文档移交与保管管理办法

文档移交与保管管理办法一、总则（一）目的为了加强公司文档的规范化管理，确保文档的妥善移交与安全保管，保证公司各类信息的完整性、准确性和可追溯性，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门之间文档的移交与保管工作，包括但不限于行政文件、业务合同、财务资料、技术文档、人事档案等各类纸质及电子文档。（三）基本原则1.及时准确原则：文档的移交与保管应确保信息传递的及时性和内容的准确性，避免延误和错误。2.安全保密原则：对涉及公司机密、商业秘密及敏感信息的文档，应采取严格的安全保密措施，防止信息泄露。3.责任明确原则：明确文档移交和保管过程中各环节的责任主体，做到责任到人。4.便于查阅原则：文档的保管应便于快速查阅和使用，以满足公司日常运营和管理决策的需要。二、文档移交管理（一）移交范围1.部门职责变动：因部门职责调整、合并、撤销等原因，相关部门应将涉及原业务范围的文档移交给承接部门。2.项目结束：项目完成后，项目团队应将项目过程中形成的各类文档移交给指定的保管部门。3.人员离职：员工离职时，应将个人保管的与工作相关的文档移交给所在部门或指定的接收人员。（二）移交准备1.整理文档：移交部门应提前对需移交的文档进行分类整理，确保文档齐全、完整，编号清晰，目录准确。2.编制清单：根据整理好的文档，编制详细的《文档移交清单》，清单应包括文档名称、编号、日期、来源、页数等信息。3.核对内容：对拟移交的文档进行内容核对，确保文档信息与实际情况相符，无缺失、篡改等问题。（三）移交流程1.提出申请：移交部门填写《文档移交申请表》，说明移交原因、文档清单及预计移交时间等信息，提交至接收部门及相关审批领导。2.审批：审批领导根据实际情况对移交申请进行审核，批准后方可进行移交操作。3.移交手续办理：移交部门与接收部门按照《文档移交清单》进行现场核对、清点文档，并在清单上签字确认。交接双方应确保文档数量、内容等与清单一致。对于电子文档，应进行数据完整性检查，并办理电子文档存储介质的交接手续。4.归档：接收部门在完成文档接收后，应及时将文档按照公司档案管理规定进行归档存储，确保文档存放有序，便于查询。（四）特殊情况处理1.紧急移交：如遇紧急情况需要立即移交文档，移交部门可先进行口头沟通，并在事后及时补办书面移交手续。2.部分移交：若因工作需要仅移交部分文档，应在《文档移交清单》中明确注明，并确保移交部分的文档具有完整性和关联性。3.遗留问题处理：在文档移交过程中，如发现存在争议或遗留问题，由移交部门和接收部门共同协商解决。协商不成的，可提交上级领导协调处理。三、文档保管管理（一）保管部门与人员职责1.保管部门：负责制定和执行文档保管制度，指定专人负责文档的日常保管工作，确保文档保管环境安全、适宜。2.保管人员：负责文档的接收、登记、存放、借阅等具体管理工作。定期对保管的文档进行清查、核对，确保文档数量准确、内容完整。严格遵守文档安全保密规定，防止文档丢失、损坏或泄露。（二）保管环境要求1.存储场所：应设置专门的文档保管库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.温度湿度：库房温度应保持在适宜范围内（建议14℃24℃），相对湿度控制在40%60%之间，以防止文档因温湿度变化而受损。3.存储设备：根据文档类型和存储要求，配备合适的存储设备，如文件柜、货架、光盘存储柜、电子存储服务器等，并定期对存储设备进行维护和检查。（三）文档分类与编号1.分类原则：按照文档的性质、来源、时间等因素进行分类，确保分类清晰、合理，便于管理和查找。公司文档主要分为行政类、业务类、财务类、技术类、人事类等大类，各大类下再细分若干小类。2.编号规则：为每一份文档编制唯一的编号，编号应体现文档的类别、年份、顺序等信息，便于识别和管理。例如，行政类文档编号格式为：XZYYYY001，其中XZ表示行政类，YYYY表示年份，001表示该类文档当年的顺序号。（四）文档存储方式1.纸质文档：按照分类顺序存放在文件柜或货架上，不同类别和年度的文档应分开存放，并在文件柜或货架上标明类别、年份等信息。对于重要且不常查阅的纸质文档，可考虑进行异地存储备份。2.电子文档：存储在公司指定的电子存储服务器上，按照分类建立文件夹结构，文件夹命名应与纸质文档分类一致。电子文档应定期进行备份，备份存储介质应与服务器分开存放，并异地保管一份。备份周期根据文档重要性和更新频率确定，重要文档建议每周备份一次，一般文档可每月备份一次。