会计电算化系统管理制度

会计电算化系统管理制度一、总则1.目的为了加强公司会计电算化系统的管理，确保会计信息系统的安全、稳定、高效运行，规范会计电算化操作流程，提高会计工作质量和效率，根据《中华人民共和国会计法》、《会计电算化管理办法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内部所有涉及会计电算化系统的部门和人员，包括财务部门、信息部门以及使用会计电算化系统进行日常会计核算和管理的相关岗位。3.管理原则会计电算化系统管理遵循合法性、安全性、规范性、准确性和效益性原则。确保会计电算化系统的运行符合国家法律法规要求，保障系统数据安全，规范操作流程，保证会计信息准确可靠，提高会计工作效率和经济效益。二、会计电算化系统岗位设置与职责1.系统管理员负责会计电算化系统的整体规划、安装、调试和维护，确保系统的正常运行。管理系统用户账号和权限，根据工作需要及时调整用户权限，保证系统数据的安全性。定期对系统进行备份和恢复测试，制定数据备份策略，确保数据的完整性和可恢复性。监控系统运行状态，及时处理系统故障和异常情况，记录系统运行日志，对重大问题及时向上级汇报。2.系统操作员按照财务制度和会计电算化系统操作规范，进行日常会计核算业务的录入、审核和记账工作。负责会计凭证、账簿、报表等会计资料的打印、装订和保管工作。及时发现并反馈操作过程中出现的问题，协助系统管理员进行系统维护和故障排除。严格遵守系统操作密码管理规定，定期更换操作密码，确保账号安全。3.审核记账员对系统操作员录入的会计凭证进行审核，检查凭证的合法性、准确性和完整性。审核通过的凭证进行记账处理，确保账簿数据的准确无误。定期对已记账的凭证和账簿进行核对，发现问题及时查明原因并进行调整。协助财务主管进行财务分析和报表编制工作，提供准确的财务数据支持。4.财务主管全面负责会计电算化系统的财务管理工作，制定和完善会计电算化管理制度和操作流程。组织财务人员进行会计电算化培训，提高财务人员的业务水平和操作技能。审核财务报表和重要财务数据，确保财务信息的真实性、准确性和完整性。协调会计电算化系统与其他业务系统的接口工作，保障财务数据的及时传递和共享。根据公司财务状况和经营成果，提出合理的财务建议和决策支持，为公司领导提供财务依据。三、会计电算化系统操作流程1.系统初始化系统管理员根据公司财务核算要求和业务特点，进行会计电算化系统的初始化设置，包括建立账套、设置会计科目、凭证类型、结算方式、部门档案、人员档案、客户档案、供应商档案等基础信息。录入初始余额数据，确保初始数据的准确无误。对初始数据进行试算平衡，检查系统初始化设置的正确性。初始化设置完成后，经财务主管审核确认，方可进行正式的会计核算业务处理。2.凭证录入系统操作员根据审核无误的原始凭证，按照会计电算化系统的操作界面提示，准确录入记账凭证。凭证录入应遵循会计制度和会计准则的要求，确保凭证内容的合法性、准确性和完整性。凭证录入过程中，应认真核对凭证摘要、会计科目、金额、附件张数等信息，确保录入数据的准确性。对于涉及外币核算、数量核算、辅助核算等特殊业务的凭证，应按照系统要求进行正确设置。录入完成后，系统操作员应认真检查凭证内容，确认无误后保存凭证。保存后的凭证应自动进行连续编号，不得出现重号、漏号现象。3.凭证审核审核记账员收到系统操作员提交的记账凭证后，按照会计制度和公司财务规定，对凭证进行全面审核。审核内容包括凭证的真实性、合法性、准确性、完整性以及会计分录的正确性。审核记账员应仔细核对凭证中的各项信息，检查原始凭证与记账凭证是否相符，记账凭证中的会计科目使用是否正确，金额计算是否准确，摘要是否清晰明了，附件张数是否齐全等。对于审核通过的凭证，审核记账员应在凭证上签字确认；对于审核不通过的凭证，应注明审核意见，退回系统操作员进行修改。系统操作员修改后，重新提交审核记账员进行审核，直至审核通过为止。4.凭证记账审核通过的凭证，由审核记账员进行记账处理。记账过程中，系统自动对已记账凭证进行标记，并更新相关账簿数据。记账完成后，系统生成各种账簿，包括总账、明细账、日记账等。系统操作员和审核记账员应定期对账簿数据进行核对，确保账簿数据的准确性和一致性。5.期末处理期末结账前，系统操作员应检查本期所有凭证是否已审核记账，各项费用是否已正确计提和分摊，往来账款是否已核对无误等。确保本期会计业务处理完整、准确。系统自动进行期末结账处理，生成期末结账报告。结账后，本期会计数据将被封存，不得再进行修改。如需修改，应按照相关规定进行反结账操作。期末结账完成后，系统操作员应根据结账数据编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。财务报表编制完成后，经财务主管审核确认，方可对外报送。四、会计电算化系统数据管理1.数据备份系统管理员应制定数据备份策略，定期对会计电算化系统中的数据进行备份。备份频率应根据公司业务量和数据重要性确定，一般每周至少进行一次全量备份，每天进行增量备份。数据备份应采用多种存储介质，如磁带、光盘、移动硬盘等，并分别存储在不同的地点，以防止因自然灾害、硬件故障等原因导致数据丢失。每次备份完成后，应在备份介质上标明备份日期、备份内容、备份人员等信息，并妥善保管备份介质。2.数据恢复在系统出现故障或数据丢失的情况下，需要进行数据恢复操作。