收发室管理制度

收发室管理制度一、总则1.目的：为加强收发室的管理，规范收发工作流程，确保各类文件、邮件、包裹等的及时、准确收发与安全，特制定本管理制度。2.适用范围：本制度适用于本单位收发室的所有工作人员及涉及收发业务的相关部门和人员。3.职责分工收发室工作人员负责日常的文件、邮件、包裹等的接收、登记、分发、保管及发送工作。各部门指定专人负责与收发室的工作对接，及时领取本部门的文件、邮件等，并确保相关信息的准确传达。

二、收文管理1.接收流程邮件、包裹接收收发室工作人员应随时关注邮件、包裹的到达情况，及时从快递员或投递人员处接收。接收时，仔细核对邮件、包裹的数量、名称、收件人信息等，确保准确无误。对于破损、有明显损坏迹象的邮件或包裹，应及时与快递公司联系并做好记录。文件接收上级部门、其他单位发送的文件，由收发室工作人员在指定地点接收。接收时应认真清点文件数量，检查文件封装是否完好。对于机要文件，严格按照机要文件的接收程序办理，确保文件的安全性和保密性。2.登记所有接收的邮件、包裹和文件均需进行详细登记。登记内容包括：日期、编号、来源、名称、数量、收件人部门及姓名等。对于重要文件和紧急邮件，应在登记备注栏中注明相关信息，以便后续跟踪处理。3.分类整理根据文件的性质、内容和收件部门，对接收的文件进行分类整理。将文件分为内部文件、外部文件、机密文件等类别，并分别存放，便于查找和分发。4.分发收发室工作人员应及时将已登记、分类整理好的文件、邮件、包裹分发给相应的收件部门或个人。对于部门间流转的文件，通过内部传递方式进行分发；对于个人的邮件和包裹，通知收件人到收发室领取。在分发过程中，做好交接手续，要求收件人在签收单上签字确认。

三、发文管理1.文件起草与审核各部门起草文件时，应确保文件内容准确、规范、清晰，符合相关政策法规和单位的实际情况。文件起草完成后，由部门负责人进行审核，确保文件质量。对于涉及重要事项、重大决策的文件，需经分管领导审核把关。2.编号与登记经审核通过的文件，由收发室统一进行编号登记。编号应遵循一定的规则，确保文件编号的唯一性和系统性。登记内容包括：文件编号、发文部门、文件名称、文号、发文日期、主送单位、抄送单位等。3.打印与校对根据文件登记信息，进行文件的打印工作。打印过程中要保证格式规范、排版整齐、字迹清晰。打印完成后，安排专人进行校对，确保文件内容准确无误，避免出现错别字、语句不通等问题。4.盖章与封装文件校对无误后，加盖单位公章。盖章应严格按照印章使用规定进行操作，确保印章使用的严肃性和合法性。将盖好章的文件进行封装，封装时要注意保护文件，防止文件受损或丢失。对于需要发送多份的文件，应分别封装并做好标识。5.发送根据文件的紧急程度和送达要求，选择合适的发送方式。对于普通文件，可通过邮寄、专人送达等方式发送；对于紧急文件，应优先采用快递或专人直送等快速送达方式。在文件发送前，再次核对收件人信息和文件内容，确保发送准确无误。同时，做好文件发送记录，包括快递单号、送达时间等信息。

四、邮件与包裹管理1.邮件订阅与退订各部门如需订阅业务相关的邮件，应填写邮件订阅申请表，注明订阅的邮件名称、来源、用途等信息，经部门负责人审批后提交给收发室。收发室工作人员根据申请表进行邮件订阅操作，并及时关注订阅邮件的接收情况。对于不再需要的邮件订阅服务，各部门应填写邮件退订申请表，由收发室工作人员负责办理退订手续。2.包裹领取收件人收到包裹领取通知后，应在规定时间内到收发室领取包裹。领取时，需出示有效身份证件，经收发室工作人员核对无误后签字领取。对于代领包裹的情况，代领人需提供收件人的授权委托书及双方有效身份证件，收发室工作人员核实后予以办理代领手续。收发室工作人员应提醒收件人当场检查包裹外观是否完好，如有问题应及时与快递公司联系处理。3.特殊邮件与包裹处理对于需要特殊处理的邮件和包裹，如保价邮件、限时送达邮件、易损物品包裹等，收发室工作人员应按照相关规定和要求进行专门处理。对于涉及个人隐私或机密信息的邮件和包裹，严格做好保密措施，确保信息安全。

