业务外包制度

业务外包制度一、总则（一）目的为规范公司业务外包行为，提高业务运营效率，降低运营成本，确保外包业务质量，特制定本制度。

（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及业务外包的活动，包括但不限于生产加工外包、服务外包、信息技术外包等。

（三）基本原则1.合法合规原则：业务外包活动应严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.风险可控原则：充分识别、评估和控制业务外包过程中的各类风险。3.质量保障原则：确保外包业务的质量符合公司要求和相关标准。4.成本效益原则：在保证业务质量的前提下，实现成本的合理控制和效益最大化。

二、外包业务的分类与定义（一）生产加工外包指将公司产品的部分或全部生产加工环节委托给外部供应商进行。

（二）服务外包涵盖公司非核心业务的服务环节外包，如人力资源管理服务、财务服务、物流配送服务、客户服务等。

（三）信息技术外包包括软件研发外包、系统维护外包、数据处理外包等与信息技术相关的业务外包。

三、外包业务的流程（一）外包需求识别与评估1.需求提出各部门根据业务发展需要，结合成本效益、资源状况等因素，提出业务外包需求，填写《业务外包需求申请表》，详细说明外包业务的内容、要求、预计工作量、时间节点等。2.需求评估由公司外包业务管理部门牵头，组织相关部门对提出的外包需求进行评估。评估内容包括：业务必要性：判断外包业务是否符合公司战略规划和业务发展方向。风险评估：分析外包可能带来的风险，如质量风险、供应商违约风险等，并提出应对措施。成本效益分析：对比外包与自行开展业务的成本，评估外包可能带来的效益提升。资源匹配度：评估公司内部现有资源是否能够满足业务需求，确定是否需要外包。

（二）供应商选择与管理1.供应商筛选根据外包业务需求，通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商数据库。对潜在供应商进行初步筛选，主要考察供应商的资质、信誉、生产能力、服务水平、价格等因素。2.供应商调查与评估对筛选出的供应商进行实地调查，了解其实际运营情况、管理水平、技术能力等。组织相关部门对供应商进行综合评估，评估指标可包括：产品质量、交货期、售后服务、价格竞争力、创新能力等。根据评估结果，对供应商进行打分排名。3.供应商选定根据评估结果，选择得分较高、综合实力较强的供应商作为合作对象。与选定的供应商签订《业务外包合作意向书》，明确双方的初步合作意向和主要条款。4.供应商管理建立供应商档案，记录供应商的基本信息、合作历史、评估结果等。定期对供应商进行考核评价，考核指标与评估指标一致。根据考核结果，对供应商进行奖惩，如增加或减少订单量、调整合作价格等。加强与供应商的沟通与协调，及时解决合作过程中出现的问题，确保外包业务顺利进行。

（三）外包合同签订1.合同起草由公司法务部门或外包业务管理部门根据《业务外包合作意向书》和业务需求，起草外包合同文本。合同内容应明确双方的权利和义务、外包业务的范围和要求、服务标准、价格条款、质量验收、保密条款、违约责任等。2.合同审核合同初稿完成后，提交给公司相关部门进行审核。审核部门包括法务部门、财务部门、业务需求部门等。法务部门重点审核合同的合法性、合规性和风险防范条款；财务部门审核合同的价格条款、付款方式等；业务需求部门审核合同的业务内容和要求是否符合实际需求。根据各部门的审核意见，对合同进行修改完善，确保合同条款清晰、准确、合法、有效。3.合同签订经审核通过的合同，由公司法定代表人或授权代表与供应商签订。签订后的合同原件由公司法务部门或外包业务管理部门妥善保管，并按照合同管理规定进行编号、归档。

（四）外包业务执行与监控1.业务交底合同签订后，公司业务需求部门应组织相关人员向供应商进行业务交底，详细介绍外包业务的具体要求、流程、质量标准、安全注意事项等，确保供应商充分理解业务需求。2.进度跟踪建立外包业务进度跟踪机制，定期对外包业务的执行情况进行检查和评估。要求供应商定期提交业务进展报告，汇报工作进度、质量状况、遇到的问题及解决方案等。业务需求部门安排专人负责与供应商沟通协调，及时掌握业务进展情况，对发现的问题及时督促供应商整改。3.质量监控制定外包业务质量监控标准和流程，明确质量检验的方法、频率、责任人等。公司质量控制部门或业务需求部门定期对外包业务的质量进行抽检或全检，确保外包业务质量符合公司要求和相关标准。对质量不合格的外包业务，及时要求供应商返工整改，直至达到质量标准。如因质量问题给公司造成损失的，按照合同约定追究供应商的违约责任。4.成本控制财务部门对外包业务的成本进行监控和核算，确保实际成本不超过预算。定期分析外包业务成本构成，查找成本控制的关键点，采取有效措施降低成本。如发现供应商存在不合理收费或成本超支情况，及时与供应商协商解决。