数据恢复应在系统管理员的指导下进行，严格按照数据恢复流程进行操作。数据恢复前，应先对备份数据进行检查，确保备份数据的完整性和可用性。恢复过程中，应注意选择正确的备份文件和恢复时间点，避免误操作导致数据错误。数据恢复完成后，应对恢复后的数据进行验证，确保数据的准确性和完整性。验证无误后，方可重新启用会计电算化系统进行业务处理。3.数据存储与保管会计电算化系统的数据应存储在安全可靠的服务器上，并定期进行数据清理和维护，确保数据存储空间的合理利用。服务器应配备不间断电源（UPS）和防火墙等安全设备，防止因停电、网络攻击等原因导致数据丢失或损坏。对存储在服务器上的数据，应设置严格的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作。同时，应定期对服务器进行病毒查杀和安全漏洞扫描，确保系统安全。会计电算化系统的数据档案应按照国家档案管理规定进行保管，保管期限应符合相关法律法规要求。数据档案应分类存放，便于查询和使用。五、会计电算化系统安全管理1.网络安全公司应建立健全网络安全管理制度，加强对会计电算化系统网络环境的安全管理。设置防火墙、入侵检测系统等网络安全设备，防止外部非法网络访问和攻击。定期对网络设备进行检查和维护，确保网络设备的正常运行。对网络连接进行加密处理，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。严格控制网络用户的访问权限，根据岗位职责和工作需要，为不同用户分配相应的网络访问权限。禁止未经授权的人员访问会计电算化系统网络。2.系统安全安装正版的操作系统、数据库管理系统和会计电算化软件，并及时进行系统更新和补丁安装，修复系统安全漏洞。设置系统管理员账号和密码，并定期更换密码。系统管理员账号应具有最高权限，但应严格控制其使用范围，仅限于系统维护和管理操作。对会计电算化系统的操作日志进行详细记录，包括操作时间、操作人员、操作内容等信息。操作日志应定期进行备份，以便在出现问题时进行审计和追溯。定期对会计电算化系统进行安全评估和风险分析，及时发现和解决系统安全隐患。制定系统应急处理预案，在系统出现故障或遭受攻击时，能够迅速采取措施进行恢复和处理，确保系统的正常运行和数据安全。3.数据安全对会计电算化系统中的数据进行加密存储，采用加密算法对重要数据进行加密处理，确保数据在存储过程中的安全性。严格控制数据的访问权限，只有经过授权的人员才能访问和操作数据。对涉及财务机密的数据，应采取特殊的安全措施，如限制访问时间、设置访问密码等。定期对数据进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的地点。同时，应对备份数据进行加密处理，防止备份数据在传输和存储过程中被窃取。加强对数据存储介质的管理，定期对存储介质进行检查和维护，防止因存储介质损坏导致数据丢失。对废弃的存储介质，应进行数据清除和销毁处理，确保数据的保密性。六、会计电算化系统档案管理1.档案内容会计电算化系统档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、系统备份数据、操作手册、维护记录等与会计电算化系统相关的各类资料。2.档案保管会计电算化系统档案应指定专人负责保管，按照档案管理的要求进行分类存放，建立档案目录，便于查询和使用。档案保管人员应定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整性和准确性。对破损、变质的档案应及时进行修复和更换。会计电算化系统档案的保管期限应符合国家档案管理规定，一般会计凭证、账簿等保管期限为15年，财务报表等保管期限为10年。保管期满后，按照规定进行销毁处理。3.档案查阅与借阅内部人员查阅会计电算化系统档案，应填写档案查阅申请表，经财务主管批准后，在档案保管人员的陪同下进行查阅。查阅过程中，不得对档案进行涂改、损坏等操作。外部单位查阅会计电算化系统档案，应持有单位介绍信，并经公司领导批准。查阅过程中，应严格遵守公司的保密制度，不得泄露公司财务机密。因工作需要借阅会计电算化系统档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等信息，经财务主管批准后，办理借阅手续。借阅期限届满后，应及时归还档案。借阅人员不得擅自转借、复印档案。七、会计电算化系统培训与考核1.培训计划财务部门应制定会计电算化系统培训计划，根据财务人员的业务水平和工作需求，定期组织会计电算化培训。培训内容包括会计电算化系统的基本操作、系统管理、财务软件应用等方面。培训计划应明确培训时间、培训地点、培训内容、培训师资等信息，并提前通知相关人员参加培训。培训方式可采用集中培训、在线培训、现场演示等多种形式，以提高培训效果。2.培训实施培训师资应具备丰富的会计电算化知识和实践经验，能够熟练操作会计电算化系统。培训过程中，应注重理论与实践相结合，通过实际操作案例，让学员更好地掌握会计电算化系统的操作技能。培训结束后，应对学员进行考核，考核方式可采用理论考试、实际操作等多种形式。考核内容应涵盖培训的所有知识点，确保学员掌握会计电算化系统的基本操作和应用技能。3.考核结果应用对考核合格的学员，颁发培训合格证书，并将考核结果作为财务人员岗位晋升、绩效评