设备档案资料管理制度

设备档案资料管理制度一、总则1.目的为加强公司设备档案资料的科学管理，确保设备档案资料的完整性、准确性和系统性，充分发挥设备档案资料在设备管理、维护、改造、报废等工作中的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有设备档案资料的管理，包括生产设备、辅助设备、办公设备等各类设备从规划、选型、购置、安装调试、使用、维护、改造到报废全过程中形成的各种文件、资料、记录等。3.职责分工设备管理部门负责制定和完善设备档案资料管理制度，并组织实施。归口管理设备档案资料，指导和监督各部门做好设备档案资料的收集、整理、归档工作。负责设备档案资料的分类、编号、装订、保管、借阅等日常管理工作。定期对设备档案资料进行清查、盘点，确保档案资料的安全与完整。参与设备的验收、维修、改造、报废等工作，提供相关的档案资料支持。各使用部门负责本部门设备档案资料的收集、整理，并及时移交设备管理部门归档。配合设备管理部门做好设备档案资料的日常管理工作，如借阅、归还等。在设备使用过程中，负责填写、收集与设备相关的各种记录，保证记录的真实、准确、完整，并按时移交设备管理部门。档案管理部门负责对设备档案资料的归档工作进行指导和监督。按照档案管理的相关规定，对设备档案资料进行集中统一保管，确保档案资料的安全与保密。负责提供设备档案资料的查阅、复印等服务。

二、设备档案资料的收集1.收集范围设备前期管理资料设备规划、选型报告。设备购置合同、技术协议。设备开箱验收记录，包括设备外观、随机附件、工具、资料等的验收情况。设备安装调试记录，如安装位置、调试参数、验收报告等。设备运行维护资料设备操作规程、维护保养规程。设备运行记录，包括运行时间、运行参数、故障记录等。设备维护保养记录，如日常维护、一级保养、二级保养记录等。设备维修记录，包括维修时间、维修内容、更换的零部件等。设备润滑记录，如润滑时间、润滑部位、润滑油型号等。设备技术改造资料设备技术改造方案、可行性研究报告。技术改造过程中的设计图纸、施工记录、调试报告等。技术改造后的验收报告、运行效果评估报告等。设备报废资料设备报废申请报告。设备报废鉴定报告，包括技术鉴定、经济鉴定等。设备报废审批文件。设备报废处理记录，如报废设备的处置方式、回收价值等。其他相关资料设备的技术资料，如设备说明书、图纸、原理图、电路图等。设备的质量证明文件，如合格证、质量检验报告等。设备的安全资料，如安全操作规程、安全检查记录、事故报告等。与设备管理相关的会议纪要、通知、总结等文件。2.收集要求各部门应指定专人负责设备档案资料的收集工作，确保资料收集的及时性和完整性。设备档案资料应真实、准确、清晰，不得伪造、篡改。收集的资料应按照规定的格式和要求进行整理，如纸张规格统一、字迹工整、签字盖章齐全等。对于电子文档形式的设备档案资料，应确保其存储介质的安全性和可读性，并按照规定进行备份。

三、设备档案资料的整理1.整理原则遵循设备档案资料的形成规律和内在联系，保持资料的系统性和完整性。便于保管和利用，按照设备类别、型号、时间顺序等进行分类整理。2.分类方法按照设备的用途和性质，将设备分为生产设备、辅助设备、办公设备等大类。在每大类设备下，再按照设备的型号、规格等进行细分。对于每台设备，其档案资料按照前期管理、运行维护、技术改造、报废等阶段进行分类整理。3.编号规则设备档案资料采用统一的编号系统，编号应具有唯一性和系统性。编号格式为：设备类别代码+设备型号+设备序列号+档案资料类别代码+顺序号。设备类别代码：根据设备的用途和性质，采用两位字母表示，如"SC"表示生产设备，"FZ"表示辅助设备，"BG"表示办公设备等。设备型号：按照设备的实际型号填写，如有多个型号，可采用主要型号或统一编号。设备序列号：为设备的唯一标识，由设备管理部门统一编制。档案资料类别代码：根据档案资料的类别，采用两位数字表示，如"01"表示前期管理资料，"02"表示运行维护资料，"03"表示技术改造资料，"04"表示报废资料等。顺序号：按照档案资料的形成时间顺序或重要程度依次编号。4.装订要求对于纸质档案资料，应进行装订成册，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，如订书钉、回形针等。采用左侧装订方式，装订线应整齐、美观，不得影响资料的查阅。对于较厚的档案资料，可采用活页装订或分册装订，但应在每册封面注明总册数和本册序号。5.编目要求设备档案资料应编制详细的目录，目录应包括编号、名称、日期、来源等信息。目录应打印或手写清晰，一式两份，一份装订在档案资料的首页，另一份单独成册，便于查阅。对于电子文档形式的设备档案资料，应建立相应的电子目录，目录格式应与纸质目录一致，并进行定期更新。