（五）外包业务验收1.验收准备外包业务完成后，供应商应提前通知公司业务需求部门进行验收。业务需求部门组织相关人员成立验收小组，明确验收标准和验收流程，准备验收所需的文件和资料。2.验收实施验收小组按照验收标准对供应商提交的外包业务成果进行检查和测试。验收内容包括业务完成情况、质量状况、技术指标、服务水平等。验收过程中，如发现问题，应及时记录并要求供应商限期整改。整改完成后，再次进行验收，直至达到验收标准。3.验收报告验收合格后，验收小组出具《业务外包验收报告》，报告内容包括验收依据、验收范围、验收标准、验收过程、验收结果等。验收报告经验收小组成员签字确认后生效。

（六）外包业务结算1.结算申请供应商完成外包业务并通过验收后，应按照合同约定向公司提交《业务外包结算申请表》，详细说明业务量、费用明细、结算金额等。2.结算审核公司财务部门收到供应商的结算申请后，会同业务需求部门对结算内容进行审核。审核内容包括业务量是否属实、费用是否符合合同约定、质量是否达标等。对审核过程中发现的问题，及时与供应商沟通核实，要求供应商提供相关证明材料或进行整改。3.结算支付经审核无误后，财务部门按照合同约定的付款方式和时间，办理外包业务款项的支付手续。支付凭证应妥善保存，作为财务核算的依据。

四、风险管理（一）风险识别与评估1.建立风险识别机制由公司外包业务管理部门牵头，组织相关部门定期对业务外包过程中的风险进行识别。识别方法可包括问卷调查、头脑风暴、案例分析等。2.风险评估对识别出的风险进行评估，分析其发生的可能性和影响程度。评估结果可分为高、中、低三个等级。3.风险清单根据风险识别与评估结果，建立业务外包风险清单，详细记录风险事项、风险等级、可能影响的范围等信息。

（二）风险应对措施1.针对不同风险制定应对策略对于高风险事项，制定详细的应对方案，明确责任部门和责任人，采取多种措施降低风险发生的可能性或减轻风险影响。对于中等风险事项，采取适当的控制措施，密切关注风险变化情况，及时调整应对策略。对于低风险事项，保持关注，定期进行复查，确保风险处于可控范围内。2.风险监控与预警建立风险监控机制，定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估。当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门采取措施防范风险。

五、信息安全管理（一）保密协议签订在与供应商签订外包合同时，应明确保密条款，要求供应商签订《保密协议》。保密协议应规定供应商对公司商业秘密、技术秘密、客户信息等负有保密义务，不得泄露给任何第三方。

（二）信息安全措施1.数据保护明确公司与供应商之间的数据传输、存储、使用等方面的安全要求，采取加密、备份等措施保护数据安全。对涉及公司核心信息的数据访问进行严格授权和审计，防止数据泄露或滥用。2.网络安全要求供应商采取必要的网络安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和恶意软件入侵。定期对供应商的网络安全状况进行检查和评估，确保其符合公司要求。

（三）信息安全培训与教育1.对供应商人员进行信息安全培训要求供应商对参与外包业务的人员进行信息安全培训，提高其信息安全意识和技能。2.公司内部加强信息安全教育公司内部相关部门定期组织信息安全培训和教育活动，提高员工对信息安全重要性的认识，规范信息使用行为。

六、监督与考核（一）监督机制1.内部审计监督公司内部审计部门定期对外包业务进行审计，检查外包业务的流程执行情况、合同履行情况、财务收支情况等，发现问题及时提出整改意见。2.日常监督检查外包业务管理部门和业务需求部门定期对外包业务进行监督检查，及时发现和解决业务执行过程中出现的问题。

（二）考核机制1.建立考核指标体系制定外包业务考核指标体系，考核指标可包括业务质量、进度、成本控制、服务水平、合规性等方面。2.考核实施定期对供应商进行考核评价，考核周期可根据外包业务的特点确定，一般