公司中进口物资采购供应规定

公司中进口物资采购供应规定一、总则1.目的本规定旨在规范公司进口物资的采购供应流程，确保进口物资的及时、准确供应，满足公司生产经营需求，同时保障物资质量，控制采购成本，防范采购风险。2.适用范围本规定适用于公司所有进口物资的采购供应活动，包括但不限于原材料、零部件、设备、仪器仪表等。3.职责分工采购部门负责进口物资采购计划的制定、执行和供应商的选择、管理。组织进口物资采购合同的签订、执行和跟踪，协调解决采购过程中的问题。需求部门提出进口物资的需求申请，明确物资的规格、型号、数量、质量要求等。参与进口物资采购合同的评审，协助采购部门进行供应商评估和选择。负责进口物资到货后的验收工作，及时反馈验收结果。质量部门制定进口物资的检验标准和验收规范。对进口物资进行检验和质量控制，确保物资符合质量要求。参与供应商的质量评估和管理。财务部门负责进口物资采购资金的预算安排和支付审核。参与进口物资采购合同的评审，审核合同付款条款。对进口物资采购成本进行核算和分析，提供财务支持和建议。二、采购计划1.需求预测需求部门应定期对进口物资的需求进行预测，结合公司的生产经营计划、销售订单、库存状况等因素，提出合理的需求预测报告。采购部门应根据需求预测报告，结合供应商的交货周期、市场供应情况等因素，制定进口物资的采购计划初稿。2.采购计划审批采购计划初稿应提交给相关部门进行审批，审批部门包括需求部门、财务部门、质量部门等。各审批部门应根据本部门的职责和权限，对采购计划进行审核，提出意见和建议。采购部门应根据审批意见，对采购计划进行修改和完善，形成最终的采购计划。3.采购计划执行采购部门应严格按照采购计划组织进口物资的采购活动，确保物资按时、按质、按量供应。在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营调整等原因需要变更采购计划，采购部门应及时提出变更申请，按照原审批流程进行审批。三、供应商管理1.供应商选择采购部门应建立供应商选择标准和评价体系，对潜在供应商进行调查、评估和筛选。潜在供应商应具备合法的经营资质、良好的商业信誉、稳定的生产能力、可靠的产品质量和合理的价格水平。采购部门应通过招标、询价、邀请报价等方式，邀请潜在供应商参与报价和投标，根据供应商的报价、产品质量、交货期、售后服务等因素进行综合评估，选择合适的供应商。2.供应商评估采购部门应定期对供应商进行评估，评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作态度等方面。评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种方式相结合。根据评估结果，采购部门应对供应商进行分类管理，对表现优秀的供应商给予奖励和更多的合作机会，对表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰。3.供应商合作与沟通采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。在合作过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解物资的生产进度、质量状况、交货情况等信息，协调解决合作过程中出现的问题。采购部门应定期对供应商进行走访和交流，加强双方的合作与信任，共同推动进口物资采购供应工作的顺利开展。四、采购合同管理1.合同签订采购部门应根据采购计划和供应商选择结果，起草进口物资采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购合同应提交给相关部门进行评审，评审部门包括需求部门、财务部门、质量部门等。各评审部门应根据本部门的职责和权限，对采购合同进行审核，提出意见和建议。采购部门应根据评审意见，对采购合同进行修改和完善，形成最终的采购合同文本。采购合同应由公司法定代表人或其授权代表签字并加盖公司公章，同时加盖供应商公章或合同专用章。2.合同执行采购部门应严格按照采购合同的约定，组织进口物资的采购活动，确保物资按时、按质、按量供应。在合同执行过程中，如因市场变化、生产经营调整等原因需要变更合同条款，采购部门应及时提出变更申请，按照原审批流程进行审批。供应商应按照采购合同的约定，按时、按质、按量交付物资，并提供相关的质量证明文件和售后服务。3.合同跟踪与结算采购部门应建立合同跟踪台账，对采购合同的执行情况进行跟踪和记录，及时掌握物资的到货情况、验收情况、付款情况等信息。财务部门应根据采购合同的约定，及时审核付款申请，办理付款手续，确保采购资金的安全和合理使用。在合同执行完毕后，采购部门应及时对合同进行总结和评价，分析合同执行过程中存在的问题和不足，提出改进措施和建议，为今后的采购合同管理提供参考。五、进口物资采购流程1.采购申请需求部门根据生产经营需要，填写进口物资采购申请表，详细说明物资的名称、规格、型号、数量、质量要求、预计到货时间等信息。采购申请表应提交给部门负责人审核签字后，报采购部门。2.采购审批采购部门收到采购申请表后，对采购申请进行初步审核，审核内容包括物资需求的合理性、采购预算的可行性、供应商选择的合规性等。采购申请经采购部门初步审核通过后，提交给相关部门进行审批，审批部门包括财务部门、质量部门等。各审批部门应根据本部门的职责和权限，对采购申请进行审核，提出意见和建议。采购申请经各审批部门审核通过后，报公司主管领导审批。3.采购实施采购部门根据审批通过的采购申请，制定采购计划和采购方案，明确采购方式、采购渠道、采购时间等内容。采购部门按照采购计划和采购方案，组织进口物资的采购活动，通过招标、询价、邀请报价等方式，选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，采购部门应与供应商保持密切沟通，及时了解物资的生产进度、质量状况、交货情况等信息，协调解决采购过程中出现的问题。4.到货验收进口物资到货前，采购部门应及时通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。