四、设备档案资料的归档1.归档时间设备前期管理资料应在设备购置、安装调试完毕后及时归档。设备运行维护资料应每月或每季度定期归档，对于重要设备的特殊运行情况或故障记录应随时归档。设备技术改造资料应在技术改造项目验收合格后一个月内归档。设备报废资料应在设备报废审批文件下达后及时归档。2.归档流程各使用部门在资料收集整理完毕后，填写《设备档案资料移交清单》，一式两份，一份留存本部门，一份随档案资料移交设备管理部门。设备管理部门对移交的档案资料进行审核，检查资料的完整性、准确性和规范性，审核合格后在《设备档案资料移交清单》上签字确认。设备管理部门将审核后的档案资料按照分类编号规则进行整理、装订、编目，然后移交档案管理部门归档。档案管理部门对接收的设备档案资料进行登记、上架，并建立相应的档案管理台账。

五、设备档案资料的保管1.保管场所设备档案资料应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药等。2.保管方式纸质档案资料应分类存放在档案柜或货架上，按照编号顺序排列，便于查找和管理。电子档案资料应存储在专用的存储介质上，如硬盘、光盘等，并进行定期备份。备份介质应存放在不同的地点，以防止数据丢失。对于重要的设备档案资料，应进行数字化处理，建立电子档案数据库，方便查阅和利用。3.保管期限设备档案资料的保管期限应根据其重要性和使用价值确定，一般分为长期、中期和短期。长期保管的设备档案资料包括设备的规划、选型、购置合同、技术协议、设备说明书、图纸等重要文件，保管期限为设备使用寿命结束后5年。中期保管的设备档案资料包括设备的运行维护记录、维修记录、技术改造资料等，保管期限为设备使用寿命结束后3年。短期保管的设备档案资料包括设备的日常运行记录、润滑记录、安全检查记录等，保管期限为1年。4.保管要求档案管理人员应定期对设备档案资料进行清查、盘点，检查档案资料的完整性、准确性和保管状况，发现问题及时处理。对损坏或变质的档案资料，应及时进行修复或复制，确保档案资料的可读性。严格遵守档案保密制度，未经批准，任何人不得擅自查阅、复印、外传设备档案资料。档案库房应保持清洁、整齐，严禁在库房内吸烟、堆放杂物等。

六、设备档案资料的查阅与借阅1.查阅规定公司内部人员因工作需要查阅设备档案资料时，应填写《设备档案资料查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到设备管理部门办理查阅手续。设备管理部门应根据查阅申请表的内容，为查阅人员提供相应的档案资料，并在《设备档案资料查阅登记簿》上进行登记，记录查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。查阅人员应在指定的场所查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出室外或转借他人。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏、丢失。查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还设备管理部门，并在《设备档案资料查阅登记簿》上签字确认。2.借阅规定公司内部人员因工作需要借阅设备档案资料时，应填写《设备档案资料借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、预计归还时间等信息，经所在部门负责人和设备管理部门负责人签字同意后，到设备管理部门办理借阅手续。设备管理部门应根据借阅申请表的内容，为借阅人员提供相应的档案资料，并在《设备档案资料借阅登记簿》上进行登记，记录借阅时间、借阅人员、借阅内容、预计归还时间等信息。借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得擅自转借、复印、摘录、传播档案资料内容。如因工作需要必须进行复印、摘录等操作时，应经设备管理部门负责人批准。借阅人员应在规定的时间内归还档案资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。如逾期未还，设备管理部门应及时催还，并根据情节轻重给予相应的处罚。3.外单位查阅与借阅规定外单位因工作需要查阅或借阅公司设备档案资料时，应持有单位介绍信或相关证明文件，经公司主管领导批准后，方可办理查阅或借阅手续。查阅或借阅手续与公司内部人员相同，但应严格控制查阅或借阅的范围和时间，并要求外单位人员在查阅或借阅过程中遵守公司的保密制度。外单位人员查阅或借阅完毕后，设备管理部门应及时收回档案资料，并对外单位人员的查阅或借阅情况进行记录和跟踪。

七、设备档案资料的鉴定与销毁1.鉴定原则设备档案资料的鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保鉴定结果的科学性和公正性。鉴定工作应由设备管理部门、档案管理部门及相关技术人员组成鉴定小组共同进行。2.鉴定内容审查设备档案资料的完整性、准确性和系统性，检查是否存在缺失、错误或重复的情况。根据设备档案资料的保管期限和使用价值，判定其是否仍具有保存意义。检查设备档案资料的载体状况，如纸质档案是否破损、电子档案是否可读等。3.鉴定方法查阅设备档案资料的目录、内容，核对相关记录和文件，了解设备的使用情况和档案资料的形成过程。咨询设备管理部门、使用部门及相关技术人员，获取关于设备档案资料重要性和使用价值的意见。参考国家和行业有关档案鉴定的标准和规定，结合公司实际情况进行综合判断。4.销毁程序经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的设备档案资料，应填写《设备档案资料销毁申请表》，注明销毁原因、销毁内容、销毁时间等信息，经设备管理部门负责人、档案管理部门负责人和公司主管领导签字批准后，方可进行销毁。销毁设备档案资料时，应指定专人负责监销，