五、保密管理1.机要文件保密收发室工作人员应严格遵守机要文件的保密规定，确保机要文件在收发、传递、保管过程中的安全性和保密性。机要文件应存放在专门的机要保险柜中，实行专人专管。未经授权，任何人不得擅自查阅、复印、摘抄机要文件内容。在机要文件的分发过程中，严格按照规定的范围和程序进行，确保文件准确无误地送达收件人手中，并要求收件人签字确认签收。2.其他文件保密对于涉及单位机密、商业秘密、个人隐私等重要信息的文件，收发室工作人员应予以严格保密。在文件处理过程中，避免无关人员接触文件内容。文件传阅完毕后，及时收回并妥善保管。严禁在非工作场合谈论或泄露文件中涉及的敏感信息。对于废弃的文件，应按照规定进行销毁处理，防止信息泄露。

六、安全管理1.防火安全收发室内应配备必要的灭火器材，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。严禁在收发室内吸烟和使用明火。如需进行文件整理、装订等工作使用电器设备时，应确保设备完好，使用完毕后及时关闭电源。定期对收发室的电气线路进行检查，防止因线路老化、短路等引发火灾事故。2.防盗安全收发室门窗应牢固可靠，安装必要的防盗设施，如防盗门、防盗窗等。非工作时间，收发室应关好门窗，妥善保管好钥匙。对于贵重文件、邮件等，应存放在安全的地方。加强对收发室周边环境的巡查，发现异常情况及时报告并采取相应措施。3.人员安全收发室工作人员应注意自身安全，在接收、分发邮件和包裹时，避免因操作不当造成意外伤害。对于较重或较大的邮件、包裹，应两人以上协同搬运，防止发生重物砸伤等事故。在遇到紧急情况或突发事件时，工作人员应保持冷静，按照应急预案进行处理，并及时向上级报告。

七、设备与设施管理1.办公设备管理收发室配备的办公设备，如电脑、打印机、复印机、传真机等，由专人负责使用和维护。使用人员应按照设备操作规程正确使用设备，定期对设备进行清洁、保养，确保设备正常运行。如设备出现故障，应及时通知单位的维修部门进行维修，并做好维修记录。对于无法修复的设备，按照规定办理报废手续。2.设施管理收发室内的办公桌椅、文件柜等设施应摆放整齐，保持室内环境整洁。定期对设施进行检查，发现损坏及时维修或更换，确保设施的正常使用和安全。对于因工作需要临时增加或调整的设施，应按照规定办理相关手续，并做好登记备案。

八、人员管理1.人员配备根据收发室的工作任务和业务量，合理配备工作人员。工作人员应具备责任心强、工作认真细致、熟悉收发业务流程等素质。收发室负责人应具备较强的组织协调能力和管理经验，负责收发室的日常管理工作。2.培训与考核定期组织收发室工作人员参加业务培训，不断提高其业务水平和工作能力。培训内容包括文件管理、邮件包裹收发、保密知识、安全知识等方面。建立健全工作人员考核制度，对工作人员的工作表现、业务能力、工作纪律等方面进行定期考核。考核结果作为工作人员绩效评定、岗位调整、奖惩等的重要依据。3.工作纪律收发室工作人员应严格遵守单位的各项规章制度，按时上下班，不得迟到、早退、旷工。在工作时间内，应坚守岗位，认真履行工作职责，不得擅自离岗、串岗或从事与工作无关的事情。对待工作要热情主动，耐心细致，及时、准确地完成各项收发任务，为单位各部门提供优质的服务。

九、监督与检查1.内部监督单位内部设立监督检查机制，定期对收发室的工作进行检查。检查内容包括收发文登记、文件分发、邮件包裹管理、保密工作、安全管理等方面。收发室负责人应定期对本室工作进行自查自纠，发现问题及时整改，并将整改情况