供应商管理制度2024年度

供应商管理制度2024年度一、总则1.目的为加强公司供应商管理，规范供应商选择、评估、采购、合作及退出等流程，确保所采购的物资和服务符合公司要求，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有生产经营活动所需物资及服务的供应商管理，包括原材料、零部件、设备、办公用品、劳务外包等各类供应商。3.职责分工采购部门：负责供应商的开发、选择、采购合同的签订与执行、供应商的日常沟通与协调等工作。质量部门：负责对供应商提供的物资和服务进行质量检验、评估，参与供应商的审核与评价。技术部门：提供技术支持，协助采购部门对供应商的技术能力进行评估，参与新产品供应商的开发与评审。财务部门：负责与供应商的货款结算、付款审核等工作，对供应商的财务状况进行分析。其他相关部门：根据各自职责，配合采购部门做好供应商管理的相关工作。二、供应商开发1.开发原则优先选择具有良好信誉、生产能力强、质量稳定、价格合理、服务周到的供应商。积极拓展供应商渠道，引入竞争机制，确保有足够的供应商资源可供选择。注重与供应商建立长期稳定的合作关系，共同发展。2.开发信息收集采购部门通过多种途径收集潜在供应商信息，包括但不限于网络搜索、行业展会、同行推荐、供应商自荐等。收集的信息应包括供应商基本情况、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.供应商初步筛选采购部门对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除不符合基本要求的供应商。对于初步筛选合格的供应商，要求其填写《供应商调查表》，提供相关资质证明文件，如营业执照、生产许可证、质量认证证书等。4.实地考察根据需要，采购部门会同质量、技术等相关部门对初步筛选合格的供应商进行实地考察。实地考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、设备状况、人员素质、环保措施等方面。考察结束后，考察人员应填写《供应商实地考察报告》，对供应商的综合情况进行评价。5.样品试用与检测对于重要物资或新开发的物资供应商，要求其提供样品进行试用。质量部门对试用样品进行检测和评估，出具检测报告，判断样品是否符合公司要求。根据样品试用和检测结果，决定是否进一步与供应商合作。三、供应商选择与评估1.选择标准供应商应具备合法经营资格，具有良好的商业信誉和财务状况。具有与公司需求相匹配的生产能力、技术水平和质量控制能力。产品质量稳定可靠，价格合理，能够按时交货，售后服务良好。符合国家法律法规和环保要求。2.评估指标质量：包括产品合格率、质量稳定性、质量改进能力等。价格：价格水平、价格合理性、价格调整机制等。交货期：按时交货率、交货及时性、订单处理效率等。服务：售后服务质量、技术支持能力、响应速度等。管理：企业管理水平、质量管理体系、环境管理体系等。财务：财务状况、资金实力、信用等级等。3.评估方法采购部门定期（每年至少一次）组织相关部门对供应商进行综合评估。评估采用打分制，根据各项评估指标设定相应的分值，由评估人员对供应商进行打分。计算供应商的综合得分，得分=各项指标得分×相应权重之和。根据综合得分，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。4.评估结果应用对于优秀供应商，在采购订单分配、价格优惠、合作项目等方面给予优先考虑。对于良好供应商，保持正常合作关系，鼓励其不断改进和提高。对于合格供应商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，予以淘汰。对于不合格供应商，终止合作关系，不再从其采购物资或服务。四、供应商采购管理1.采购计划采购部门根据公司生产经营计划、库存状况等，制定年度、季度、月度采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、数量、交货时间、质量要求等内容。采购计划经相关部门审核、领导批准后执行。2.采购订单下达采购部门根据采购计划，向选定的供应商下达采购订单。采购订单应明确采购物资的详细要求、交货时间、交货地点、付款方式等条款。采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。3.采购合同签订对于金额较大、采购周期较长的采购项目，采购部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等条款。采购合同签订前，应经公司法律部门审核，确保合同合法有效。4.采购过程监控采购部门应定期与供应商沟通，了解采购订单执行情况，及时解决出现的问题。质量部门应按照规定对采购物资进行检验和验收，确保物资质量符合要求。财务部门应按照采购合同约定及时办理货款结算，对付款情况进行跟踪和管理。五、供应商合作与沟通1.合作协议签订对于长期合作的重要供应商，采购部门应与其签订合作协议。合作协议应明确双方的合作目标、合作方式、权利义务、保密条款、违约责任等内容。合作协议签订后，双方应严格按照协议执行，确保合作顺利进行。2.定期沟通采购部门应定期（每月至少一次）与供应商进行沟通，了解其生产经营状况、产品质量情况、交货情况等。沟通方式可以采用电话、邮件、会议等形式，及时解决合作过程中出现的问题。3.问题反馈与处理供应商在合作过程中出现问题时，采购部门应及时向其反馈，并要求其采取有效措施进行整改。供应商应在规定时间内将整改情况反馈给采购部门，采购部门对整改结果进行跟踪和验证。对于因供应商原因给公司造成损失的，公司有权按照合同约定要求供应商承担相应的赔偿责任。六、供应商激励与约束1.激励措施订单奖励：对于表现优秀的供应商，在采购订单分配上给予适当倾斜，增加订单份额。价格优惠：根据供应商的综合表现，给予一定比例的价格优惠，降低采购成本。表彰与奖励：对年度优秀供应商进行表彰和奖励，颁发荣誉证书和奖金，提高供应商的积极性和荣誉感。合作拓展：与优秀供应商共同开展新产品研发、技术改进等合作项目，实现互利共赢。2.约束措施警告与整改：对于出现质量问题、交货延迟等情况的供应商，采购部门应及时向其发出警告，并要求其限期整改。扣除货款：对于因供应商原因给公司造成损失的，公司有权从应付货款中扣除相应的金额作为赔偿。暂停合作：对于整改不力或多次出现问题的供应商，采购部门有权暂停与其合作，直至问题解决。终止合作：对于严重违反合同约定或公司规定的供应商，公司有权终止与其合作关系，并追究其法律责任。七、供应商信息管理1.信息收集与整理采购部门负责收集、整理供应商的基本信息、资质证明文件、合作记录等资料，建立供应商档案。供应商档案应包括供应商名称、地址、联系方式、经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等内容。采购部门应定期更新供应商档案信息，确保信息的准确性和完整性。2.信息共享采购部门应将供应商档案信息及时与质量、技术、财务等相关部门共享，以便各部门在工作中能够充分了解供应商情况，更好地开展工作。对于涉及公司商业机密的供应商信息，应严格保密，防止信息泄露。八、供应商退出管理1.退出情形供应商出现下列情形之一的，公司有权终止与其合作关系：连续两次评估不合格的。提供的产品或服务质量严重不符合要求，经整改仍不能满足公司需求的。出现严重违约行为，给公司造成重大损失的。因经营不善、破产等原因无法继续履行合同的。违反国家法律法规或环保要求的。2.退出流程采购部门发现供应商存在应退出情形时，应及时向供应商发出《供应商退出通知》，告知其终止合作的原因和时间。采购部门组织相关部门对供应商的库存物资、在途订单等进行清理和处理，确保公司利益不受损失