学校物品采购制度

学校物品采购制度一、总则1.目的为规范学校物品采购行为，加强学校物品采购管理，提高资金使用效益，保证采购物品的质量，满足学校教育教学及日常工作需要，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学校各部门、各班级所需的教学用品、办公用品、设备设施、图书资料、后勤物资等各类物品的采购活动。3.基本原则合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策规定进行采购活动。规范性原则：采购流程规范、透明，确保采购活动公正、公平、公开。效益性原则：充分考虑采购物品的性价比，追求资金使用效益最大化。需求性原则：根据学校实际需求进行采购，避免盲目采购和浪费。质量优先原则：确保所采购物品的质量符合要求，满足学校教育教学及日常工作需要。

二、采购组织与职责1.采购领导小组组成：由学校领导班子成员、相关部门负责人等组成。职责：负责审议学校年度采购预算和采购计划。对重大采购项目进行决策，包括采购方式的确定、采购合同的审核等。监督采购过程，协调解决采购过程中出现的重大问题。2.采购工作小组组成：由后勤部门负责人担任组长，成员包括财务人员、采购人员、使用部门代表等。职责：负责制定具体的采购实施方案，包括采购项目的细化、采购流程的安排等。组织实施采购活动，包括市场调研、供应商选择、采购谈判、合同签订等。负责采购项目的验收工作，确保采购物品的质量和数量符合要求。定期向采购领导小组汇报采购工作进展情况。3.使用部门职责：根据本部门实际工作需要，提出物品采购申请，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求等。参与采购过程中的技术参数确认、样品检验等工作。负责对采购物品进行验收和使用管理，及时反馈使用过程中出现的问题。

三、采购预算与计划1.采购预算编制各部门应根据本部门下一年度的工作任务和发展规划，结合学校整体预算安排，于每年[具体时间]前编制本部门下一年度的采购预算草案。采购预算草案应包括采购项目名称、采购内容、采购数量、采购金额、资金来源等详细信息，并附必要的说明和依据。后勤部门对各部门提交的采购预算草案进行汇总审核，结合学校财力状况和实际需求，编制学校年度采购预算草案，报学校采购领导小组审议。学校采购领导小组审议通过后，将年度采购预算草案报学校教代会审议通过，并报上级主管部门备案。2.采购计划制定根据学校年度采购预算，采购工作小组于每学期开学前制定本学期的采购计划，明确采购项目的具体实施时间、采购方式、责任人等。采购计划应根据采购项目的轻重缓急进行合理安排，优先保障教学急需和重点项目的采购需求。对于临时性、突发性的采购需求，使用部门应及时填写《临时采购申请表》，说明采购原因、采购物品的详细信息等，经部门负责人审核后报采购工作小组，采购工作小组根据实际情况进行审批和安排采购。

四、采购方式1.公开招标达到下列标准之一的采购项目，应当采用公开招标方式：货物类采购单项或批量金额达到[具体金额]及以上的。服务类采购单项或批量金额达到[具体金额]及以上的。工程类采购单项或批量金额达到[具体金额]及以上的。公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序确定中标供应商。2.邀请招标符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照规定的程序进行开标、评标、定标。3.竞争性谈判符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。不能事先计算出价格总额的。竞争性谈判应成立谈判小组，与符合资格条件的供应商就采购项目的技术、价格、服务等进行谈判，在规定的时间内进行多轮报价，谈判小组根据谈判情况确定成交供应商。4.单一来源采购符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的。发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。单一来源采购应进行公示，并由采购工作小组与供应商进行协商，确定成交价格和采购合同条款。5.询价采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。询价应成立询价小组，向三家以上的供应商发出询价通知书，要求其在规定的时间内报价，询价小组根据报价情况确定成交供应商。

