某公司会议室管理规定

某公司会议室管理规定一、总则1.目的为了加强公司会议室的规范化管理，合理利用会议室资源，提高会议效率，确保各类会议及活动的顺利进行，特制定本规定。2.适用范围本规定适用于公司内所有会议室的使用管理，包括但不限于[具体会议室名称1]、[具体会议室名称2]等各会议室。3.管理原则遵循"统一管理、合理安排、高效利用、保证秩序"的原则，对会议室资源进行科学调配和有效管理。二、会议室管理职责1.行政部门职责负责会议室的日常管理工作，包括会议室的预订、安排、调配以及设备维护等。制定会议室使用规则和流程，并监督执行。定期对会议室进行检查，确保会议室环境整洁、设备完好。2.使用部门职责根据实际需求提前预订会议室，并按照规定的流程进行申请。负责本部门所使用会议室的环境卫生保持，爱护室内设施设备。按照预订时间使用会议室，如有特殊情况需要变更，应及时通知行政部门。3.会议室管理员职责负责会议室的钥匙管理，按时开启和关闭会议室。协助行政部门做好会议室的设备调试和技术支持工作。在会议期间负责会议室的服务工作，如提供茶水等。三、会议室预订与安排1.预订方式线上预订：使用公司指定的会议室预订系统，各部门可通过该系统查询会议室的使用情况，并进行预订操作。预订信息应包括会议主题、会议时间、参会人数、使用部门等。线下预订：紧急情况下或无法通过线上预订时，可向行政部门进行线下预订，行政部门应做好记录并及时在预订系统中更新。2.预订时间原则上提前[X]个工作日预订会议室，以便行政部门合理安排。对于临时召开的紧急会议，应尽量提前[X]小时预订。3.预订审批部门内部会议由部门负责人审批；跨部门会议由召集部门负责人提交行政部门审核后，报公司分管领导审批；涉及公司重要决策或高层领导参加的会议，需经公司总经理审批。审批通过后，预订信息将在预订系统中生效，同时行政部门将以邮件或短信形式通知预订人。4.会议室安排原则根据会议规模和性质合理安排会议室，确保参会人员舒适参会，会议顺利进行。优先满足重要会议、紧急会议的需求，同时兼顾其他一般性会议。对于连续使用会议室的情况，应尽量合理安排，减少会议室闲置时间。四、会议室使用规范1.使用时间预订的会议室使用时间以预订信息为准，原则上应在预订时间开始前[X]分钟到达会议室进行准备，会议结束后应及时清理现场，在预订时间结束后[X]分钟内离开会议室，以便后续会议使用。如因特殊情况需要延长使用时间，应提前通知行政部门，经同意后方可延长。未经许可超时使用会议室，将按规定进行处理。2.参会人员管理参会人员应严格按照预订信息中的参会人数进入会议室，不得随意增加无关人员。如需增加参会人员，应提前通知行政部门进行调整。参会人员应遵守会议纪律，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间随意走动、大声喧哗，保持会议室安静。3.设备使用会议室配备的设备（如投影仪、音响、麦克风、电脑等）由会议室管理员负责调试和维护，参会人员应正确使用设备，不得擅自拆卸、更换或损坏设备。使用过程中如发现设备故障，应及时通知会议室管理员进行处理。因人为原因造成设备损坏的，由责任人负责赔偿。4.环境卫生参会人员应爱护会议室环境卫生，保持会议室整洁。会议期间产生的垃圾应自行带走或放置在指定地点，不得随意丢弃。会议结束后，使用部门应安排人员清理会议室，将桌椅摆放整齐，关闭电器设备和门窗。五、会议室设备管理1.设备清单与维护行政部门负责建立会议室设备清单，详细记录各会议室设备的名称、型号、数量、购置时间等信息。定期对会议室设备进行检查和维护，确保设备正常运行。对于出现故障的设备，应及时联系专业维修人员进行维修，并做好维修记录。2.设备更新与报废根据公司发展需要和设备使用情况，适时对会议室设备进行更新。更新设备需按照公司固定资产采购流程进行申请和审批。对于已损坏且无法修复或已达到报废年限的设备，由行政部门填写设备报废申请单，经相关部门审核后，报公司领导批准后进行报废处理。3.设备使用培训行政部门应定期组织会议室设备使用培训，提高参会人员的设备操作技能和使用水平。培训内容包括投影仪使用、音响调试、电脑连接等。六、会议室安全管理1.消防安全会议室应配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等，并确保其处于正常可用状态。严禁在会议室吸烟和使用明火，不得在会议室堆放易燃、易爆物品。定期组织会议室消防安全检查，消除火灾隐患，确保会议室消防安全。2.用电安全会议室电器设备的使用应符合安全规定，不得私拉乱接电线，不得超负荷使用电器。会议结束后，应及时关闭所有电器设备电源，防止发生电气火灾事故。3.其他安全事项加强会议室的安全保卫工作，防止会议资料、设备等丢失或被盗。如遇紧急情况（如火灾、地震等），参会人员应听从会议室管理员的指挥，有序撤离会议室。七、违规处理1.违反预订规定未按规定提前预订会议室，擅自使用会议室的，给予部门负责人警告处分，并责令立即改正。预订后无故取消会议或未按时使用会议室，且未提前通知行政部门的，给予责任人每次[X]元的罚款，并在公司内部进行通报批评。2.违反使用规范未按预订人数参会，擅自增加无关人员的，给予责任人每次[X]元的罚款，并要求立即清退无关人员。在会议期间违反会议纪律，影响会议正常进行的，给予责任人警告处分；情节严重的，给予记过处分。擅自损坏会议室设备的，由责任人照价赔偿，并给予警告处分；如因故意损坏造成重大损失的，将依法追究其法律责任。3.违反环境卫生规定会议结束后未清理会议室，环境卫生较差的，给予使用部门负责人警告处分，并责令限期整改。随意丢弃垃圾，破坏会议室环境卫生的，给予责任人每次[X]元的罚款。4.违反安全管理规定违反消防安全规定，在会议室吸烟或使用明火的，给予责任人每次[X]元的罚款，并责令立即改正；情节严重的，给予记过处分。因违规用电导致安全事故的，视情节轻重给予责任人相应的纪律处分，构成犯