励，如增加采购份额、优先付款等。2.对于不合格供应商，采取警告、减少采购份额、暂停合作等约束措施。3.建立供应商诚信档案，记录供应商的违规行为，对违规情节严重的供应商，禁止其进入公司供应商体系。五、采购流程管理（一）采购申请需求部门根据已审批的采购计划，填写采购申请表，明确采购项目、规格型号、数量、预算金额、需求时间等信息，并经部门负责人签字确认。（二）采购审批采购申请表提交给采购部门，采购部门负责人审核后报分管领导审批。对于金额较大或重要的采购项目，需报总经理审批。（三）采购实施1.采购部门根据审批通过的采购申请表，选择合适的采购方式进行采购。采购方式包括招标采购、竞争性谈判采购、询价采购、单一来源采购等。2.对于招标采购，采购部门应按照国家相关法律法规和公司规定的招标程序，编制招标文件，发布招标公告，组织开标、评标、定标等活动。3.对于竞争性谈判采购、询价采购等方式，采购部门应向不少于[X]家供应商发出邀请，进行谈判或询价，比较各供应商的报价、质量、服务等因素，选择最优供应商。4.采购部门与选定的供应商签订采购合同，合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目、规格型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式、违约责任等条款。（四）采购合同的执行1.采购部门将采购合同副本分发给需求部门、质量部门、财务部门等相关部门。2.供应商按照合同约定组织生产和发货，采购部门跟踪订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保按时交货。3.质量部门按照质量检验标准和验收流程对采购的材料设备进行检验和验收，对于验收不合格的产品，及时通知采购部门与供应商协商处理。（五）采购付款1.财务部门根据采购合同和验收报告，审核采购款项的支付申请。2.审核通过后，按照合同约定的付款方式和时间办理付款手续。六、采购风险管理（一）市场风险1.关注市场价格波动情况，建立价格预警机制，及时调整采购策略。2.与供应商签订价格调整条款，约定在一定条件下价格可以调整。（二）质量风险1.加强对供应商的质量控制，要求供应商提供质量保证文件。2.严格执行质量检验和验收制度，对不合格产品坚决不予接收。（三）供应风险1.与主要供应商建立战略合作伙伴关系，签订长期合作协议，确保供应稳定性。2.开发多家供应商，避免对单一供应商过度依赖。3.建立应急采购机制，在供应商出现突发情况无法按时供货时，能够及时从其他渠道采购所需材料设备。（四）合同风险1.签订采购合同前，仔细审核合同条款，确保合同合法有效、条款清晰明确。2.加强合同执行过程中的监督和管理，及时发现和解决合同履行过程中的问题。七、监督与检查（一）内部审计公司内部审计部门定期对材料设备采供管理活动进行审计，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、采购成本的控制情况等。（二）纪检监察公司纪检监察部门对采供过程中的违规