质量部门按照制定的检验标准和验收规范，对进口物资进行检验和质量控制，确保物资符合质量要求。需求部门对进口物资的数量、规格、型号、外观等进行验收，核对物资是否与采购合同一致。验收合格的进口物资，由需求部门办理入库手续；验收不合格的进口物资，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取换货、补货、退货等措施，直至物资符合要求。5.付款结算采购部门根据采购合同的约定，在进口物资验收合格后，及时向财务部门提交付款申请。财务部门对付款申请进行审核，审核内容包括采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性、付款金额的准确性等。财务部门审核通过后，按照采购合同的约定，办理付款手续，支付采购款项。六、进口物资运输与保险1.运输安排采购部门应根据进口物资的特性、数量、交货期等因素，选择合适的运输方式和运输公司，确保物资安全、及时运输到公司。在运输过程中，采购部门应与运输公司保持密切沟通，及时了解物资的运输情况，协调解决运输过程中出现的问题。采购部门应要求运输公司提供运输单据和货物跟踪信息，以便及时掌握物资的运输进度和到货时间。2.保险办理对于价值较高或运输风险较大的进口物资，采购部门应办理货物运输保险，以降低运输过程中的风险损失。采购部门应根据进口物资的价值、运输方式、运输路线等因素，选择合适的保险公司和保险险种，办理货物运输保险手续。在办理保险手续时，采购部门应向保险公司提供详细的物资信息和运输信息，确保保险条款符合物资的实际情况和运输要求。采购部门应妥善保管保险单据，在物资运输过程中如发生保险事故，应及时向保险公司报案，并按照保险公司的要求提供相关证明材料，办理理赔手续。七、进口物资仓储管理1.入库管理进口物资到货后，仓库管理人员应根据到货通知和送货清单，对物资进行核对和验收。验收内容包括物资的数量、规格、型号、外观、质量证明文件等，确保物资与采购合同一致，质量符合要求。验收合格的进口物资，仓库管理人员应办理入库手续，填写入库单，注明物资的名称、规格、型号、数量、入库时间等信息，并将物资存放到指定的仓库位置。对于验收不合格的进口物资，仓库管理人员应拒绝办理入库手续，并及时通知采购部门和质量部门进行处理。2.库存管理仓库管理人员应建立进口物资库存台账，对物资的出入库情况进行详细记录，确保库存信息的准确和及时更新。仓库管理人员应定期对进口物资进行盘点，核实库存数量与库存台账是否一致，如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。仓库管理人员应根据进口物资的特性和保管要求，合理安排仓库存储条件，确保物资的质量不受影响。仓库管理人员应加强对仓库的安全管理，做好防火、防盗、防潮、防虫等工作，确保物资的安全存储。3.出库管理需求部门根据生产经营需要，填写进口物资领料单，注明物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并提交给部门负责人审核签字后，报仓库管理人员。仓库管理人员根据领料单，对物资进行核对和发放，确保发放的物资与领料单一致，质量符合要求。仓库管理人员发放物资后，应及时更新库存台账，并将领料单存档保存。对于贵重或限量的进口物资，仓库管理人员应严格按照公司的相关规定进行发放管理，确保物资的合理使用和安全。八、进口物资质量控制1.质量标准制定质量部门应根据进口物资的用途、性能要求等因素，制定相应的质量标准和验收规范。质量标准和验收规范应明确物资的质量指标、检验方法、验收流程等内容，确保质量控制的可操作性和有效性。在制定质量标准和验收规范时，质量部门应充分征求需求部门、采购部门等相关部门的意见和建议，确保标准和规范的合理性和适用性。2.检验与检测质量部门应按照制定的质量标准和验收规范，对进口物资进行检验和检测，确保物资符合质量要求。检验和检测方式可采用抽样检验、全检、理化分析、无损检测等多种方式相结合。在检验和检测过程中，质量部门应做好记录和标识工作，对检验和检测结果进行分析和评价，如发现问题应及时通知采购部门和供应商进行处理。3.不合格品处理对于检验和检测不合格的进口物资，质量部门应出具不合格品报告，注明不合格的原因和处理建议。采购部门应根据不合格品报告，及时与供应商沟通协商，要求供应商采取换货、补货、退货等措施，直至物资符合要求。对于无法退换货或整改后仍不符合要求的不合格品，采购部门应按照公司的相关规定进行处理，如报废、降价处理等，并做好记录和台账。4.质量追溯质量部门应建立进口物资质量追溯体系，对物资的采购、运输、仓储、使用等全过程进行记录和跟踪，确保质量问题能够及时追溯到源头。在质量追溯过程中，质量部门应充分利用信息化手段，建立质量追溯数据库，对物资的相关信息进行详细记录和存储，以便查询和分析。对于发生质量问题的进口物资，质量部门应及时组织相关部门进行调查和分析，查明原因，采取有效的纠正措施和预防措施，防止类似问题再次发生。九、监督与考核1.内部监督公司内部审计部门应定期对进口物资采购供应活动进行审计监督，检查采购流程的合规性、采购合同的执行情况、物资质量的控制情况、采购成本的合理性等方面。审计部门应根据审计结果，出具审计报告，提出审计意见和建议，督促相关部门进行整改和完善。公司其他相关部门应按照各自的职责，对进口物资采购供应活动进行监督和检查，发现问题及时反馈给采购部门，并协助采购部门进行处理。2.供应商监督采购部门应加强对供应商的监督和管理，定期对供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务等方面进行评估和考核。对于表现不佳的供应商，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取改进措施，如仍不能满足要求，应减少或停止与供应商的合作。采购部门应建立供应商信用档案，记录供应商的信用状况和合作历史，为供应商的选择和管理提供参考。3.考核与奖惩公司应建立进口物资采购供应工作考核制度，对采