五、采购流程1.采购申请使用部门根据实际工作需要，填写《物品采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、型号、数量、质量要求、采购预算、预计采购时间等信息，并经部门负责人签字确认。对于价值较高或技术复杂的采购项目，使用部门应提供详细的技术资料和需求说明，必要时组织相关专家进行论证。2.采购审批《物品采购申请表》提交至采购工作小组，采购工作小组根据采购预算和采购计划对申请进行审核。对于预算内且符合采购计划的采购申请，采购工作小组直接审批通过；对于超出预算或不符合采购计划的采购申请，采购工作小组应提出修改意见或不予批准，并说明理由。重大采购项目的申请需报采购领导小组审批，采购领导小组根据项目情况进行决策，并签署审批意见。3.采购实施采购工作小组根据审批通过的采购申请，按照确定的采购方式组织实施采购活动。对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购工作小组应委托具有相应资质的招标代理机构进行招标活动；对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购方式，采购工作小组应自行组织采购活动。在采购过程中，采购人员应进行充分的市场调研，选择合适的供应商，与供应商进行谈判、协商，确定采购价格、交货时间、质量标准、售后服务等条款，并签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、型号、数量、价格、交货地点、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。4.采购验收采购物品到货前，采购人员应通知使用部门和相关人员做好验收准备工作。采购物品到货时，采购人员、使用部门代表、质量检验人员等应共同对采购物品进行验收，验收内容包括物品的名称、规格、型号、数量、质量、外观等。对于重要设备、仪器等采购项目，应按照合同要求进行安装调试、试运行等工作，并组织专业技术人员进行验收。验收合格后，验收人员应填写《采购物品验收单》，并签字确认。对于验收不合格的采购物品，应及时与供应商联系，要求其更换或处理，并做好记录。5.采购付款采购物品验收合格后，采购人员应及时整理采购合同、发票、验收单等相关资料，提交至财务部门办理付款手续。财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间进行审核，审核无误后办理付款业务。对于分期付款的采购项目，财务部门应按照合同约定的付款进度进行付款，并做好记录。

六、供应商管理1.供应商选择采购工作小组应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量、售后服务等资料。在选择供应商时，采购人员应从供应商信息库中选择符合要求的供应商，并进行实地考察或调查了解，评估其信誉、实力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况。根据采购项目的需求和特点，采购工作小组可以采用公开征集、邀请推荐、招标采购等方式确定供应商。2.供应商评估采购工作小组应定期对供应商进行评估，评估内容包括产品质量、交货期、价格、售后服务、合同履行情况等方面。评估方式可以采用问卷调查、实地考察、数据分析、用户反馈等多种形式，评估结果应记录在供应商评估档案中。根据供应商评估结果，采购工作小组对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予优先合作机会，对于表现较差的供应商进行警告、限制合作或淘汰处理。3.供应商激励与约束学校应建立供应商激励机制，对于在产品质量、交货期、价格、售后服务等方面表现突出的供应商，给予适当的奖励，如表彰、合作机会优先、价格优惠等。同时，学校应建立供应商约束机制，对于违反采购合同约定、提供不合格产品或服务、不履行售后服务承诺等行为的供应商，按照合同约定追究其违约责任，并视情节轻重采取警告、罚款、暂停合作、终止合作等措施。

七、采购档案管理1.档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、合同文件、验收文件、付款文件等相关资料。采购文件包括采购预算、采购计划、采购方式审批表、招标文件、投标文件、谈判文件、询价文件、单一来源采购公示及审批文件等。合同文件包括采购合同、补充协议等。验收文件包括采购物品验收单、检验报告、试运行报告等。付款文件包括发票、付款申请单、付款凭证等。2.档案整理采购工作结束后，采购人员应及时对采购档案进行整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、装订。档案整理应做到资料齐全、内容完整、格式规范、字迹清晰，便于查阅和保管。3.档案保管采购档案应指定专人负责保管，建立采购档案保管制度，确保档案的安全和完整。采购档案应妥善保管在专门的档案柜或档案室中，按照档案保管期限进行分类存放。采购档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般为[具体期限]年。4.档案查阅因工作需要查阅采购档案的，应填写《采购档案查阅申请表》，注明查阅原因、查阅内容、查阅时间等信息，经采购工作小组负责人批准后，方可查阅。查阅采购档案时，应在指定地点进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料。查阅完毕后，应及时归还档案，并办理查阅登记手续。

八、监督与检查1.内部监督学校纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序是否合规、采购行为是否公正、采购结果是否公平等。采购工作小组应定期向学校采购领导小组汇报采购工作情况，接受采购领导小组的监督和检查。学校财务部门负责对采购资金的使用情况进行监督，检查采购资金是否专款专用、是否按照合同约定付款等。2.外部监督学校应接受上级主管部门、审计部门、财政部门等相关部门的监督检查，积极配合相关部门开展工作，如实提供采购活动的相关资料和信息。对于相关部门提出的监督检查意见和建议，学校应认真整改落实，并及时反馈整改情况。

九、责任追究1.在采购活动中，如有下列情形之一的，将追究相关责任人的责任：违反采购制度规定，擅自采购或越权采购的。在采购过程中，与供应商串通，谋取不正当利益的。采购物品质量不符合要