财务制度原始票据管理制度

财务制度原始票据管理制度一、总则1.目的为了加强公司原始票据的管理，规范财务报销行为，确保公司财务核算的真实性、准确性和完整性，根据国家有关法律法规及公司财务制度，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在经济业务活动中涉及的原始票据管理。

二、原始票据的种类及要求

（一）发票1.基本要求发票必须是由税务机关统一印制、发放和管理的，并加盖销售方发票专用章。发票内容应完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等信息。发票上的字迹应清晰，不得涂改、挖补。如发现发票有误，应及时与销售方联系，要求其重新开具。2.增值税专用发票取得的增值税专用发票应在规定的认证期限内（自发票开具之日起360日内）进行认证，并在认证通过的次月申报期内申报抵扣进项税额。发票联和抵扣联应妥善保管，不得折叠、污损，认证相符的专用发票应作为记账凭证，按规定装订成册，并留存备查。3.增值税普通发票公司取得的增值税普通发票应确保信息准确无误，对于开票信息不全的发票，应及时要求销售方补充完整。发票抬头应填写公司全称及纳税人识别号，不得开具个人抬头的发票（除特殊规定外）。

（二）财政票据1.定义财政票据是指由财政部门监（印）制、发放、管理，国家机关、事业单位、具有公共管理或者公共服务职能的社会团体及其他组织（以下简称"行政事业单位"）依法收取政府非税收入或者从事非营利性活动收取财物时，向公民、法人和其他组织开具的凭证。2.种类包括非税收入通用票据、非税收入专用票据、非税收入一般缴款书、行政事业性收费票据、政府性基金票据、罚没票据、捐赠票据、医疗收费票据、社会团体会费票据等。3.要求财政票据应加盖财政部门票据监制章及开票单位财务专用章或发票专用章。票据内容应真实、准确、完整，填写规范，不得擅自涂改、挖补。财政票据应按照规定的用途使用，不得转让、出借、代开、买卖、擅自销毁财政票据。

（三）自制原始凭证1.定义自制原始凭证是指由本单位内部经办业务的部门和人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。2.种类常见的自制原始凭证有收料单、领料单、限额领料单、产品入库单、产品出库单、借款单、工资发放明细表、折旧计算表等。3.要求自制原始凭证应具备原始凭证的基本要素，包括凭证名称、填制日期、填制单位或填制人姓名、经办人员的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等。自制原始凭证的内容应真实、准确、完整，各项手续应齐全。如涉及多联的原始凭证，应注明各联的用途，只能以一联作为报销凭证。自制原始凭证应由经办业务的部门或人员根据实际发生的经济业务如实填制，并经相关负责人审核签字后，方可作为记账依据。

（四）外来原始凭证1.定义外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。2.要求外来原始凭证必须是真实、合法、有效的，应加盖填制单位的公章或财务专用章。凭证内容应符合国家法律法规及财务制度的规定，填写完整、清晰，不得有遗漏或错误。对于一式多联的外来原始凭证，必须用复写纸套写或打印机套打，并确保各联内容一致。

三、原始票据的取得与审核

（一）取得要求1.真实性员工在经济业务发生时，应及时取得合法、有效的原始票据，确保票据所反映的经济业务真实发生，不得虚构或伪造经济业务及原始票据。2.合法性取得的原始票据必须符合国家法律法规及财务制度的规定，不得取得非法票据或不符合规定的票据用于报销。3.完整性原始票据应具备规定的基本内容，各项手续齐全。如发票应加盖发票专用章，财政票据应加盖财政部门票据监制章及开票单位财务专用章等。4.及时性员工应在经济业务发生后的规定时间内取得原始票据，并及时提交财务部门进行报销。一般情况下，应在业务发生后的[X]个工作日内取得并提交票据，特殊情况除外，但应提前向财务部门说明原因。

（二）审核要点1.形式审核检查原始票据的种类是否符合要求，是否为税务机关监制的发票、财政部门监制的财政票据或合法的自制原始凭证。审核票据的格式是否规范，内容是否完整，字迹是否清晰，有无涂改、挖补等情况。查看票据上的印章是否齐全、清晰，是否为规定的发票专用章、财务专用章或其他有效印章。2.内容审核核对发票上的开票日期、购买方名称、纳税人识别号、货物或应税劳务名称、数量、单价、金额、税率、税额等信息是否与实际经济业务相符。检查财政票据的收费项目、标准、金额等是否符合相关规定，是否与收费许可证或相关文件一致。对于自制原始凭证，审核其经济业务内容是否真实合理，各项数据计算是否准确，经办人员、审核人员及审批人员的签名是否齐全。3.合法性审核审查原始票据是否来源于合法的供应商或收款单位，是否存在与非法单位发生经济业务而取得票据的情况。确认原始票据所反映的经济业务是否符合国家法律法规及公司财务制度的规定，是否存在违规支出或不合理费用。核实取得的增值税专用发票是否在规定期限内认证抵扣，有无因逾期未认证而导致无法抵扣进项税额的情况。

