公司费用报销管理制度范本

公司费用报销管理制度范本一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.基本原则费用报销必须遵循真实性、合理性、合法性的原则。严格执行预算控制，确保费用支出在预算范围内。简化流程，提高效率，同时保证审批环节的严谨性。二、费用报销的种类及标准（一）差旅费1.定义差旅费是指员工因公务需要到常驻地以外地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.报销标准交通费用飞机票：经济舱实报实销，如有特殊情况需乘坐商务舱或头等舱，需提前经上级领导批准。火车票：根据出差行程和实际需要，按照相应等级标准报销，原则上不允许乘坐软卧。长途汽车票：实报实销。市内交通：根据出差地区实际情况，按照每日[X]元标准报销，凭有效发票报销。住宿费用根据出差地区不同，分为一类地区、二类地区、三类地区，相应的住宿标准分别为每日[X]元、[X]元、[X]元。如有两人或两人以上同行，同性员工应安排合住，报销时按实际住宿费分摊报销。餐饮补贴按照出差自然（日历）天数计算，一类地区每日补贴[X]元，二类地区每日补贴[X]元，三类地区每日补贴[X]元。不再报销出差期间的餐饮发票。（二）业务招待费1.定义业务招待费是指公司为业务经营的合理需要而支付的招待费用，包括餐饮、住宿、娱乐、礼品等支出。2.报销标准业务招待费应遵循必要、合理、节俭的原则，严格控制支出规模。单次业务招待费超过[X]元的，需提前填写《业务招待费申请表》，详细说明招待事由、招待对象、预计金额等，经部门负责人、分管领导、总经理审批后，方可进行招待。业务招待费报销时，应提供正规发票、消费清单及招待事由说明，发票内容应详细注明招待项目、时间、地点等信息。年度业务招待费总额不得超过公司当年营业收入的[X]%。（三）办公用品费1.定义办公用品费是指公司购买日常办公所需的文具、纸张、耗材、设备等费用。2.报销标准办公用品的采购应遵循集中采购与按需采购相结合的原则。各部门应提前制定办公用品需求计划，报行政部门汇总审核后统一采购。办公用品报销时，应提供正规发票、采购清单及入库验收单，发票上应注明办公用品名称、规格、数量、单价等信息。对于价值较高的办公设备（如电脑、打印机、复印机等），应按照固定资产管理规定进行采购、验收、入账和折旧处理，报销时需提供固定资产采购审批单、发票及相关验收文件。（四）通讯费1.定义通讯费是指员工因工作需要发生的手机通讯费用。2.报销标准公司根据员工岗位性质和工作需要，制定不同的通讯费补贴标准。管理人员每月补贴[X]元，销售人员每月补贴[X]元，其他员工每月补贴[X]元。员工凭通讯费发票在补贴标准范围内报销，发票抬头应为公司名称。若员工因工作需要产生的通讯费用超出补贴标准，需提供相关证明材料（如业务通话记录、短信截图等），经部门负责人审批后，可在实际发生金额范围内报销。（五）车辆费用1.定义车辆费用是指公司自有车辆或租赁车辆发生的燃油费、过路费、停车费、维修保养费、保险费等支出。2.报销标准燃油费：根据车辆实际行驶里程和油耗标准进行报销，油耗标准由行政部门根据车辆型号和使用情况制定。过路费、停车费：实报实销，需提供有效发票。维修保养费：车辆维修保养应提前填写《车辆维修申请表》，经行政部门审核同意后，到指定维修厂进行维修。维修费用报销时，应提供维修清单、发票及审批单。保险费：按照公司统一购买的车辆保险金额实报实销。三、费用报销流程（一）报销申请1.员工发生费用支出后，应及时整理相关票据，并填写《费用报销单》，详细注明费用发生日期、事由、金额、报销类型等信息。2.对于需要事先申请的费用（如业务招待费、车辆维修保养费等），应在费用发生前按照规定填写相应的申请表，经审批通过后方可进行支出。（二）部门初审1.员工将填写完整的《费用报销单》及相关票据提交至所在部门负责人。2.部门负责人对报销事项的真实性、合理性、必要性进行审核，重点审核费用是否符合公司规定的报销标准、业务是否真实发生、票据是否合法有效等。审核通过后，在报销单上签字确认。（三）财务审核1.部门初审通过后的报销单据提交至财务部门。2.财务人员对报销单据进行形式审核，包括票据的真实性、完整性、合规性，报销金额的计算准确性，审批流程的完整性等。对不符合要求的报销单据，财务人员应及时退回并说明原因。3.财务人员根据公司费用预算及相关制度规定，对报销费用的合理性进行审核。对于超预算或不符合规定的费用，财务人员有权拒绝报销，并向报销人说明理由。（四）领导审批1.经财务审核通过的报销单据，按照公司审批权限提交各级领导审批。报销金额在[X]元以下的，由部门分管领导审批。报销金额在[X]元以上（含[X]元）的，需经总经理审批。2.领导应认真审核报销事项，对不符合规定的报销予以驳回，并提出处理意见。（五）报销支付1.审批通过的报销单据由财务部门进行报销支付。2.财务人员根据报销金额及公司财务制度规定，选择合适的支付方式（如银行转账、现金支付等）进行支付。3.对于通过银行转账支付的报销款项，财务人员应确保收款账户信息准确无误。对于现金支付的报销款项，报销人应在报销单上签字确认领取。四、费用报销的时间要求1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内提交报销申请，逾期未提交的，财务部门有权不予受理。2.财务部门应在收到报销单据后的[X]个工作日内完成审核工作，对于审核通过的报销单据，应及时提交领导审批。3.领导应在收到报销单据后的[X]个工作日内完成审批工作，审批通过的报销单据应及时返回财务部门进行报销支付。4.对于紧急事项需要提前报销的，员工应向财务部门说明情况，经财务部门同意后可特事特办。五、费用报销的票据要求1.所有费用报销必须提供正规发票，发票应加盖发票专用章，且发票内容应与实际业务相符，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额等。2.发票不得涂改、挖补，如有错误，应由开票单位重开或更正，并在更正处加盖开票单位印章。3.对于无法取得正规发票的费用支出（如小额零星支出），应提供收据，并注明支出事由、金额、收款单位名称等信息，收据上应有收款人的签字确认。小额零星支出的标准为每次支出金额不超过[X]元，且每月累计支出金额不超过[X]元。4.除发票外，其他报销凭证（如火车票、飞机票、过路费发票等）也应真实、有效，且与报销事项相关。六、费用报销的监督与检查1.公司财务部门应定期对费用报销情况进行检查和分析，及时发现和纠正报销过程中存在的问题。2.审计部门应不定期对费用报销进行审计监督，检查费用报销的真实性、合规性和合理性，对发现的违规行为按照公司相关规定进行处理。3.对于违反本制度规定进行费用报销的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包