（五）文档清查与盘点1.定期清查：保管人员应每月对所保管的文档进行一次清查，核对文档数量、编号、存储位置等信息，确保文档无丢失、损坏等情况。2.年度盘点：每年年底，保管部门应对所有文档进行全面盘点，编制《文档盘点报告》，报告内容包括文档总数、分类统计、存放位置、清查结果等信息。如发现问题，应及时查明原因并采取相应的处理措施。四、文档借阅管理（一）借阅范围因工作需要，公司内部员工可按照规定借阅相关文档。涉及公司机密、商业秘密及敏感信息的文档，借阅范围应严格限定在经授权的人员范围内。（二）借阅申请1.填写申请表：借阅人需填写《文档借阅申请表》，注明借阅文档名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.审批流程：申请表经借阅人所在部门负责人审批后，提交至文档保管部门负责人审核。对于涉及机密、重要信息的文档借阅申请，还需经公司分管领导批准。（三）借阅期限1.一般文档借阅期限不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅人应提前办理续借手续。2.对于重要且不常查阅的文档，借阅期限应根据实际情况严格控制，最长不超过[X]天。（四）借阅归还1.借阅登记：保管人员在借阅人办理借阅手续时，应详细记录借阅文档的名称、编号、借阅时间、借阅人等信息，并将文档交付借阅人。2.归还检查：借阅人归还文档时，保管人员应仔细检查文档的完整性、准确性，确认无损坏、缺失等情况后，在《文档借阅登记表》上记录归还时间，并办理归还手续。如发现文档有问题，借阅人应承担相应责任。（五）借阅限制1.借阅人应妥善保管所借文档，不得擅自转借他人或带出公司指定场所。如因工作需要必须带出公司的，需经文档保管部门负责人及公司分管领导批准，并办理相关登记手续。2.严禁在借阅的文档上进行涂改、标记、污损等行为。如需对文档进行复印、扫描等操作，应提前向文档保管部门提出申请，经批准后方可进行。五、文档保密管理（一）保密范围1.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务数据、客户信息、战略规划等重要信息的文档。2.标注有"机密""秘密"等密级标识的文档。（二）保密措施1.人员管理：对接触保密文档的人员进行严格的背景审查和权限设定，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.存储保护：保密文档应存放在专门的保密存储区域，设置门禁系统，限制无关人员进入。存储设备应采取加密、访问控制等安全措施。3.借阅审批：严格执行保密文档的借阅审批流程，确保借阅人具备必要的权限和资质，并明确借阅用途和归还期限。4.使用规范：在使用保密文档过程中，应采取必要的保密措施，如限制阅读范围、使用专用设备等。严禁将保密文档在互联网或其他公共网络上传输、存储。5.销毁处理：对于不再需要的保密文档，应按照公司规定的销毁流程进行处理，确保文档信息彻底销毁，防止泄露。（三）监督与检查1.公司设立保密管理监督小组，定期对文档保密管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。2.对违反文档保密规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等，并依法追究相关人员的法律责任。六、文档销毁管理（一）销毁范围1.已超过保管期限且无继续保存价值的文档。2.因业务调整、项目结束等原因不再使用且需销毁的文档。3.涉及公司机密、商业秘密等信息的文档，在解密或不再具有保密价值后，按照规定进行销毁。（二）销毁申请1.填写申请表：由文档保管部门或相关业务部门提出《文档销毁申请表》，注明销毁文档的名称、数量、类别、销毁原因等信息。2.审批流程：申请表经部门负责人审核后，提交至公司分管领导批准。对于涉及重要信息的文档销毁申请，还需经过保密管理部门的审核。（三）销毁方式1.纸质文档：可采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。对于数量较大的纸质文档，应委托专业的文件销毁公司进行处理，并要求其提供销毁证明。2.电子文档：通过数据擦除、格式化等技术手段对电子文档存储介质进行处理，确保数据无法恢复。对于存储有重要数据的存储介质，可采用物理破坏的方式进行销毁。（四）销毁记录1.文档保管部门应对每次文档销毁过程进行详细记录，记录内容