四、原始票据的粘贴与整理

（一）粘贴要求1.粘贴顺序应按照发票、财政票据、自制原始凭证等分类，同类票据按照时间顺序从右至左、从上至下依次粘贴。2.粘贴方法使用胶水或固体胶棒粘贴原始票据，不得使用订书钉、回形针等固定票据。粘贴时应确保票据粘贴平整，不得相互重叠、遮盖，票据的左上角或左侧边缘应与粘贴单对齐。3.粘贴范围原始票据应粘贴在粘贴单的范围内，不得超出粘贴单的边缘。对于较大的票据，如发票联、抵扣联等，可以先将票据折叠成与粘贴单大小一致，然后再进行粘贴。

（二）整理要求1.票据分类将不同种类的原始票据进行分类整理，如差旅费发票、办公用品发票、业务招待费发票等，分别粘贴在不同的粘贴单上，并注明票据类别。2.金额汇总对于同类经济业务的原始票据，应进行金额汇总，并在粘贴单上注明合计金额。如有多张发票金额相同，可在粘贴单上注明发票张数及合计金额。3.备注说明在粘贴单上对每张原始票据的经济业务内容进行简要备注说明，以便财务人员审核时快速了解业务情况。如发票是购买办公用品的，可注明办公用品名称、数量等；差旅费发票可注明出差地点、时间等。

五、原始票据的报销流程

（一）报销申请1.员工在完成经济业务后，应及时填写费用报销单或借款单等报销申请单据。报销申请单据应填写完整、准确，包括报销日期、报销人姓名、部门、费用明细、金额、报销事由等信息，并在报销单上签字确认。2.对于涉及多个项目或部门的费用，应分别填写报销申请单据，不得合并填写。

（二）部门负责人审批1.报销人所在部门负责人应根据公司相关规定及实际情况，对报销申请进行审核。审核内容包括经济业务的真实性、合理性、必要性，报销金额是否符合规定标准等。2.部门负责人在审核通过后，应在报销申请单据上签字批准，并注明审批意见。

（三）财务审核1.财务部门收到报销申请单据及原始票据后，应按照本制度的要求对原始票据的真实性、合法性、完整性、准确性进行审核。2.财务审核人员应仔细核对报销申请单据与原始票据的内容是否一致，报销金额计算是否准确，票据粘贴是否规范等。对于不符合要求的报销申请，财务审核人员应及时通知报销人补充或更正相关信息。3.财务审核人员在审核通过后，应在报销申请单据上签字，并注明审核意见。

（四）总经理审批（根据公司规定）1.对于超过一定金额或重要经济业务的报销申请，需经总经理审批。总经理应根据公司财务状况、业务情况等综合因素进行审批。2.总经理在审批通过后，应在报销申请单据上签字批准。

（五）报销支付1.经各级审批通过的报销申请，财务部门应按照公司财务支付流程及时安排报销款项的支付。2.对于以银行转账方式支付的报销款项，财务人员应准确填写收款单位名称、账号、开户行等信息，确保款项支付准确无误。3.对于以现金方式支付的报销款项，财务人员应按照公司现金管理规定办理支付手续，并要求报销人在收款凭证上签字确认。

六、原始票据的保管与存档

（一）保管责任1.财务部门负责原始票据的保管工作，应指定专人负责，并建立健全原始票据保管制度。2.财务人员应妥善保管原始票据，确保票据的安全、完整，防止票据丢失、损坏、被盗等情况发生。

（二）保管期限1.原始票据的保管期限应按照国家法律法规及公司财务制度的规定执行。一般情况下，会计凭证的保管期限为[X]年，其他原始票据的保管期限应根据具体情况确定，但不得少于[X]年。2.保管期限届满后，如需销毁原始票据，应按照规定的程序进行审批，并办理相关销毁手续。

（三）存档要求1.财务人员应将审核通过并已报销的原始票据按照会计档案管理的要求进行整理、装订成册，并编号归档。2.原始票据应按照类别、时间顺序进行排列，以便于查阅和管理。同时，应在档案封面注明档案名称、年度、月份、起止日期、保管期限等信息。3.对于电子原始票据，应按照规定进行备份，并存储在安全的存储介质上，与纸质原始票据一同归档管理。

七、监督与检查1.公司内部审计部门应定期对原始票据的管理情况进行审计监督，检查原始票据的取得、审核、粘贴、报销、保管等环节是否符合本制度的规定。2.对于审计检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。对违反本制度规定的行为，应按照