办公用品管理制度自定版

办公用品管理制度自定版一、总则1.目的为了加强公司办公用品的管理，规范办公用品的采购、使用、保管等行为，提高办公用品的使用效率，节约成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工。3.职责分工行政部门负责办公用品的统一采购、验收、保管和发放。定期对办公用品的库存进行盘点，确保账物相符。根据各部门的需求和使用情况，合理控制办公用品的采购数量和种类。各部门负责人负责本部门办公用品需求的统计和申报。监督本部门员工正确使用办公用品，杜绝浪费现象。员工按需领用办公用品，妥善保管和使用，不得随意浪费或转借他人。

二、办公用品的分类及标准1.办公文具类书写工具：如钢笔、圆珠笔、中性笔、铅笔等。纸制品：如打印纸、复印纸、便签纸、笔记本等。文件夹、档案袋、文件盒等。胶水、胶棒、订书机、订书钉、回形针、大头针等。计算器、直尺、三角板、剪刀等办公辅助工具。2.办公设备类电脑、打印机、复印机、传真机、扫描仪等。办公桌椅、文件柜、保险柜等办公家具。3.消耗用品类墨盒、硒鼓、打印纸、复印纸等。清洁剂、消毒剂、垃圾袋等清洁用品。茶叶、咖啡、一次性纸杯等饮品及用品。4.其他办公用品名片夹、名片盒、文件夹等。绿植、花卉等装饰用品。

三、办公用品的采购1.采购计划的制定各部门应在每月[具体日期]前，将本部门下月办公用品的需求清单提交给行政部门。需求清单应详细列出办公用品的名称、规格、数量等信息。行政部门根据各部门提交的需求清单，结合办公用品的库存情况，制定下月办公用品采购计划。采购计划应包括采购物品的名称、规格、数量、预计采购时间等内容。2.采购渠道的选择行政部门应选择具有良好信誉、产品质量可靠、价格合理的供应商作为办公用品的采购渠道。对于常用的办公用品，应建立固定的供应商名单，并定期对供应商进行评估和调整。3.采购流程行政部门根据采购计划，填写采购申请单，经部门负责人审核、分管领导审批后，交采购人员进行采购。采购人员应按照采购申请单的要求，选择合适的供应商进行采购。在采购过程中，应与供应商签订采购合同，明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。办公用品到货后，采购人员应及时通知行政部门进行验收。行政部门应组织相关人员对采购物品的数量、规格、质量等进行验收。验收合格后，办理入库手续；验收不合格的，应及时与供应商联系，办理退换货手续。

四、办公用品的入库与保管1.入库管理办公用品到货后，采购人员应及时将采购物品及相关凭证（如发票、送货单等）一并交给行政部门。行政部门仓库管理人员应根据采购申请单和送货单，对采购物品的数量、规格、质量等进行核对。核对无误后，办理入库手续，并填写入库单。入库单应包括采购物品的名称、规格、数量、入库日期、供应商名称等信息。仓库管理人员应将入库的办公用品按照类别、规格、型号等进行分类存放，并建立库存台账。库存台账应详细记录办公用品的入库时间、数量、领用时间、领用数量、库存数量等信息。2.保管要求行政部门应设立专门的办公用品仓库，仓库应保持通风、干燥、整洁，防止办公用品受潮、发霉、变质等。办公用品应按照类别、规格、型号等进行分类存放，并有明显的标识。对于贵重物品和易损物品，应单独存放，并采取相应的防护措施。仓库管理人员应定期对办公用品的库存进行盘点，确保账物相符。盘点周期为每月一次。盘点结束后，应编制盘点报告，对盘点结果进行分析和总结。如发现账物不符的情况，应及时查明原因，并进行调整。仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库。对于仓库内的办公用品，应妥善保管，防止丢失、被盗等情况发生。

五、办公用品的发放1.发放原则办公用品的发放应遵循按需领用、节约使用的原则。员工应根据工作需要，合理领用办公用品，不得随意多领、冒领。2.发放流程员工如需领用办公用品，应填写办公用品领用申请表，注明领用物品的名称、规格、数量、领用原因等信息。部门负责人对员工的办公用品领用申请表进行审核，签字确认后交行政部门仓库管理人员。仓库管理人员根据办公用品领用申请表，对库存情况进行核对。如库存充足，应及时发放办公用品，并在办公用品领用申请表上签字确认；如库存不足，应告知员工，并做好记录。员工领取办公用品后，应在办公用品领用登记表上签字确认。

六、办公用品的使用与节约1.使用要求员工应妥善保管和使用领用的办公用品，不得随意丢弃、损坏或转借他人。对于办公设备，如电脑、打印机、复印机等，应按照操作规程正确使用，定期进行维护和保养，延长设备使用寿命。在使用办公用品时，应注意节约，如双面打印、复印，减少纸张浪费；合理设置打印机、复印机的墨粉、纸张用量，降低耗材消耗等。2.节约措施行政部门应加强对办公用品使用情况的监督和检查，定期对各部门办公用品的使用情况进行统计和分析。对于浪费严重的部门，应进行通报批评，并要求其采取整改措施。开展节约办公用品的宣传教育活动，提高员工的节约意识。鼓励员工提出节约办公用品的合理化建议，并对提出有效建议的员工给予适当奖励。根据公司的实际情况，制定办公用品节约目标和考核指标，并将其纳入部门和员工的绩效考核体系。对完成节约目标和考核指标的部门和员工给予相应的奖励；对未完成目标和指标的部门和员工进行相应的处罚。

七、办公用品的报废与处理1.报废标准办公用品因损坏、老化、过期等原因无法继续使用的，可申请报废。对于办公设备，如电脑、打印机、复印机等，符合以下条件之一的，可申请报废：已超过使用年限，且维修成本过高，无维修价值的。因技术更新换代，设备性能严重落后，无法满足工作需要的。因自然灾害、意外事故等原因导致设备损坏，无法修复的。2.报废流程员工或部门发现办公用品需要报废时，应填写办公用品报废申请表，注明报废物品的名称、规格、型号、数量、购置时间、报废原因等信息。部门负责人对办公用品报废申请表进行审核，签字确认后交行政部门。行政部门组织相关人员对报废物品进行鉴定和审核。如审核通过，报分管领导审批后，办理报废手续。仓库管理人员对报废的办公用品进行登记，并按照相关规定进行处理。对于可回收利用的报废物品，应进行回收处理；对于不可回收利用的报废物品，应按照环保要求进行妥善处理，如销毁、掩埋等。

八、监督与检查1.行政部门定期检查行政部门应定期对办公用品的采购、使用、保管等情况进行检查。检查内容包括办公用品的库存数量、质量状况、领用记录、使用情况等。对于检查中发现的问题，应及时督促相关部门和人员进行整改。2.内部审计监督公司内部审计部门应定期对办公用品的管理情况进行审计监督。审计内容包括办公用品的采购流程、费用支出、库存管理、使用效益等方面。对于审计中发现的违规行为，应及时提出审计意见和建议，并督促相关部门和人员进行整改。3.员工监督举报鼓励员工对办公用品管理中的违规行为进行监督举报。对于员工举报的问题，行政部门应及时进行调查核实。如